河南省白沙水库除险加固工程建设项目档案管理

□杨迎迎 □杨晓克(河南省白沙水库管理局)

1.工程概况

河南省白沙水库位于淮河流域沙颍河水系颍河上游，禹州市与登封市交界处，是20世纪50年代初治淮早期兴建的大型水库之一。水库原设计洪水标准为100年一遇，校核洪水标准为1000年一遇。水库不能达到国家《防洪标准》5000-2000年一遇的下限，实属险库。2002年9月，水利部淮河水利委员会对《初步设计》进行了批复，批复概算9429万元，批准工期24个月。白沙水库除险加固工程于2003年6月18日正式开工，至2005年5月20日主体工程顺利完工，并通过了竣工验收。

2.工程档案的管理

2.1 加强组织领导

白沙水库除险加固工程建设管理局本着对历史负责、为现实服务的宗旨，深刻认识搞好重点建设项目档案管理的重要性，把工程建设项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入规章制度和工程建设中来。工程开工前期，举行各参建方联席会，要求各参建单位确定档案员，对工程文件收集、整理进行职责分工，以保证工程建设档案的完整、准确、系统收集。始终坚持将档案工作与科研、设计、基建、勘察等工作的“四同步”管理。项目建设单位把档案工作列为项目建设的主要内容，做到项目计划与档案计划同步，档案整理与工程建设同步，档案验收与工程验收同步，创精品工程，建一流档案。

2.2 完备档案管理所需设备

建管局领导为提高档案工作的效率和质量，适时配置更新了所需的软硬件设备。如摄像机、计算机、激光打印机、复印机、扫描仪、防磁柜、刻录机、自主研发档案资料管理软件等等。档案装具全部采用无酸卷盒，做到了整齐划一，装具统一，齐全完整。

2.3 重视开发利用

为更清晰、准确的反映白沙水库的历史变化，建设局根据工程建设档案资料编制了《河南省白沙水库除险加固工程竣工验收资料汇编》、《河南省白沙水库除险加固工程建设纪实图集》等。

3.工作经验及建议

第一，各建设项目在开工以前，要找一位具备工程技术知识和档案专业知识的人员来管理档案，可以有针对性的收集工程档案资料，能保证工程档案的完整。具有档案知识，对工程建设中出现的档案应该怎么整理、怎么分类，都有明确的思路，能完整、系统的收集和整理档案。对于工程建设的每个阶段应该收集的档案资料，心中有数，能及时督促监理、施工单位收集完整文件资料。

第二，工程的前期资料是工程设计的基础，要收集完整。如地质勘测、可研的准备资料等，这些资料产生时，工程还没有立项，建管局也没有成立，只能靠工程的申报单位来收集。所以，工程在做前期准备工作的同时，要派专人对这些资料进行收集、整理、预分类，既保证档案的完整，又能在建管局成立后顺利移交给管理单位档案人员保管。

第三，按照工程项目建设程序和工程建设项目档案的分类，把工程建设过程中产生的档案资料按期分类，先进行预立卷。这样做的好处是，在工程竣工时，可以很容易的整理、利用档案，缩短竣工后档案资料的整理时间，达到事半功倍的效果。

第四，加强培训与指导。专职档案管理人员要经常性地做好业务指导工作，解答各参建单位在归档工作中存在的问题，为工程建设项目档案管理工作的规范化、标准化打下良好基础。

第五，建管局要按照基建项目文件材料的相关规定，制定档案实施细则和整理办法，由各施工单位整理后提交建管局进行统一装订、编号、装盒，保证归档资料的统一、完整、规范。

第六，在整理档案前，建议工程建设部门组织档案管理人员，特别是档案员到档案工作做得比较好、已经验收过的单位去学习业务，避免走弯路，有利于档案管理工作。

第七，设备仪器档案要做好，特别是说明书，这在工程投入使用后，有很高的利用价值。曾有这样的情况：一台仪器在刚过了保修期后出现故障，检修人员就按照说明书一一排查、维修。试想，如果这台机器的说明书没有收集存入到档案中，这台机器的维修就成了大问题。

第八，通过工程验收和审计，档案的利用效果非常明显。利用率最高的也是最重要的档案资料是建设项目的前期文件。如科研、设计基础资料、设计资料和项目管理合同等文件。对于利用率较高，存档份额又少的文件，建议建立副本，既有利保护正本文件，又能满足查阅需要。例如：可研的批复、初设的批复、合同等。

第九，白沙水库除险加固工程档案资料的突出特色就是注重声像档案的收集。声像资料的收集不同于纸质档案的收集，因为有些资料是转瞬即逝的。比如爆破作业，想要有爆破场面，就必须在爆破时抓拍。这就要求在建设部门要有具有摄影专业技术知识和注重档案收集的人员，从勘测到施工、从开工到验收、从工程旧貌到新颜，音像档案的收集贯穿工程建设的整个过程，记录工程建设的每个重要历史瞬间。在白沙水库除险加固工程验收时，我们利用声像资料编研了《河南省白沙水库除险加固工程建设纪实》图册、光盘，给验收组成员留下了很深刻的印象。