浅议基层行政单位管理用财务报表

李娜

【摘 要】 目前行政单位通用财务报表是根据《行政单位会计制度》（1997年）的要求编制的，对强化管理职能、促进经济发展起到了重要作用，但随着经济结构的调整优化、经济增长方式的不断转变，它已不能完全适应行政单位履行职能的需要。文章从基层行政单位实际出发，本着简洁明了、数据全面、相互衔接、易于操作的原则，对基层行政单位内部管理用财务报表的内容提出了设想，指出在实际使用过程中，应根据单位具体职能和领导决策的需要进行编制和改进，才能充分发挥其应有的作用。

【关键词】 行政单位； 管理； 财务报表； 设计

一、设计基层行政单位管理用财务报表的必要性

行政单位会计是全面、系统、连续地记录行政单位内部资金运动过程，反映和监督行政单位预算执行情况的会计。规范行政单位的会计核算工作，对于加强行政单位财务管理，提高财政资金使用效益，强化行政单位的职能有着十分重要的意义。为了更好地履行职责，行政单位必须重视自身建设，不断加强包括财务管理在内的各项内部管理，基层行政单位自然不能例外。从基层行政单位来讲，财会人员能否及时准确地为决策者提供有关的财务信息，对提高决策水平、避免工作失误、防止贪污腐败具有不可替代的重要作用。

行政单位目前正在使用的通用财务报表是根据1997年颁布的《行政单位会计制度》的有关规定编制的，包括资产负债表、收入支出总表、支出明细表等。这套报表是一个科学的有机整体，涵盖了行政单位财务状况、收入来源、支出去向等方面的信息，为上级主管部门、财政部门以及单位领导定期了解、掌握行政单位财务会计状况和预算执行结果提供了第一手资料。但就基层行政单位而言，由于通用财务报表所反映的内容有一定的局限性，并且有些栏目内容重复，单位领导阅读后往往只能对单位的财务状况和预算执行结果有一个概略的了解，“知其然而不知其所以然”，要掌握详细的具体情况，还得向财会人员询问。为了更好地履行基层行政单位的各项职能，提升其财务管理的效率和效果，笔者认为有必要设计一套简洁明了而又数据全面的适合基层行政单位管理使用的财务报表。

二、基层行政单位管理用财务报表的设计原则

顾名思义，管理用财务报表必须符合管理工作的需要。基层行政单位管理用财务报表的设计应该符合以下四条原则：

第一，简洁明了。比如资产状况、费用完成情况等指标分类明确，勾稽关系清楚，让决策者能够快速了解报表各指标的含义、指标间的关系，各报表间的关系，从而全面掌握单位整体财务状况。

第二，数据全面。从单位实际出发，将通用报表中的相关内容及单位特有的业务内容尽量细化，使领导对单位财务状况做到了如指掌，在管理过程中能够得心应手。

第三，相互衔接。具体讲就是“上下一致、前后关联、左右对应”，即管理用财务报表中大的数据必须与上报的通用财务报表一致，必须与本单位承担的经常性的长期业务职能紧密相关，各报表间必须相互对应。做到了相互衔接，才能便于决策者在对报表数据进行比较分析的基础上作出正确决策，不断改进和优化管理。

第四，易于操作。通用财务报表可以按照现行会计制度直接从财务软件账套中取数，如科目余额、发生额等。而管理用报表是根据单位承担的职能以及管理的需要出发，虽然有些方面超出了日常会计处理的范围，但利用市场上的通用财务软件，经过设计变通，实现管理用财务报表的取数也就不是一件难事。

三、基层行政单位管理用财务报表的构想

由于行政单位的功能、性质不尽相同，所需管理用财务报表的种类和内容也应有所不同。以站在街道办事处这样一个综合服务型的基层行政单位为例，笔者认为可以设计以下几种报表。

（一）资产负债变动明细表（表1）

表1由通用资产负债表改编而来，可以通过电子报表软件取数，能更加准确地反映单位的财务状况。

1.增加了“本月增加”、“本月减少”栏目。通用资产负债表数据只有年初数和期末数两栏，表1中增加了发生额栏，便于决策者了解每项资产负债在本期内的变动状况，从中判断资金收入和支出、债权债务增加和减少的合理性。

2.将“暂存款”、“暂付款”两大科目按其子科目的期末余额方向分开填列，更准确地反映了特定时点的债权债务状况。

3.增设“年度收支差额”栏目。这是收入类科目累计发生额与支出类科目累计发生额相减而来，使收支状况一目了然。因为行政单位会计制度规定在年度终了才结转本年收支，平时将收入、支出的累计发生额列示在资产负债表中，仅凭整表合计数难以作出正确评判。

（二）项目现金流量表（表2）

表2清晰地显示了单位内部各职能模块的现金流量，它可以借助财务核算软件以及电子报表软件来完成，步骤如下：

第一步，定义基础资料。财务软件建账之初，在“基础资料”中定义“项目档案”，按本单位承担的各项职能分别定义为“项目”类别，例如“招商引资”、“综合治税”、“计划生育”等。对于“经济普查”、“人口普查”等重大事项，必要时可单独定义。

第二步，设置会计科目。将“经费支出”等支出科目，在按照“政府收支分类科目——支出经济分类科目”设置明细科目的基础上，将所有明细科目设置辅助核算，定义为“项目核算”。

第三步，夯实基础工作。根据分职能核算的要求，对结算凭证、经费报销凭证等原始单据的栏目、样式加以规范，并对填写齐全的原始凭证的真实性、完整性加强审核。

第四步，规范账务处理。每一笔经审批合格的业务单据经过财务部门时，都要根据业务内容详尽登记记账凭证。

第五步，提取账套数据。在与财务软件配套的电子报表系统中，按表2的样式定义好报表格式并设定公式，根据实际需要，设置按月取数或按季取数。

（三）应收款项账龄分析表（表3）

表3中的应收款项是“暂付款”与“暂存款”借方余额科目的合计，与表1资产负债变动明细表中的债权项目相互对照。这张报表可以让决策者详细了解应收款项的构成情况，从而及时采取相应的措施，以改善单位的财务管理现状。

应收账款账龄分析是根据各子科目明细账逐一分析计算得出，为了准确取得各项债权债务的变动日期，会计人员在日常账务处理时必须及时记账，日清月结。制作该表时，应从实际需要出发，设置不同的账龄时段，如按月分段或者按季分段,也可按年分段。本文以按年分段的账龄分析表为例，具体制作步骤如下：

第一步，提出本表的分析假设：（1）以自然年度计算账龄年份，而不区别业务发生的具体月份；（2）还款时，按照往来账发生的先后顺序还款，即还款先冲销时间较长的应收款项。

第二步，将单位财务软件中的各年度“暂存款”、“暂付款”的科目明细余额表导出，并转化成EXCEL电子表格式。在表格第一列新增一栏：“所属年度”。

第三步，将各年度的科目明细余额表按时间顺序添加合并到一张科目余额整理表中（见表4），在表最后增添一列：“累计年限”，填写所属年度与分析基准年度的差额。“0”表示账龄在1年以内，“1”表示账龄在1—2年，以此类推。

第四步，对表4按单位、年度进行排序，并在最后新增一列：“账龄余额”，输入如下账龄计算公式：

经过以上步骤，生成账龄数据整理表（表5）。

第五步，对表5数据运用数据透视表功能进行整理：“累计年限”作为列标签，“单位”作为行标签，“账龄余额”作为数值区域。数据整理好后，对透视表进行数值化。

第六步，更改列标的显示设置。将“0”显示设置改为“1年以内”，“1”显示设置改为“1—2年”，依此类推。这样账龄分析表就完成了。

基层行政单位内部管理用报表是为决策者服务的。决策者需要的信息不同, 所编制的报表种类、格式、内容也应有所区别。为此报表编制人员必须加强学习，不断提高业务水平，紧贴单位实际，认真编制、填报并不断改进、完善管理用财务报表，使其充分发挥应有的作用。

【参考文献】

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