浅论建筑工程竣工资料整编与管理

韦艳景

摘要：做好工程资料的搜集和整理也是工程质量管理的重要组成部分。建筑工程竣工验收前必须达到两个条件：一是建筑物体达到验收条件；二是施工过程中质量技术管理资料达到验收条件，两者缺一不可。工程资料和工程建设是相互依赖，相互并存，而且工程资料是在工程建设过程中同步产生的。如何更好的使工程资料取之于工程，用之于工程，这是当前工程资料搜集整编中值得探讨的问题。

关键词：建筑工程；档案；整编；管理

Abstract: The engineering data collection and collation is also an important part of the engineering quality management. Construction project completion acceptance must be achieved before two conditions: one is the architectural objects achieve acceptance condition; two is in the process of construction quality and technology management information to achieve acceptance conditions, both are indispensable. Engineering materials and engineering construction are interdependent, mutually coexist, and project information is in the construction process of synchronous generation. How to make engineering data taken from the project, used in the project is the current engineering data collection compilation problem worthy of discussion.

Key words: construction engineering; archives; integration; management

中图分类号：TL372+.3 献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）12-0020-02

建筑工程文件是在工程施工过程中形成的各种形式的信息记录，主要由工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件组成。建筑工程竣工档案的质量控制，是指对影响建筑工程竣工文件质量形成的直接和间接因素进行控制。根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）》等相关规范要求，建筑工程竣工文件作为工程竣工验收的条件，必须是完整、准确、系统、齐全、真实地记述和反映建筑项目施工及竣工验收的全过程，做到图物相符、技术数据可靠、签字手续完备，同时又必须规范、标准，符合归档要求。建筑工程档案验收不合格的，不得进行项目竣工验收。虽然近年来全国各高校建筑工程项目都得到快速发展，但从高校保存的建筑工程档案来看，建筑工程竣工文件仍然存在不准确、不齐全、不规范的问题，亟待解决。

一、建筑工程竣工文件档案的整编与管理中存在的一些问题

工程资料的整编和归档要贯穿于工程建设的全过程，若缺乏有效的监督和约束，就会导致工程文件资料整编归档工作做得不理想，也会影响到归档后的管理和利用。近年来，我国基本建设体制开始改革，高校在学校建筑工程项目上全面推行了项目法人制、招标投标制、合同管理制及建设监理制、建管结合等方面的探索，工程资料的整编及归档情况也有了一定改观，但是仍还存在一定的问题，主要表现在：

（一）建筑工程竣工文件不齐全。如一些建筑项目缺少投资批文、规划验收合格证、施工许可证等文件，安装及质量证明文件不齐全，由于施工单位管理不善，技术人员对手中的设备安装文件以及相关的合格证不重视，随意乱放，造成文件丢失，施工主材进场合格证、主材实验文件不全，报批手续资料不全等现象常有发生。竣工图纸文件不齐全，竣工图文件有漏做现象，竣工图数量与施工图相当，在施工前应保存一套完整干净的施工图，以进行改绘竣工图。此外，有些项目已经改造和维修，但改造和维修后的竣工图却未进行归档，或是及时替换更改前的图纸。

（二）建筑工程文件的真实性不能保证。如有些工程联系单的签字有代签现象，很明显的都能看出来是别人代签。单元工程质量评定资料，有些实测数据有涂改或刮改现象。

（三）建筑工程竣工文件的编制不规范、不统一。比如有些建筑工程项目用施工图代替竣工图，图中无任何标识说明该图有无变更情况，图纸和变更通知单分开立卷归档。还有些项目竣工图虽然按其变更作了修改和标识，但其修改和标识无统一标准。另外有些需重新绘制的竣工图没有按规定重新绘制。

建筑工程文件书写材料不统一。个别图纸变更部分笔迹五花八门，有用纯蓝墨水，蓝黑墨水，炭素墨水，甚至有的用红、蓝圆珠笔、红、蓝铅笔等。

（五）建筑工程竣工图上所做的变更和实际不符。个别变更通知单未编号，整个工程变更情况不明，甚至没有执行的变更和已作废的变更也做入了竣工文件进行归档，降低了该项工程竣工图的使用价值。

二、影响建筑工程竣工文件整编归档失控的原因

（一）平常的工程项目文件管理不规范。在工程实施过程中，施工企业在文件资料管理方面花费一定的人力、物力所做的工作，往往主要是围绕工程的实施、侧重于满足日常工作的需要，并未将其与最后的整编归档有机结合起来，造成在工程资料管理上的深度不够、规范程度较低。

（二）工程项目文件资料管理制度不健全。施工单位虽然建立有一些文件档案管理方面的制度，但一般都不够健全，难以保证资料整编工作的有效开展，如在文件、技术通知的管理方面没有统一规定，编号不系统，甚至混乱，其规格大小也往往不统一，给整编造成困难。对文件资料的保管与移交没有专门制度，由于一般建筑工程施工周期长、人员变动较频繁，若人员变动时文件资料交接手续不到位，往往会造成资料的遗失，结果给归档管理工作造成很大难度。

（三）没有配备懂技术的建筑工程档案管理人员。很多单位虽然也都配备了一些专门的档案管理人员从事该项工程档案的管理，这些人员虽然接受过档案管理的专业知识培训学习，但对于工程建设方面的专业知识较少，或是基本不懂工程技术。而一些专门的建筑工程技术人员又不熟悉档案管理的有关规定，缺少相关的档案知识，两者没有很好地结合起来，这就影响了该项建筑工程文件档案的整编与管理。

三、搞好建筑工程竣工文件档案整编与管理工作的控制措施

（一）建筑工程施工过程中，加强全员档案质量意识的学习和宣传，大力推进建筑工程竣工文件资料整编标准的贯彻落实工作，使各部门各专业有关技术人员及时了解和掌握新出台的各类标准和规范。

（二）建设单位要把好招、投标关，通过对综合素质的考查，择优选出监理单位、施工单位，要求在工程竣工文件质量方面是有保障的。签订的合同中对文件资料的整编责任、内容、深度、特殊要求、资料原件及复印份数、移交时间等予以明确规定。再配合建设单位的综合质量管理，可为得到高质量的该项建筑工程竣工档案创造了良好的前提条件。