基于ERP和全面预算管理的内部会计控制模式研究

艾文国 李红光 杨永莉

【摘 要】 在ERP（E：企业，R：资源，P：计划）三维流程模型的基础上，结合计划、控制对于全面预算管理和ERP的同等重要性以及全面预算管理和ERP在业务流、信息流和资金流方面的一致性，利用内部会计控制理论和方法，以核心制造业的内部会计控制为研究对象，提出了基于ERP和全面预算管理内部会计控制的三个层面方法，为实施了ERP和全面预算管理的企业提供参考。

【关键词】 ERP； 全面预算管理； 内部会计控制

一、引言

ERP的发展已有将近20年的时间，自美国Gartner Group公司第一次提出ERP的概念，ERP就成为了为企业提供决策、计划、控制和经营业绩评估的全方位、系统化的管理平台。之后系统观的ERP概念研究也指出ERP是面向供应链管理的并且集合企业内部所有资源进行有效计划与控制的集成化的管理信息系统。由此可以看出，计划和控制是ERP的重中之重，而经营业绩的考核评估也是在对计划的监督和控制的基础上进行的，控制又建立在计划的基础上，所以，计划就成了ERP实施成功与否的关键出发点。全面预算管理是一个由预算规划、编制、执行、控制、分析所组成的管理过程，是一个以标准化为基础的战略目标管理。全面预算管理同样是由计划开始，控制同样是其中一个非常重要的过程。同时，在业务流、信息流、资金流方面，ERP和全面预算管理也存在可以整合之处。然而，由于ERP系统业务处理的瞬时性以及全面预算管理计划的不可变性，财务计划的执行和控制就比较困难，如何在ERP和全面预算管理的基础上进行有效的内部会计控制，是本文研究的重点。

二、ERP的“三维”模型

从系统观的ERP概念可以看出：供应链、资源和计划是ERP的三大主要要素，而企业是供应链的最小单元，因此可以用企业代替供应链。而ERP系统就是在企业的基础上，将所有资源进行有效的计划与控制的集成化的管理信息系统。所以，在ERP中，E（企业）、R（资源）和P（计划）是三个相互交织而又具有独立意义的维度。从这三个维度建立的ERP系统的“三维”流程模型如图1所示。

对E（企业）、R（资源）、P（计划）三个维度的分析如下。

第一，E（企业）维强调ERP系统是以一条经营过程中的相互关联的各方，如供应商、制造企业、分销网络等集合而成的供应链为载体。ERP系统以核心制造企业为轴心，把供应链上、下游的协作伙伴看成是企业资源的一部分，通过信息的快速共享和有效传递，对供应链上的所有环节实施有效整合，从而实现同步工程和敏捷制造，最终提高企业对市场动态变化的响应速度。

第二，R（资源）维突出ERP系统管理的对象是供应链上现有的资源。ERP系统通过数据结构的统一，实现信息在供应链上企业间及企业各个不同部门间的迅速传递和实时联机处理，达到对业务流、资金流和信息流的一体化集成，保证业务流、资金流与信息流在供应链上和核心制造企业内部流程之间的同步记录、同步传递和数据一致性，并为合理调配、控制、利用供应链上资源提供保障，从而实现供应链上企业资源管理的全面高效率。

第三，P（计划）维是ERP系统的核心维，也是ERP系统进行资源管理和实施内部控制的标准和目标。在整个供应链上，核心制造企业通过业务计划实现与供应商和经销商在信息流上的同步共享，又以与业务计划同步实时生成的资源计划对制造企业的资源进行管理和控制，并实现业务流与资金流的传导；它体现标准化的管理理念和事先计划与事前控制的思想，即在ERP系统中，企业必须把计划作为最重要的标准来对企业的资源进行有效控制，没有计划就不能动用企业的任何资源。

综上，在ERP系统的“三维”模型流程图中载体是供应链，轴心是核心制造企业，主线是信息在供应链上实时有效的传递，主要通道是计划，关键是对供应链上资源进行合理共享与利用，目的是实现供应链上企业的总体价值最大化。可以说，ERP系统产生的源头是供应链管理，而管理的高级阶段就是对供应链中每一个环节实现有效控制。

三、基于ERP的全面预算管理体系

（一）全面预算管理体系

全面预算管理是一个由预算规划、编制、执行、控制、分析所组成的管理过程，是一个将业务流、信息流、人力资源流与资金流整合于一体并进行优化的管理系统，是一个以标准化为基础的战略目标管理。以核心制造业为模板，全面预算管理的具体流程如图2所示。

第一，确定年度经营目标。此时确定的目标应该是企业战略目标的一部分，包括具体的市场份额、财务目标和产品目标，在此只研究财务目标。财务目标的确定应在以前多个（通常是三个）年度的基础上，根据企业目前所拥有和未来可能获得的资源确定的。此财务目标的确立，应以服务企业的战略目标为前提，以可实现性为必要条件，应由财务部门提交董事会讨论，最终表决产生。

第二，成立预算小组。此预算任务就是一个项目，具体的管理就是项目管理。此时要成立一个项目小组，就是预算委员会或预算小组。预算委员会的成员组成问题对预算编制起着至关重要的作用。预算委员会必须由总经理或者监事会成员任主要项目负责人，各个部门（如财务部、采购部、营销部、人力资源部等）的负责人必须参与。同时，在编制预算的时候，要全员参与，这也是全面预算的真正内涵，各个部门之间要有良好的沟通，任何一个部门目标的实现都要考虑到相关部门的作用，同时在公司总战略目标的指引下完成预算编制。

第三，具体预算编制。其编制过程与实施ERP的企业内部业务流、资金流和信息流的传递过程很相似，ERP是从销售计划做起，然后是生产计划、物料计划和采购计划。而全面财务预算编制的方法在实际运用中主要有两种：以销定产和以产定销。结合目前以消费者为导向的市场供给与需求，以销定产的预算编制方法使用最为普遍，而以销定产的预算编制方法和上述ERP内部企业流程基本吻合，这就为ERP和全面预算的整合提供了实际运用中的支持。和ERP计划类似，具体预算的编制如下：

（1）编制销售收入预算。在以前年度的基础上，采用零基预算和增量预算的方法进行编制，同时必须考虑企业的财务目标中对于本年度销售收入的实现要求。

（2）编制生产预算。采用以销定产的预算编制方法，在以上销售收入预算编制完成的基础上，编制生产预算。在编制生产预算的同时要和销售部门做好沟通，及时协调出现预算完成困难的地方，及时解决。

（3）编制料、工、费预算。料、工、费的预算以生产预算作为蓝本，同时考虑下年度的通货膨胀预期、供应商状况以及员工工资增长幅度。

（4）编制应收、应付账款预算。在销售收入预算、材料采购预算的基础上编制。此预算要有灵活的收账和付账政策，在保持资金回流顺畅的同时，还要尽可能拖延应付账款给付时间，从而降低资金占有成本。

（5）管理费用预算。管理费用预算不仅仅是管理部门的预算，在以上预算编制完成的情况下，管理部门要根据以上预算预计要做多少辅助工作，要有多少管理费用发生。

（6）投资筹资预算。在所有预算编制完成的情况下，财务部门可以得出下一年度有多少资金收付，进而对如何以最低成本筹措资金，以最高收益率得到收益进行预算编制。

第四，审批。这个环节至关重要。是将各部门的预算整合在一起，查漏补缺的最后过程，要认真对待。在以上预算的基础上，完成三大报表的编制，然后和公司的总体财务目标对比，查漏补缺，直至和财务目标的温和度最大，方可下发预算执行。

从上面典型预算编制过程可以看出，预算编制是环环相扣的，这本身提供了一种内控的先天环境。

预算的执行，需要有预算委员会的监督和考核，这也是全面预算管理圆满完成的有力保障。

（二）基于ERP的全面预算管理

ERP和全面预算管理的整合研究由来已久，罗小明（2010）在其论文中从ERP和全面预算管理在计划和控制的统一性、技术上和经济上的可行性论述了这种整合的可实现性。本文在以上分析的基础上，提出ERP与全面预算管理的整合模式如图3所示。

需要指出的是，ERP与全面预算管理的整合并不是简单的糅合，而是体现在以下两个方面：

第一，计划与控制的统一性。ERP和全面预算管理都强调计划的重要性，以计划为整个过程的出发点，同时在计划的基础上实施控制，保证计划的完成。

第二，计划流程的吻合。ERP在企业内部从销售计划到采购计划和全面预算管理的预算编制流程的主要流程吻合，而全面预算管理的管理费用和投资筹资预算等又和ERP的附属流程计划（如人力资源计划、设备计划等）吻合。这种流程的吻合性保证了两者在流程上整合的可能性。

四、基于ERP和全面预算管理的内部会计控制

许道林（2008）将内部会计控制分为两个层面：会计基础工作层面和经济活动层面。本文在此基础上，同时结合ERP和全面预算管理的特殊性，将内部会计控制分为三个层面：会计基础层面控制、事前控制和事中控制。

（一）会计基础层面控制

除了根据有关法律、法规、制度和准则建立的会计核算制度，会计报表的编制、会计档案保管的要求等基础工作外，由于ERP系统的特殊性和全面预算管理的要求，在会计基础层面的控制还要做到以下几点：1.账号密码的管理。由于ERP系统对于不同的操作人员赋予了不同的权限，不同的权限又可以对不同层次的业务进行处理，因此做好账号密码的管理工作对于分清权责十分重要，这和手工条件下不相容职务管控的思想相一致。同时，由于网络的安全性问题，企业ERP系统多采用局域网络，所以建议各操作人员定期更换密码，切实保障账号安全；2.尽量采用扁平式组织结构。这主要体现在全面预算过程中，预算编制完成之后，预算指标下达问题是执行好预算的重要前提，过于冗长的组织结构会导致信息传达不顺畅，从而给预算执行带来不必要的阻碍，建议企业采用尽量扁平式组织结构。至于集权还是分权，视企业文化而定；3.各部门要积极配合会计预算工作，这是做好全面预算管理的前提，也是全面实施ERP的必需条件。

（二）事前控制

事前控制也就是计划中的控制，主要体现在全面预算管理中，从上述全面预算管理的具体流程来看，各个预算之间是环环相扣的，这种集成化控制环境给企业节省了用于后续控制的大量资源；另一方面，专用型的ERP系统是在通用ERP系统的基础上结合企业具体情况而开发的，在实施过程中，会用到企业往年的数据进行调试，其过程也是一种事前控制。在经过图3所示的整合后，这两种事前控制就会结合起来，彼此的优势会更强，而彼此没有考虑到的事前控制也会得到弥补。

这种全面财务预算和ERP系统的融合，可以在结合市场预测的情况下，配合企业总体目标，产生预算年度经营数据指标体系。该指标体系是实施控制的前提和基础。

事前控制的一个关键点就是所编制预算的可实现性，如果预算编制偏离实际目标过高，那么以后无论如何努力经营都是无法实现的。所以，在计划编制时一定要在以前年度的基础上，采取增量预算与零基预算相结合的方法，综合考虑预算年度的实际情况，进行编制。

（三）事中控制

事中的控制也就是执行中的控制。在完成年度预算经营指标编制之后，企业可以基于ERP系统信息技术的瞬时性，建立一种预警机制：1.当实际的经营状况和ERP系统中存储的预算指标吻合或者在其允许发生偏差的范围内时，视为正常运行；2.当实际的运营情况和ERP系统中存储的预算指标发生的偏差超过允许偏差时，ERP系统就会发出警报，指出所存在的问题，如资产负债率超过预算指标、管理费用超支等，并给出造成该偏差的根本原因，如资产负债率超过预算指标的原因是权益下降还是负债过多，负债过多的情况下是短期负债还是长期负债过多？如果造成此偏差的根本原因是不可控因素，如市场因素，则调整ERP预算指标，继续下一期的控制；如果是内部管理经营问题导致的，则纠正经营管理方案，如此进行循环控制。年末，在控制的基础上根据偏差进行考评，奖优罚劣，以提高员工的工作积极性。

五、结论

从系统观的ERP概念出发，构建了ERP的“三维”模型，并对三个维度进行了分析，指出控制的关键是P（计划）。在阐述全面预算管理体系的基础上，给出了ERP与全面预算管理的整合模式，确定了基于ERP的全面预算管理流程。根据确立的ERP和全面预算管理的内部会计控制模式，分别从会计基础层、事前控制和事中控制三个层面给出了内部会计控制方法。其主体思想是：首先，按照全面预算管理的方法，运用ERP的计划管理功能，制定切实可行的年度计划指标体系；其次，依据该指标体系实施内部会计控制，在产生较大偏差的情况下，利用ERP的计划管理系统，快速重新修订年度计划指标体系，并依此改进控制；最后，通过ERP系统对年度计划指标数和实际发生数进行分析，并依此进行合理考评。

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