几招PPT的小窍门

宜微

无论是在学校里开会、上课，还是外出作报告，校长不可避免地会用到PPT。PPT能帮助你在演讲时更清晰地表达自己的见解，也能让听众更容易理解报告的内容。以下汇总的—些PPT小窍门，会使你的PPT更完美。在PPT演示文稿内复制幻灯片

先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中，选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按Shift键；若不按顺序选取幻灯片，请在单击时按Ctrl键，然后再单击你想插入的两个PPT页面的中间部分，此时会显示出一条横线，右键点击粘贴以后，插入的PPT页面就会出现在红线位置了。

PPT自动黑屏

在用PPT展示课件的时候，有时需要学生自己看书或讨论，这时为了避免屏幕灯光影响学生的学习，可以按一下“B”键，屏幕就变为黑色。学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复正常。按“w”键则会产生白屏的效果。将幻灯片发送到WORD文档

1.在PPT中打开演示文稿，然后在左上角的“Office按钮”菜单里，指向“发布”，再单击“使用MicrosoftOfficeWord创建讲义”。

2.选择你需要的讲义格式。如果要将幻灯片直接嵌入WORD文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到WORD文档，请单击“粘贴链接”，从此，当在PPT中编辑这些文件时，它们也会在WORD文档中更新。

3.单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个WORD文档，并将演示文稿复制到该文档中。增加PPT的“后悔药”

默认睛况下，PPT最多只能够恢复最近的20次操作。

但其实，PPT允许用户最多可以“反悔”150次，只是需要用户事先进行如下设置：在左上角点击“Office按钮”，再点击页面下方的“PowerPoint选项”，单击“高级”选项卡，将“最多可取消操作数”改为"150”，“确定”即可实现。为PPT添加学校logo

为学校做演示文稿时，最好每一页都加上学校的Logo，这样可以间接地为学校做形象宣传。执行“视图”一“幻灯片母版”命令，在“幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页都加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。点击文字直接进入第N个页面

在制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，作为内容简介列在首张幻灯片中，让文稿看起来更加直观；或希望点击某行文字，直接进如另一个EXCEL／WORD文件。此时你只需要执行“插入”→“超链接”，然后选择你想要连接的文件或PPT页面即可。快速定位幻灯片

在播放演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字5键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上。如何在PPT中同步播放音乐

选择“插入”菜单→“声音”→“文件中的声音”→弹出对话框，选择你要的音乐文件，然后当前的幻灯片上会出现—个小喇叭。

如果想让自己播放幻灯片的时候一直播放音乐，需要再做设置：“幻灯片放映”菜单→“自定义动画”，这时右边的任务窗格显示自定义动画选项，在下拉列表里找到“效果选项”→弹出的对话框→“开始播放”选“从头开始”，“结束播放”选“在一张幻灯片后”(这里多少张你可以写你的幻灯片张数，也可以写999，表示幻灯片的最末张)，“确定”就OK了。

有时候演讲还没有完成，歌曲已经播放完了，怎么办呢?在“计时”选项卡，“重复”选项里，选择“直到幻灯片末尾”，这样，当歌曲播放完一遍之后，就会自动重复播放。将图片文件用作项目符号

一般情况下，我们使用的项目符号都是1、2、3，a、b、c之类的。其实，我们还可以将图片文件作为项目符号，美化自己的幻灯片。首先点击“开始”选项卡的“项目符号”按钮，在“项目符号”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，你就可以任意选择你喜欢的图片项目符号。对象也用格式刷

在PPT中，想制作出具有相同格式的文本框(比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等)，可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击“格式刷”就可以了。其实，不光文本框，其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。

打印清晰可读的PPT文档

通常PPT文稿被大家编辑得图文声色并茂，但若把这样的演示文稿用黑白打印机打印出来，可读性就较差。以下的方法，可以让你用黑白打印机打印出清晰可读的演示文稿：

首先点击“Office按钮”命令，单击“打印”选项卡，在“颜色／灰度”框中，单击“纯黑白”。

注意：此时若在“颜色／灰度”框中选择“灰度”模式，是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式，将以不同灰度显示不同彩色格式；选择“纯黑白”模式则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义；选择“颜色”模式则可以打印彩色演示文稿。

在演示文稿中插入表格

1.插入WORD表格：

单击“插入”一“表格”后，在“插入表格”对话框上设定行、列数，然后单击“确定”。仔细观察菜单、工具栏等后不难发现，此时，相当于(调用)进入了WORD。表格的编辑方法与在WORD中一样。编辑完成后，在表格外任意处单击，即返回PPT。若需再次编辑该表格，则在其上双击，即可进入。

2.插入PPT表格：

若(创建)插入新幻灯片时，选用了“表格”版式，则在“双击此处添加表格”处双击后，在“插入表格”对话框上设定行、列数，然后单击“确定”。表格即创建完成。借助“表格和边框”工具栏，表格的编辑方法与WORD中编辑表格的方法基本相同。

3.插入EXCEL表格方法：

a.选择“插入”→“表格”→“EXCEL电子表格”，此时可以直接写入数据，也可以将EXCEL文件中的表格复制到此。导入式EXCEL表格的特点是，它可以实现数据的计算功能，在统计数据时更方便。

b.编辑完成后，在表格外任意处单击，即返回PPT。若需再次编辑该表格，则在其上双击，即可进入EXCEL表格。快速放映或退出

想要快速放映时，无需点击菜单栏中“观看放映”选项，直接按F5键，幻灯片就开始放映。

而想要快速停止放映，除了按“ESC”键外还可以按键盘右上角的“-”键，都可以达到目的。

(本文所有应用都是基于Office 2007版本。)

编辑王慧