论档案工作者如何建立合理的知识结构

赵玉庆

［摘要］档案管理工作者要下功夫汲取各种知识的营养,为自己建造合理的知识结构。要有政治责任感，要懂得马克思主义理论，知道讲政治顾大局，努力学习和遵守相关的法律法规。还必须严于律己、忠于职守、遵守纪律、保守秘密，自觉规范自己的言行。做到政治强、业务精；档案管理者的管理对象并不是单一的个体，这就要求档案管理者积累大量的常识和文化知识，不断学习文化知识、理论知识、现代科技知识，学习自己所从事的档案工作的方针、政策、指导思想。还要具备扎实系统的档案业务管理知识和技能；眼界开阔，不做井底之蛙，不断拓宽视野，丰富知识为我所用。已成为当下档案管理人员的共识。国外先进的档案管理理论、经验要拿过来学习，国内同行业成形的做法要吸纳；一般传统的档案管理理论和操做知识要学习，专门档案的管理理论和实际管理知识也要花时间去学习。

［关键词］知识储备；知识结构；积聚内功

［中图分类号］C93 ［文献标识码］ B ［文章编号］ １００９ — ２２３４（２０１２）０3 — ００93 — ０2

古人云：“工欲善其事,比先利其器。”要做好一项工作,必须有相应的手段，充分的准备。档案工作者如果没有必要的学识准备和知识积累,要胜任这项工作,恐怕要打问号的。所以,从负责档案管理工作开始,就要下功夫汲取各种知识的营养,为自己建造合理的知识结构。档案管理工作是一种政治性较强的综合性服务活动。管理人员不仅要有政治责任感,较好的理论水平,扎实娴熟的业务基本功.还要注意加强以下几个方面的修养。

一、思想道德修养

档案管理人员首先要懂得马克思主义理论。知道讲政治顾大局,应努力学习和遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》 ，《中华人民共和国刑法》和 《中华人民共和国保密法》以及档案管理的各项规章制度。自觉学习和遵守社会主义思想理论，与党中央保持高度的一致,坚决按着党中央的指导思想和精神进行工作,牢牢把握马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、和三个代表重要思想以及科学发展观的主要精髓,并把这些思想武器迅速武装到自己的头脑。对哲学,政治经济学,科学社会主义的理论,要能记得它的基本原理,特别是对马克思主义哲学,更因该多下功夫,学懂弄通,并学会用它来观察世界,分析事物,指导行动。还必须严于律己、忠于职守、遵守纪律、保守秘密,自觉规范自己的言行。老话讲的政治强、业务精。拿来要求档案管理工作者应该说是恰如其分的。如果政治思想上不成熟,再精的业务也与事无补。决策层在选人用人方面,理所当然地要把政治思想成熟的人选调到档案管理岗位。这样,就会使保证需要控制使用的一般档案和专门档案的内容数据和信息不被非法查阅或访问,确保档案管理内容不失密、不泄密,使档案管理工作自然、有序地朝着既定的目标发展。

二、文化知识修养

学习是一个不老的主题。在当今这个无情的变革时代、竞争时代,不断学习、终身学习已成为时代的要求,无论你学问多高,在学校专业成绩多好,或者工作时间多长、经验多么丰富,都必须坚持学习新知识、新技能,才能保持良好的竞争状态和较强的职业适应能力,否则在不断更新的新知识面前就可能成为“文盲”、“半文盲”、“科盲”，最终成为竞争失败者和被淘汰者。档案管理者的管理对象并不是单一的个体,这就要求档案工作者积累大量的常识和文化知识。这里并非要求档案工作者成为百科全书式的人物,只要求具备基本的知识储备。

从学习的广义上讲就是要多读书多看报， 学习文化知识,理论知识,现代科技知识。狭义上说就是要学习自己所从事的档案工作方针,政策,指导思想 。如果一名专业的档案工作者,不了解与其工作相关的法律、法规、政策,就是不称职。档案管理工作水平的高低,质量的优劣,完全取决于档案工作人员的文化素质和业务素质。在加强政治思想教育的和职业道德教育的同时,还必须要求档案管理人员树立“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”的理念。加强档案人员的自身业务建设,一方面要注重档案人员的继续教育,走出去,积极参加档案业务培训,专题讲座,学习别人成型的管理经验。另一方面要自觉学习档案专业知识和理论。档案工作者的工作对象是人事、医疗、会计、司法等各种档案,所涉及的知识广泛复杂,在工作过程中新知识,新问题自然会不断出现,这就要求档案工作者不断地更新知识,拓展思路,向书本学习向实践学习,向法律学习.这样才能创造性的完成自己的工作,更好的服务社会。

业务技能修养

坚定的政治立场是从事档案工作的前提,也是思想保障。而扎实系统的档案业务管理知识则是业务工作的基础。档案工作者对自己的业务不熟悉，一知半解，很难想象他能尽职尽责的完成本职工作。熟话讲：干啥吆喝啥，作为一名档案工作者，首先必须将档案整理，编撰，归类等相关业务精通熟记，这是创造性完成工作的基础。

我们都知道,档案工作既是一项业务性很强的工作,又是一项管理服务性工作,这就要求从事档案工作的专职档案人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识。当今知识经济的挑战和网络时代的冲击,以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段,方式,给专职档案工作者提出了更高的要求。为了生存立足和业务发展,专职档案人员首先要适应新形势,敢于向传统观念挑战,,善于提出新办法,新思路,解决新问题,?勇于打破传统的条条框框和管理模式,在档案业务上有所创新,有所突破。另外,专职档案人员不仅要熟悉档案业务的各个环节步骤,而且还应该掌握各门类档案,各种载体档案的管理方法,在务实的基础上促进创新。

就目前的档案工作人员现状而言,多数是非专业出身,学历普遍偏低,知识结构也不尽合理,高层次的专业人才较少。向书本学习以夯实理论基础和前沿知识,向同行学习以交流经验相互提高,这都是当务之急。各基层档案部门要积极支持和鼓励档案工作者参加业务学习和培训,努力使专职档案人员成为掌握科学的、先进的工作方法,一专多能的档案工作人才不仅是工作的要求,也是时代的迫切要求。

档案管理人员都知道,以前,档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来。这种现代化科技手段和先进的操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。

随着电脑这种高科技产品进入寻常百姓家，熟练操作它不仅成为常人的自觉,也成为档案工作者的首选。档案汇集着大量的指示,并记载着丰富的信息,是一种丰富的信息资源.但人工整理它时工作繁琐,重复劳动多,劳动强度还大,而利用计算机这一现代化手段整理档案,能起到事半功倍的效果,这就给档案工作者提出了新的要求,迅速掌握计算机的操作技能技巧,并及时运用到档案管理工作中来。

档案管理的数字化,信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向.档案工作者都了解,在过去人工立卷时,立卷人往往根据本人的理解对文件进行分类,尽管仿照的都是统一标准,但因每个人的理解能力不同,对同一个文件就会有不同的分类,这就不可避免地产生对文件的分类不准的现象,因而影响案卷质量,也给利用工作带来诸多不便,现在利用计算机来模拟人工立卷,然后按类别将属于条目的内容打印出来,作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物,也可按文件形成的先后顺序排列打印,这样即降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥了计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率。同时也能更好地服务于用户。

三、拓宽视野修养

从事任何一种职业都需要有广博的知识。作为学科,每一门都有自己专门的知识领域,有在知识运用方面的独特的需求,要求建立符合这一需求的知识结构和知识框架。就档案学而言,它虽然属于社会科学,但是档案管理的对象并不单一,与其相关的知识也很丰富,因此要求档案工作者有必要了解或粗通其他学科的基本知识。

眼界开阔,不做井底之蛙。当今社会,信息资源起主导作用,而档案资源作为信息资源的重要组成部分,对任何组织和个人来说,都是非常重要的资源。因此说从事档案资源的专业工作者可以说是任重而道远。

我们的经济生活正处于快速发展时期,知识在不断的更新,新的行业和新的领域不断的形成,这些对档案业务的管理,服务等各项工作都提出了新的要求和新的挑战,作为档案工作主体的专职档案人员,如果知识贫乏,老化,单一,视野狭窄,墨守陈规,那么面对诸多新情况,新问题,就很难提出很好的解救决办法,在档案实际管理工作中就谈不上改进和创新.一切为了用户,为了用户的一切也就成了空话,因此说,不断加强学习,拓宽视野丰富知识为我所用,已成为当下档案专业人员的共识,国外先进的档案管理理论、经验要拿过来学习,国内同行业成形的做法要吸纳。 一般传统的档案管理理论和操作知识要学习,专门档案的管理理论和实际管理知识也要花时间去学。实际上看冬季运动项目管理中心的档案管理工作,应该属于专门档案管理范畴。速滑、冰球、花样滑冰等几大项目的档案管理工作,单凭报告、图表、成绩册等简单信息反馈远远不够充实丰满,档案工作者有必要通过随队参加比赛,多次现场观摩学习,参加战前动员会,赛后总结会等主动参与活动去进一步熟悉了解,并积极和国内外同行沟通交流,如此这般,档案管理者视野开阔了,从实践中来再到实践中去,才能驾轻就熟地去管理好这些专门档案。为领导和运动员服务，为冬季运动管理中心的整体工作服务。

“专门档案的形成人员是专门档案管理工作之本,他们只有充分参与,才能使自己的才能为单位的专门档案管理带来好处,并最终为单位的各项工作活动提供有效的专门档案数据和信息方面的有力支持。”大家都知道,练功的人都讲究“内功”,“内功”练不到家,就不能称为“功夫人”搞档案管理与此同理,坚持长期刻苦练“内功”这样爆发时才有力量,有气势.当然,练成“内功”并不容易,不过,“莫言大道人难得,自是功夫不到头”只要我们坚持不懈,埋头苦干,定能成功。总之,专职档案工作者要把学习作为生活中的第一需要.把终身教育作为一种必然的选择,努力学习,不断地给自己“充电”以拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,运用学科的新理论,新技术来指导和改进自己所从事的档案工作,实现由单一专业型向复合型转变。

〔责任编辑：冯延臣〕