建立高校房地产档案的重要性

王林胜

摘要： 本文通过对当前高校房屋管理工作问题的研究分析，提出高标准严要求地建立好房地产档案，实现房产信息共享，提高房屋管理水平，才能进一步加强高校后勤房屋管理。

关键词： 高校房地产档案后勤房屋管理必要性文件分类作用

一、引言

高校后勤房屋管理工作较为复杂，涉及面很广，既要负责教工住宅出售、住房货币化工作、承租公房管理，青年教师和高层次引进人才的住房安排，住房矛盾的协调，做好来访教师的关于住户政策解释工作，又要负责教学科研办公用房的管理协调工作及跨校区办公用房规划调整工作，还要为学校的房屋管理工作制定一系列规章制度，更要为上级单位和其他部门提供有效的房屋统计信息。根据逐年累积的大量的房地产资料，如何运用这些有价资料为学校带来效益，为广大教职工提供优质服务，应作为首要问题来考虑。在此，我结合自身的工作实践，分析如何建立和完善高校房地产档案。

二、建立房地产档案的必要性

房地产档案是否为真实反映，直接关系到校舍面积的各项指标是否达标，对高校是否具有国家教育部规定的办学条件有着直接影响，也是校区功能规划重要信息的来源。

房地产档案内容是否完善，关系到教职工的切身利益。在住房货币化工作中，教职工住房面积达标与否都要通过检索档案来鉴别。

高校房地产档案是学校的发展史。在个人申请住房表中，丰富地记载了教职工家庭成员的自然信息。在公用房资料里记载了学校从单一校区到跨校区发展的全过程。在住房补贴申请材料中记载了教职工校外购房的信息。购房信息表中记载了教职工从黑暗的筒子楼乔迁到宽敞明亮的新居，高校教职工不断改善了住房条件。

三、高校房地产文件分类及作用

房屋按使用功能分类有教学、科研、后勤、商业、教职工住宅、教工公寓用房，其中教职工住宅又分为已售住宅、未售住宅，教工公寓用房又分为引进人才周转房、单身宿舍。高校房地产文件按介质分为纸质文件、电子文件。

从成立南京师范学院起就有了房产资料纸质记载，从房屋的规划许可到使用情况再到翻建都有系列原始资料。1998年起国家取消实物分房的制度，以住房货币化的形式来解决住房问题，同时还将教职工的现住房以房改价出售。从这时起，采用了计算机来完成住宅出售的房改申报和房屋权属登记工作，从此有了电子文件的记载。计算机里记载了所有教职工房改购房信息、上级房改部门发文和学校有关售房政策、本人及配偶住房信息。同时有了公用房电子媒介记载方式，包括全校所有公用房的构筑物资料和楼幢使用情况；已拆除公用房和新增现有公用房资料；不乏大量的建筑工程图、楼幢平面图。这些资料虽然数量很小，但涉及面非常广，为住房货币化发放工作和处理历史遗留问题的工作提供了重要依据；为学校国有资产保值增值，维护教职工的切身利益；为学校进行公用房调整、校区功能规划提供基础数据。为挽救这些宝贵资料，必须建立一套完整的房产档案。

四、存在的主要问题

档案资料移交工作不够规范，在交接过程中出现了案卷漏失、文件交叉重复现象。同一事件的档案收件不集中，其中内容无法相互衔接整合，破坏了档案的完整性，档案质量低下。

文件管理人员工作缺乏专业知识，没有收集整理利用档案的意识。面对逐年累月形成的丰富的档案资源，未及时开放利用，仍旧采用落后的方式来管理，造成宝贵资源的浪费；不能充分实现这些宝贵档案的利用价值，无法为学校日新月异的事业发展提供有力保障。

文件不及时入库，处于无序存放的状态。利用频率高的文件与利用率低的文件混杂一起，导致要寻找某重要资料时必须大海捞针似地来翻找，不但浪费人力物力，而且工作效率低下，显然与学校高速发展的节拍不符。

因为缺乏有效的保护，没有专用档案室，大量文件只能堆在纸箱中，造成远期文件出现发黄破损、字痕模糊的现象，甚至受湿霉变，造成无法估量的损失。

具有法律效力的重要资料未能及时影印存档。对于重大的租赁协议、借房合同、上级批文、买卖契约未及时存档。埋下后期产生经济纠纷的隐患，给学校带来不可挽回的经济损失。

住房档案没有流动，造成调离人员的人事档案迁移到新单位，而住房档案仍留在原单位，造成某些人员隐瞒已享受住房或已领住房补贴，影响到其他教职工的利益，违背了住房分配公平公正的原则。

未被鉴别真实性的文件造成自相矛盾的统计数据，同一事件产生的资料因起草人不同或因时间久远对同一事件又记载的重复统计现象，后期统计数据与前期不一，影响到管理层的决策，阻碍了学校规划发展。

因为信息资源局限于内部使用，没有实现资源共享。因各信息需求单位对数据使用目的不同，只对与自己业务相关的数据进行统计，产生了一幢楼的建筑面积出现不同数据的现象，有的单位只计算可用作业务用房的净面积。而有的单位为某项指标达标，将楼幢附属房（地下室、配电间、电梯房）计入面积。

公用房使用单位发生了变化，需重新进行房屋功能划分，势必要对楼内房屋进行重新改造，从而出现实际房间数及室内面积和房号发生改变，而公用房的使用档案却没有同步更新，给后期的公用房管理造成混乱。

电子文件与原始纸质文件数据不同步，电子文件的房屋面积非真实权属面积，使确定教职工住房面积是否达标遇到困难。只能去翻阅纸质产权复印件，不仅浪费人力物力，而且损害教职工的权利。

五、建立房地产档案措施

1.对所有文件进行真实有效的鉴别。

档案的规范化管理要求信息源必须具有准确性、完整性，文件是客观事物的真实反映，内容准确无误。对文件检查是确保归档质量的必要措施，也是后期工作的起点。

纸质文件是否为原件，通过鉴别文件的签名、公章、事件人与发文者是否相关。

对于电子文件，通过鉴别文件的起草时间与事件发生时间是否相关。

档案分类以件为单位有：

（1）公用房文件（规划许可、验收证明、工程图、楼幢使用情况表、公房使用协议）

（2）未售住宅承租文件（个人住房申请表、租赁合同、租金帐、住房保证金复印件）

（3）房改政策文件（会议决议、上级批文）

（4）已出售住宅文件（买卖契约、房屋价格测算、发票复印件、房产证复印件、土地证复印件、权属证明复印件、购房申请表、领证（款）协议、公证书及相关资料、个人证件复印件）以丘号楼幢房号分别归类，房产证土地证复印件作为主件，其他作为附件。房屋有换购的，接龙人购房材料为主件，退购人购房材料为附件。

（5）住房补贴材料（补贴申请表、配偶双方证件复印件、房改房及商品房产件复印件。）以事件发生年度分类编号。

（6）一般文件（来往通知、会议纪要）

2.标准化、科学化归档。

按事件发生的顺序，例如房屋权属变化、使用人的先后情况来立卷。

纸质文件折叠为标准大小，能容纳档案盒内。对已泛黄、破损资料进行修补处理，加衬垫纸裱糊。易褪色的资料以复印件存档，并在卷内目录的备注栏里填写补充说明为缺损修改等。

建立案卷目录（档案号、案卷标题、卷内文件张数、保管期限、备注）和卷内文件目录（档案号、案卷号、题名、起止页号、文号、存文时间）。

3.实现房地产档案的动态管理。

利用计算机强大的运算能力、快捷的检索功能与精确的数据统计分析功能，还有大容量的存储空间，对信息源整理分类处理。运用计算机的模糊检索功能，采用多种途径去检索档案，满足各管理层所需的数据汇总和统计分析；高效稳定的存储磁盘空间、大容量存储为我们节省了大量资金、材料、人力和工作空间，又可以产生很高的经济效益。

房地产档案显然作为信息资源来管理和利用，强调其社会效益，必须具有开放性，以准确而迅速地传递信息，保证信息内容的不断更新和及时反馈。

房屋管理工作也具有动态过程，高校人才不停流动，所分配的房屋产权也出现变化，产生了新购、退购、接龙等权属变更；房改售房工作中，须将一幢住宅楼权属证分割到楼内每一户，才能办证到每一户，从请示到批复产生了大量的动态的文件资料。

公用房也因使用单位变化，对房间的使用功能要求不同，产生合并拆分室内空间的变化，因此产生了室内面积的增减，这需要我们对原有档案同步修改或增加内容。如此频繁的变动，需要严格规范化的管理，在整个管理过程中将信息源有机地连接起来，保证信息的延缓性。

4.信息化，数字化归档。

纸质文件扫描成电子文件，建立案卷目录及卷内目录检索文件，所有电子文件均可以超链接方式实现检索，案卷档案号必须与卷内文件档案一致，作为公共检索字段，将纸质档案与电子文件有效地关联起来，减少检索时间，提高工作效率。

应将所有图纸数字化处理，制作为AUTOCAD文件，并能在电子图上真观反映楼幢内部部信息。还可采用超链接影印文件方式，以及将文件打印还原的方式。

六、结语

2002年清房档案的建立，为我们提供了全校教职工的所有住房资料及配偶人事信息，为我校的货币化工作奠定了坚实的基础，提高了工作效率。我们的优质服务工作受到了全校教职工的赞许。

高校规模不断扩大，加速了学校的基建建设。只有高标准严要求地建立好房地产档案，并充分利用房地产档案，实现房地产信息共享，才能提高房屋管理水平，更好地服务于广大教职工，也是加快后勤管理现代的重要步骤和必要保证。