综合业务处理办公自动化系统设计研究

王雅梅，任昊利

摘要：目前，办公自动化（OA：Office Automation）系统已经越来越多地被广泛用于企事业单位中，它采用Internet技术，基于工作流的概念，使单位内部人员方便快捷地共享信息、协同工作。办公自动化系统能够实现快速的信息传递和处理，为单位的管理和决策提供科学的依据，提高综合业务处理的效率。本文从系统实用、可靠、先进等方面考虑，对单位综合业务处理办公自动化系统进行了设计和研究。

关键词：办公自动化；信息系统；管理信息系统；系统设计

中图分类号：G642.0 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）09-0189-02

随着计算机网络、通信技术和多媒体技术的迅速发展和广泛应用，办公自动化、无纸化办公等方式正在成为未来企业发展的趋势[1]。一个单位通过办公自动化系统，能够迅速获取单位内部的、外部的信息，并为单位的各种运作进行辅助。另外，办公自动化系统可以提高效率，从而使单位内部的管理更加科学、可靠、可控。

一、系统建设需求分析

目前，单位或企业内部存在各类以业务处理为主的管理信息系统，由于这些系统在开发工具、数据格式、服务接口和应用对象上有较大差异，再加上信息系统建设的渐进性导致大量信息无法实现网络共享，形成“信息孤岛”。为了充分利用现有各类系统，实现综合业务处理、信息查询等服务，需要对现有业务处理系统进行整合并集成。基本想法是设计一个综合业务处理办公自动化系统，将各个分离的业务信息系统集成到一起，使各个部门的信息资源达到充分共享，实现集中、高效、便利的管理。系统集成采用网络集成、功能集成、软件界面集成等多种集成技术。

单位现有的信息系统包括：文件收发系统、业务信息系统、订货信息系统、人事管理信息系统、财务管理信息系统和合同管理信息系统。这些信息系统目前还是相对独立的系统，通过综合业务处理办公自动化系统把这些系统集成起来，可以实现各个部门或系统的数据共享，大大提高管理的效率和科学性。

二、系统的设计思想

综合业务处理办公自动化系统建设的目的是在现有的信息系统的基础上集成现有信息资源，实现综合业务处理办公自动化。综合业务处理办公自动化系统是基于工作流的一个网络化办公系统，能够实现各部门的协同办公、办公信息资源共享、日常行政事务管理、文电审批和流转管理，以及各种信息的流通与传递，使各部门人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。

常见的办公自动化系统分为Clint/Server（C/S）和Brower/Server（B/S）两种模式，两者各有各的优缺点，从目前的研究和系统的开放性、信息交流等方面看，C/S模式存在一定的局限性，主要表现在以下几个方面：（1）C/S模式很难为用户提供一致的用户界面；（2）在C/S模式下，开发的应用程序需要在所有的客户机上安装、配置，才能运行，系统要想升级也要在所有的客户机上进行修改程序，造成系统的开发、维护成本较高；而使用B/S技术开发的系统只需安装、配置在服务器上，用户系统只要安装有浏览器即可使用；（3）在C/S模式下，用户不能对信息及应用系统自由访问；（4）C/S模式培训成本高，与B/S模式相比，浏览器的技术简单易用，用户很容易就会掌握浏览器的用法[2]。

综上所述，目前大部分用户的办公自动化系统采用B/S模式。

三、主要功能及模块设计

通常，办公自动化系统按照功能模块划分进行设计，根据综合业务处理需求设计办公自动化系统，分为6个模块：系统登录、文件上传、系统管理、电子公文、管理个人信息[3]。

1.系统登录。进入登录界面，输入注册的用户名和密码信息，登录到系统后，系统自动分配给用户一个权限，系统提供管理员用户和普通用户两种权限，用户根据使用权限使用系统功能。

2.文件上传。系统提供给用户上传文件的功能模块，用户可以根据需要上传自己的文件，文件的格式可以是文档、图片、视频等。通过文件上传模块，用户可以达到上交、共享信息资源的目的。

3.系统管理。系统管理员和普通用户都可以使用系统管理功能模块，主要包括：用户信息、公告信息、文件管理、系统日志等子功能。在用户信息模块中，普通用户可以添加和修改自己的信息，如用户名、职务、所属部门等，管理员可以对任何用户进行删除和修改。在公告信息模块中，管理员和发布信息的用户可以发布、更改、删除公告信息，其他用户可以查看公告的主题、内容、日期和详细信息。在文件管理模块中，用户可以把文件上传到服务器，普通用户可以根据权限下载文件，以便数据的共享和交流。没有权限的用户则无法下载文件，只有文件的拥有者或管理员才可以对文件进行修改和删除操作。在系统日志模块中，系统对所有用户在系统内所作的操作进行记录，管理员可以查看操作者的名称、改动的时间和所做的事件。管理员还可以调出所有的修改，对系统进行维护。

4.电子公文。系统提供电子公文模块，包括：文件发送、文电处理、电子公文管理、文档编辑和处理，本模块是综合业务处理办公自动化系统的关键内容之一。本模块使用办公自动化技术、工作流技术和数据库技术，实现对电子公文集中、高效的管理。系统能够提供给用户多种类型的公文模板，并且帮助用户按照不同公文种类进行分类，使用户可以选定模板很快制作规范的电子公文。系统按照本单位的组织机构和办事流程设计好了公文流转模式，用户可以根据系统提示进行公文流转。系统可以对公文的批、办、阅实现全程监控并且有催办功能。

5.个人信息管理。个人信息管理模块是为确保用户的信息安全，提供给用户的特殊功能模块，用户可以在此模块中修改、删除个人信息，从而实现单位内部人员对个人信息的管理和维护。

四、数据库设计

数据库结构设计是信息系统设计的重要内容，它的好坏将影响系统运行的效率以及系统使用的效果。综合业务处理办公自动化系统数据库涉及到多个信息系统集成问题，因此具有一定的特殊性，在系统设计工作中占有非常重要的地位。根据本单位的需求，通过对综合业务处理流程和办公自动化特点分析，设计的数据项和数据结构有：公告信息、审批回复信息、用户信息、邮件信息、系统日志信息、公文流转信息等；实体有：公告信息实体、审批回复实体、用户实体、邮件实体、文件实体、系统日志实体、公文流转信息实体[4]。系统数据库采用微软的SQLserver2005数据库实现。

五、结束语

目前，很多单位的办公自动化系统已经整合了越来越多的应用，日趋变得复杂，也远远超出了传统办公自动化系统的范畴，集成了人、财、物、信息、知识等诸多的资源，逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的知识协同平台。

本文通过分析综合业务处理办公自动化系统应用需求，提出采用基于B/S技术架构搭建办公自动化系统，设计了系统功能模块，设计了系统数据库。搭建的原型系统经过测试运行稳定、使用方便，为下一步系统大规模建设提供了可靠的保障。

参考文献：

[1]秦长坤，朱光华.企业办公自动化系统的设计与实现[J].计算机与现代化，2003，（9）：47-49.

[2]张秋余，袁占亭，冯涛.办公自动化系统的设计与安全策略研究[J].兰州理工大学学报，2004，（1）：81-85.

[3]高复先，吴曙.信息工程与总体数据规划[Z].

[4]沈美梨，陈孟建.办公自动化教程[Z].