关于高校档案开发利用的思考

夏红兵 刘家国

(四川烹饪高等专科学校，四川 成都 610100)

2007年9月5日，国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在纪念档案法颁布20周年座谈会上提出“两个体系”的建设构想，并于2008年初全国档案工作暨表彰先进会议上明确提出“贯彻以人为本，建立两个体系”。建立“两个体系”即建立“覆盖人民群众的档案资源体系，方便人民群众的档案利用体系”。2008年8月，教育部发布第27号令，颁布《高等学校档案管理办法》(以下简称“27号令”)，并于2008年9月1日起施行。建立“两个体系”、27号令的相继提出，是“以人为本”的科学发展观在档案工作中的具体体现，标志着高校档案工作开始步入法制、科学、先进的新阶段。建立“两个体系”，全面贯彻27号令，服务民生是档案工作的生命所在，开发利用档案信息是档案工作的根本目的。如何做好高校档案的开发利用工作，是新时期高校档案部门可持续发展的工作重点。

1 高校档案开发利用的现状

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。相较于1989年颁布的《普通高等学校档案管理办法》，27号令在总则中把高校档案价值内涵从“对学校和社会有保存价值”延伸到“对学生、学校和社会有保存价值”。高校档案真实地记录了高校在教学、科研、管理等方面的发展轨迹，是高校发展的见证和高校精神的积累和延续，是高校管理和建设中不可缺少的重要部分，能为高校的宣传教育、编史修志、工作查考、教学评估以及个人学籍证明提供依据。目前，高校档案馆(室)在完善档案借阅手续的基础上，提供利用的主要方式是阅览服务，由接待人员向利用者提供所需的档案、资料，利用者可摘抄或复印所需内容。具体包括以下几个方面:

1.1 编制档案检索工具，积极参与档案编研

高校档案馆(室)按照档案借阅利用规定，编制案卷目录、全引目录、卷内文件目录、文号与卷号等检索工具，尽可能提供某一问题全部档案材料的线索，以便迅速、准确调卷，尽可能满足信息服务的求全、求准要求，并积极参与对档案信息资源进行二次、三次加工的档案编研，形成诸如《制度汇编》《全宗》《大事记》《年鉴》《档案利用案例汇编》等各个具有重要意义和特色以及较高实用价值的专题，以满足学校各部门对档案信息的需求，为学校的教学、科研工作提供方便，为领导宏观决策、制定计划、总结工作提供可靠依据。

1.2 开展档案利用服务，实现档案自身价值

档案利用需求是多方面的，不同的档案利用群体、不同时期的档案利用者，对档案的利用是不同的。通过调查可以发现，目前高校档案利用主要表现为:

1.2.1 学校工作查考的重要依据

俗话说:“空口无凭，立字为据”，学校工作情况需要大量的统计表格、数据、文字说明和其它载体(声像、实物等)加以展现，而高校档案馆(室)除了保存大量的文字、数据记录外，还有足够的图纸、表格，如下达基建任务、征用土地、实地勘察、图纸设计、施工合同的签订到施工进度、竣工验收及各类报告等来往文书本身，是历史的真迹，能够反映学校历史的真实面貌。因此，学校档案是检查学校教学、科研、实验设施情况的重要依据，是开展教学、科研评估的基础，具有不可替代的重要作用。

学校的校舍建设及各种附属设施在竣工交付使用后，由于各种原因，建筑物改动的情况时有发生，需要查阅有关地下管网、隐蔽设施等设计图纸，以便扩、改、修，否则不但不会发生经济上的增值，反而要浪费大量的经费。例如实验室由于实验设备更新换代，原有的设备基础和电气配线不能适应，有的房间需要开窗移门或拆除隔断，有的需增设上下水管道和电气增容;房屋由于使用达到了大修期而进行大修;对无抗震设施的房屋进行抗震加固以及扩建接层等。另外，在学校新建工程的图纸设计中，也需要到档案室查阅标准图集、存档底图等与设计内容类似或有特点的图纸材料，参考以往的工程设计、工程施工档案，制作设计委托、预算及相关图纸，有的还可以复用一部分或大部分原设计图纸，从而缩短设计周期、降低设计成本，并为新建学校提供参考，提供建设的经验，提出建校的经验教训和工作方法。

1.2.2 个人问题的重要凭证

教职工在职称评定、工资调整等问题上为核对某一事实、证实某一规定等，就业与转岗的历届毕业生为查询利用成绩单、毕业证书、学位证书、新生录取名册等，都需要到高校档案馆(室)进行查证，同时在打击假文凭、维护学校信誉等方面，个人档案也发挥了积极的作用。

2 高校档案开发利用的问题

档案开发利用实质上是信息外化的表现，即信息由内在的“不能自主表现”实现“自我表现”的过程。在这一过程中，信息的外化不可避免地受到管理性思维和工作方法的制约。具体而言，主要包含以下几个方面:

2.1 档案保密形成的服务意识落后

在我国，信息泄露会受到法律的严厉惩罚，《中华人民共和国刑法》明确规定，“违反保守国家秘密法的规定，故意或者过失泄露国家秘密，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役;情节特别严重的，处三年以上七年以下有期徒刑”。27号令也规定“需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。”因此，档案馆(室)在处理档案的保密和开放利用问题上，“权衡利弊取其轻”占据了主导地位，即宁可紧闭大门不出事，也要避免因开放档案不可预料的结果而受到法律的严惩，从而造成档案馆(室)处于自我封闭状态，档案人员甘当“仓库保管员”，致使公众对档案工作认识模糊，甚至把“档案”同“陈旧”“历史”“与我无关”等概念等同起来，档案馆(室)在人们心目中是个披着神秘面纱的、不能随意进入的单位(部门)，有的甚至不知道档案可以对普通公民开放。再加上长期以来档案机构一直被认为是一个社会公益性机构，管理模式单一，激励机制不足，难以调动工作积极性，更谈不上有目的、有计划地编研具有参考性、指导性的资料。而利用者不了解馆藏情况，并不知道馆藏中有些什么样的资料可供利用，因而很多有价值的档案不能发挥作用。［1－2］

2.2 档案信息资源结构不尽合理

由于种种客观与主观原因，除综合性高校外，高校档案馆(室)对涉及民生方面的档案收集不够、利用不够、资料面偏窄，除了党群、行政、学生学籍、出版物、财会等类别相对齐全外，其他如教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、外事等类别的档案都或多或少地存在较严重的材料缺归现象，照片档案、声像档案、实物档案等档案很少。这种不合理的高校档案馆藏结构，一方面是长期保管的部分档案资料与学校教学、科研、管理等工作以及教职员工的利用需求没有多大关系;另一方面，广大教职员工感兴趣的、急切想查找的一些档案资料在馆藏中却找不到。利用面相对狭窄的档案资源现状远远不能满足各个层次档案利用主体的需求，直接影响了档案的利用效率。

2.3 档案利用体系有待完善

目前，各个档案馆在年终都要求基层档案室编制年报表以了解档案利用的基本情况，但只统计利用的数据，如利用的卷次数、利用的人数等，而没有揭示档案利用的实际效益。即使作为档案目标管理认证和达标材料的档案利用登记，除填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，对利用目的没有做太多要求，即使有也不过是简单的几个字，无法反映出通过档案利用所带来的价值，失去了档案利用信息反馈的机会，影响档案信息资源的开发与利用。［3］

21世纪正以空前快速的步伐走向信息时代，几乎所有的信息都能被转化为可被计算机识别和处理的信息，然而目前不少高校档案管理还停留在人工检索这一阶段，甚至目前的档案工作规范化管理评估指标体系也很注重分类目录、全引目录、总目录、重要文件目录、文号目录等传统检索工具的编制完备，但这些目录，特别是档案案卷目录基本上不能揭示案卷内容，从而造成档案人员劳动强度大，但效率低，挂一漏万的现象，不能满足利用者的需求。

3 高校档案开发利用的对策

现代复制技术、缩微技术、光盘技术在复制档案上的广泛使用，减少使用甚至不用档案原件成为普遍的情况，档案寿命得以延长。电子技术、网络技术的发展，“数字档案建设，冲破档案利用的时间、地域限制，加强馆与馆、馆与人的联系，实现档案信息资源共享”成为高校档案馆(室)档案信息开发利用的必然。因此，高校档案馆(室)必须针对开发利用工作存在的问题，践行“两个转变”，建立“两个体系”，即“转变重事轻人，重物轻人，重典型轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系;转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，如重视为机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系”，有准备地找出应对措施。

3.1 强化档案工作服务意识，提高档案工作人员素质

“以人为本”思想要求高校档案工作树立“教职工及学生至上”“教职工及学生最大”的服务观念，要求高校档案馆(室)在无损国家和个人利益的前题下，将档案向公众开放，最大限度地发挥档案的价值。档案保密是档案人员的神圣职责，“重保轻用”“利用不足”常常丧失档案资源利用的最佳时机，造成档案资源开发利用的相对滞后，严重阻碍档案的及时利用。因此，高校档案馆(室)应严格依照《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》以及其他全国性和地方性档案行政法规、规章，调整档案开发利用相关规定，认真筛选、审慎鉴定不同类型档案的开发利用，介绍档案内容，推动档案工作由封闭、半封闭型向开放型转变。

“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识”，《中华人民共和国档案法》从法律的角度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出了要求。因此，档案管理人员除了熟悉馆藏，即熟悉档案馆(室)现有档案的内容、成分、数量以及存放的库房位置(档号)，熟悉档案的管理情况及每一卷宗的档案价值(档案鉴定)，还要加强档案学、图书馆学、情报学、目录学、档案分类、整理、鉴定、利用和编目检索等基本理论知识和“甘为人梯、热心服务、愿为他人做嫁衣”的职业道德修养的学习培训，以期在档案服务利用过程中更好地展现专业服务水准。同时，档案管理人员还应顺应档案管理方法与手段的变革，积极学习使用计算机网络技术、数据库技术以及办公自动化设备，逐步实现档案工作的规范化、标准化、现代化。

3.2 建设特色档案信息资源，方便教职员工和学生利用

“以特色求生存，以特色求发展”，在网络化、资源共享化的今天，高校档案馆(室)必须正视经费投入、技术力量、人员素质等不足，克服“大而全”“小而全”的传统观念，［4］一切从实际出发，坚持档案资源建设的专、精，“转变重事轻人，重物轻人，重典型轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系”，这里的“人”主要指学校的全体教职员工和学生。在过去已经形成并且收藏的档案中，含有大量的关于教职工及学生个人在工作、学习和生活过程中形成的相关档案资料，与维护他们利益息息相关，如教职工的任课表、科研论文、教案、听课记录，职工的社保、医保材料、各类登记表等;学生的考试记录、成绩记录、违纪记录、获奖记录、体检记录及各类鉴定表等。因此，高校档案馆(室)应当建立覆盖与全校教职工及学生的学习、生活等密切相关的档案资源体系，形成与学校特色相适应的档案资源结构，既便于学校各种有保藏价值的档案信息的集中管理和连续性收藏，也可借助于档案馆(室)的信息窗口作用，充分宣传和展示学校的风采和魅力。［5］

3.3 加强档案利用反馈，完善档案利用服务方式

高校档案馆(室)应注重收集档案利用效果的反馈信息，如档案与教学、档案与科研、档案与职工、档案与管理等，把反馈的信息进行综合分析，并加强用户跟踪调研，研究用户需求的特点，对某一时期档案利用侧重点作出判断，哪类档案利用率高，哪类档案利用率低，对利用频率高的档案要及时开发利用，不断完善各种检索工具。同时，随着信息化、网络化进程的加快，传统的“蹲班守摊”“等客户上门”的方式已不能适应形势发展的要求，高校档案馆(室)应注重收集利用者对档案利用工作方面的建议和要求，如利用方式、服务态度和编研成果质量等，及时调整档案利用工作的有关环节，弥补工作中的不足，实现档案利用工作向以用户为中心的主动、深层次服务转变，并根据用户的爱好和特点，在用户希望的时间和地点，有针对性地开展档案信息服务，不断提高和改进档案利用工作。另外，档案馆(室)应该根据学校工作要点，主动提供学校发展决策、科研课题等方面的档案，扩大档案的影响，最大限度地发挥档案的作用。

［1］李齐英.试谈档案利用中的保密工作［J］.青海教育，2008(22):92.

［2］王媛媛.档案利用与保密［J］.科技资讯，2009(2):225.

［3］张林静.档案利用存在的问题及解决方法［J］.河北能源职业技术学院学报，2009(1):53－54.

［4］夏红兵.中小型高校图书馆的信息资源共建共享［J］.重庆图情研究，2006(1):29－32.

［5］杨杰.高校档案工作践行“两个转变”建立“两个体系”战略思想的探索［J］.机电兵船档案，2009(2):7－9