加强档案管理 保证档案安全

□ 文顺玉

水利普查档案是指全国各级水利普查机构在水利普查工作过程中形成的具有保存价值的各种形式与载体的历史记录。水利普查档案属于水利科技档案范畴，是水利普查的重要成果，是国家档案资源的重要组成部分。第一次全国水利普查是综合性、全方位的普查，涉及范围广、参与部门多、技术要求高、工作难度大，在水利发展史上是空前的，在统计调查史上也是少有的。为此，收集保存好大量的水利普查档案、加强水利普查档案管理就显得尤为重要。宁安市在加强水利普查档案管理上的做法是：

一、领导重视 落实责任

宁安市水利普查领导小组成立后，确定了一名负责水利普查档案的责任领导，并明确了3名档案工作人员，将档案工作纳入水利普查工作计划和管理工作程序，实行同步管理；在12个普查分区各设一名兼职档案员，负责普查分区资料的收集、上报；制定了《宁安市水利普查档案管理制度》，制定了《档案负责人岗位责任制》，签订了《档案管理保密承诺书》，实现了水利普查档案管理制度化、规范化。市水利普查办把学习贯彻《第一次全国水利普查档案管理办法》、提高档案管理水平列入水利普查工作的重要议事日程，对档案工作进行了5次专题研究，重点查找了档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务的办法措施，对相关工作进行了认真的部署和落实，并从资金投入、人员配置、设备购置等方面对档案管理工作进行了倾斜，专门购置了电脑、打印机、档案柜等设备，为下一步普查档案的收集、整理、保管和利用创造了条件、提供了保障。

二、建章立制 保障进度

水利普查档案种类繁多，形式各异，包括：水利工程、经济社会用水、行业能力、河湖开发治理保护、灌区、地下水取水井、水土保持等七大专项档案，对档案进行规范化管理十分重要，必须实行档案管理流程化。我们结合普查进度计划，建立健全档案原始资料的收集、整理、保管、借阅、保密、利用等一整套的流程化规章制度。具体采取了以下措施：

一是建立工作记录本制度，详细记载每天的工作计划，包括收发表格、文字材料、下乡安排等。二是建立收发文登记本制度，包括上级文件、本级领导批复及向分区下发的指令性文件等。三是建立借阅登记本制度。随着普查工作的深入开展，在大量存档资料发生借阅时，详细记录每一次的使用情况，以保证资料的不错失、不残缺。四是定期将水利普查工作简报和旬报上报到市政府办公室、下发到12个普查分区和相关部门，及时宣传和通报水利普查工作的进展情况。五是做到定期整理，对已收集的材料，按每一专项进行分类后再进一步细分。如：水利工程又细分为水闸工程、水库工程、水电站工程、泵站工程、农村供水工程；地下水取水井分为规模以上地下取水井和规模以下地下取水井等，并以12个普查分区为单元归档。六是把档案管理办法、文件资料归档范围、保管期限规定等发给分区的档案员和各专项负责人，使他们能够按照自己的工作特点进行资料收集、整理后上交水利普查办统一归档，使档案工作各个环节有章可循。

档案管理工作是一项基础性工作，许多普查员对档案工作比较陌生，不了解，不重视。为此，我们加强了档案宣传工作，召开普查分区工作会议，通过多种形式和渠道来提高普查员对档案工作的认识，使他们逐步认识和理解档案管理在水利普查中的地位和重要性，积极参与水利普查档案管理工作。

三、强化培训 提高水平

档案管理人员的素质直接关系到水利普查工作的质量。为帮助有关同志更好地学习领会《第一次全国水利普查档案管理办法》，尽快熟悉和掌握水利普查档案工作的各个环节和基本要求，本着“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，市水利普查办先后五次聘请档案部门的专家现场指导，办了两期培训班，收到了很好的培训指导效果。在培训过程中，市水利普查办重视对档案人员进行保密教育，增强了他们的保密意识和责任感，确保了档案管理工作中无泄密现象发生。

四、科学立档 保证质量

档案资料从形成到归档由许多环节组成，档案管理工作是一项技术性、业务性较强的信息资源管理工作。为确保移交资料的完整、准确、齐全，市水利普查办建立了自上而下层层负责、责任到人的档案管理服务体系。市水利普查办规定，河湖、工程、经济社会用水、河湖开发治理保护、水土保持、行业能力建设、灌区、地下水取水井等内容的普查资料，由各专项负责指导员负责收集、整理后移交档案员，档案员负责收集普查管理类文件资料，根据工作进展情况分阶段进行归档，任何部门或个人不得将应归档的文件资料据为己有或拒绝归档。科学的档案管理体系使档案得以及时、准确、完整地归档，确保了水利普查工作的质量，提高了档案的可利用性。

目前，我市清查阶段工作已经结束，各专项清查表已整理归档。其中，水利工程装订6册，经济社会用水装订6册，河湖开发治理保护装订5册，地下水取水井装订24册，行业能力和灌区专项各一册。

五、加强防范 确保安全

档案安全是档案工作的重中之重。宁安市水利普查办牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，把安全工作重点落在事前防范环节。我们对水利普查档案坚持每天检查，对可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查，并配置档案专用保密保险柜存放涉密资料；对涉密资料的使用坚持先申请，经领导批准后在指定的范围内查阅，并对现场人员进行登记。同时，对档案做好防火、防盗、防潮、防污染、防虫害等工作，确保了档案安全。正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证了档案资料不丢失、不损坏，档案信息不失密、不泄密，又满足了各项工作对水利普查档案的利用需求。

六、今后工作打算

宁安市水利普查档案工作的总目标是，建立归档文件资料的案卷和文件资料全文数据库，充分利用现代化手段，为水利建设提供更方便快捷的服务。具体做好以下几项工作：进一步学习、宣传和贯彻执行《第一次全国水利普查档案管理办法》；做好水利普查档案日常管理工作，采用科学先进的管理手段管理档案，逐步实现档案管理检索微机化；加大声像、实物档案的收集力度；做好档案的利用工作，为使用和查询提供方便快捷优质的服务。