企业IT系统内部协同管理研究

徐 侃

(福州大学，福建 福州 350000)

企业IT系统是包括整个企业生产经营和管理活动的一个复杂系统，该系统通常包括：生产管理、财务会计、物资供应、销售管理、劳动工资和人事管理等子系统，他们分别具有管理生产、财务会计、物资供应、产品销售和工资人事等工作等职能。针对“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”，协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同，业务的协同和资源的协同。

企业IT系统根据其业务处理范围和其所在供应链上的位置，可以将其分为企业内部IT系统和企业外部IT系统。企业内部IT系统是指企业本身所有的，不需要依靠其他企业或组织完成业务的信息系统，比如财务管理系统、人力资源管理系统、生产运作管理系统等；企业外部IT系统是指企业需要和其他的企业或组织共同完成业务处理过程的信息系统，如供应商管理系统、销售管理系统、客户管理系统等。企业IT系统内部的协同管理指的是不管该系统属于内部的信息系统还是外部的信息系统，将只要是企业内部处理的事物协调的管理起来的过程。

实际运作中，企业的任何一个部门或个人的工作，所能产生影响因素的是多方多面的。只有让这些多方面变化的因素在系统中实时地更新并快速有效应用，才能真正实现企业业务协同化管理。如销售部门的销售工作，涉及到也为范围包括客户的反馈和订单、采购部门的原料采购、财务部门的应收和应付账款、人力资源部门对相关人员的绩效考核以及管理层对企业整体运营情况的分析等。协同业务管理的目的就是需要所涉及到的相关点及时地对变化的因素做出反应。

企业IT系统的内部协同主要体现在业务流程管理上的协同。从业务应用层面上看，以部门之间、跨部门以及企业内部工作流程带动信息流、物流、资金流等在企业内外的无障碍流动，并完成数据库的实时更新。对于企业IT系统本身，任何一个子系统模块都可以看作是系统应用层面上的核心，其他所有的系统模块都围绕核心模块工作，共同完成它所要求的业务应用。从管理的层面上看，它是基于资源协同的思想=，实现的是“以点带面”和“协同运作”，任何一个因素的变化都会在整个系统中的相关联的结点上反应出来，管理者通过协同商务平台对该因素的变化所引起的影响给予控制和引导，从而使整个业务流程达到高效、协作的目的。本文中选取了三个企业内部的业务流程来进行分析企业IT系统内部的协同管理：组织管理业务流程、计划管理业务流程和成本控制业务流程。

企业IT系统组织管理模式协同分析。企业组织结构是组织单元之间权责构成的联系网络，传统的企业组织结构是以职能作来划分单元关联，企业IT系统的组织管理结构模式与传统企业组织结构模式的区别在于拥有一个信息系统这样的管理工具将各个组织单元连接并结合。在信息系统存在的基础上，企业组织管理模式可以使一些管理内容如计划、统计、成本核算由多级变为一级，减少了管理层次，使管理结构趋于扁平化，直接表达了单元之间的结构关系，减少了中间层。另外，信息系统的出现也促使了虚实结合的组织结构设计的产生，虚拟企业组织单元和实体组织单元的结合是企业IT系统环境下组织管理模式的新特性。从表面上看，在企业中引入信息系统是把信息系统的各个模块如财务管理、生产管理、人力资源管理等进行了计算机处理，实质上则是将一种虚拟的组织管理模式引入了现实的组织管理中，即出现了虚拟的组织管理和现实组织管理相结合。

企业IT系统计划管理模式协同分析。计划在组织管理中起着主要的作用，从内容上主要包含主生产计划、物流需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等；从层次上来看，信息系统的计划分经营规划、销售与生产规划、主生产计划、物料需求计划和能力需求计划五个层次。主生产计划是一个生产企业最重要的计划，是根据企业的生产能力确定企业要完成的任务，通过均衡的安排生产，实现生产规划的目标，使企业在客户服务水平、库存周转率和生产率方面都能得到提高，并及时更新，保证计划的切实可行性和有效性。企业IT系统的计划协同管理主要体现在主生产计划的作用上，主生产计划的第一个作用是建立一个平衡供需的支点，即建立一个供客户、供应商和公司打交道的基础平台，通过共同的基础平台就为实现协同管理打好了基础；第二个作用是建立一份计划和控制资源以满足客户需求的优先级计划，使协调管理效果最优化；第三个作用是建立一份相对均衡和稳定的产品或最终项目的生产计划，用来驱动明细的物料和能力需求计划，实现计划之间的相互协调。在满足客户需求的前提下，把库存和未完成订单控制在决策者所希望的水平上，以确保经营、销售、市场、工程设计、财务和生产计划的集成和实现。

企业IT系统成本管理模式协同分析。产品成本是把生产过程中各种资源利用情况用货币来表示，成本是衡量企业技术和管理水平的重要指标，把财务管理和成本管理纳入到计算机系统中，是计算机信息系统发展的一个重要的里程碑。现代会计学把主要为企业外部提供财务信息的会计事务称为财务会计，而把为企业内部提供财务信息的会计事务称为管理会计。财务会计的目的在于为企业外部的利害关系集团和个人提供全面反映企业财务状况、经营效果和财务变动状况的信息。管理会计的主要目的在于为企业内部各级管理人员提供进行经营决策所需的各种财务信息。在企业信息系统中，为了便于计划、监控、分析和维护成本，设有四种类型的成本：标准成本，是成本管理中的所设定的计划成本；现行标准成本，是当前实际产生的标准成本；模拟成本，是在使用系统模拟功能时所采用的实验成本；实际成本，在实际生产运营过程中使用的成本。企业信息系统中的成本一般采用滚加法，按物料清单所规定的物料之间的层次、需求关系和制造过程，从产品结构的最底层开始，由产品结构的底层向高层逐层累计。成本的发生和累计与生产制造过程同步，随着生产过程的进行，在材料信息和生产计划信息动态产生的同时，成本信息业也随之产生，企业IT系统的成本协同管理模式就是当企业运作在执行企业计划时，同时将所产生的成本通过计算机信息系统传递到相应的财务管理系统中，使企业决策人可以实时得知企业成本的即时信息，实现企业成本管理与生产管理的协同，在进行计划执行、控制物流的同时，也控制了资金流，做到物流、信息流和资金流的统一。

综上所述，企业IT系统协同管理模型应该由内至外的进行协同管理。企业内部协同主要包括企业传统组织与信息系统组织的协同、企业计划各层次与生产过程的协同、企业成本与企业采购、生产、销售之间的协同，相对应的分别是企业各个信息系统之间的协同、企业计划管理系统与生产管理系统的协同、企业财务管理系统与成本发生系统的协同。