试论公文言语行为的构成性规则

郑立新

(莆田学院 汉语言文学系，福建 莆田 351100)

试论公文言语行为的构成性规则

郑立新

(莆田学院 汉语言文学系，福建 莆田 351100)

公文作为言语行为，是一种受规则制约的以言行事行为。关注和研究公文言语行为的构成性规则，具有理论和实践意义。主要运用“充分定义法”，从构成性规则的角度对公文言语行为的特质做一探析，提出了公文言语行为的构成性规则：政治性准则、话语权准则、受话权准则、易读性准则、行文必要准则、客观真实准则、得体性准则、时效性准则、程序性准则、信息安全准则、媒介适宜准则等。

公文；言语行为；充分定义法；构成性规则

言语行为是人类行为中使用语言进行交际的行为。公文作为言语行为，是一种受规则制约的以言行事行为。本文主要运用“充分定义法”，从构成性规则的角度对公文言语行为的特质做一探析。

一 言语行为理论概述

言语行为理论是由英国语言哲学家约翰·奥斯汀提出的。他注意日常生活中人们如何通过语言进行有效的交际，尤其是如何以言行事。奥斯汀认为，我们说话的同时是在实施某种行为，即“言即行”，一个完整的言语行为由三种行为组成: 说话行为(或称言内行为)，施事行为(或称言外行为)和取效行为(或称言后行为)。其中，说话行为就是说出合乎语言习惯的有意义的话语，即以言指事；施事行为就是在特定的语境中赋予有意义的话语一种言语行为力量或称语力，即以言行事；取效行为就是说话行为或施事行为在听者身上所产生的某种效果，即以言成事。[1]三者中最重要的是以言行事。

之后，奥斯汀的学生、美国语言学家塞尔对这一理论进行了修正和补充，并进一步提出了间接言语行为理论。塞尔认为，言语行为是说话者借助言语来传达其意图以实现其意图的行为。语言理论实际上就是一种行为理论，说话是一种受规则制约的施事行为方式。他区分了两种规则：调节性规则和构成性规则。[2]其中，调节性规则是独立于行为之外，对已存在的行为或活动进行调节的规则。离开了调节性规则，行为或活动依然存在，不受影响。如违反交通规则，车照样可以行驶，只不过容易造成车祸。构成性规则本身规定并且创造出一种新的行为或活动，规则与行为活动同时产生，离开了构成性规则，相应的行为或活动就不存在了。如球类的游戏规则，违背了这些规则，相应的游戏就无法开展。每种言语行为都是由一套构成性规则创造出来的，违反了这些构成性规则，相应的言语行为就不能成立。[3]

二 公文言语行为的充分定义

公文言语行为的构成性规则是公文言语行为研究的第一要务。要分析公文言语行为的构成性规则，必须充分理解公文言语行为的规定性。

那么，公文言语行为的规定性是什么？有的学者提出了一种分析方法，就是“言语行为的充分定义法”，[4]即对公文与公文行为进行重新定义。我们只有对公文这一言语行为重新定义，才能逻辑性地提出公文言语行为的构成性规则和策略性规则，使公文言语行为更加有效。

公文是什么，公文行为又是什么？公文学界对此众说纷纭，意见莫衷一是。下面列举一些有关公文的定义，如：

1.《现代汉语词典》：“公文，机关相互往来联系事务的文件。”(商务印书馆出版，2002年5月)

2.《辞海》：“公文，国家机关、公共组织在履行法定职责中形成的具有规范体式的文书。”(上海辞书出版社出版，2001年7月)

3.《应用文写作学新编》：“公文是国家党政机关实行管理，表达意志，处理政事和社会团体办理公务的重要文字工具与手段。”(洪威雷、王颖主编，武汉大学出版社出版，2001年9月)

4.《公文写作教程》：“公文是公务文书的简称。……公文有广义和狭义之分。……广义的公文是指在公务活动中用以上传下达、处理问题、反映情况、联系事务、商洽工作的具有特定效力和惯用体式的文书。狭义的公文，则专指党和国家行政机关各自正式规定的主要文种。”(岳海翔主编，高等教育出版社出版，2009年8月)

显然，以上这些辞书和教科书、论著等有关公文的定义都显得语焉不详，过于简单，不够充分。我国党政公文的法规性文件中分别对此进一步作出了更为具体的表述，如：2012年7月1日正式施行的《党政机关公文处理工作条例》第三条规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”

尽管比上述一些定义更为具体，但仍然只是强调公文的文书属性和工具性，强调其功能作用，仍嫌不够全面完整，尚无法满足我们进行公文言语行为构成性规则分析的要求。

为此，我们可以将公文与文学、新闻、广告等其它文体，从行为目的、主体、受体、内容、语体、载体、体式、程序、媒介等方面加以比较分析，来把握其特点和言语行为的规定性。通过比较分析，我们可以得出公文的充分定义，即：公文是“党政机关及其他组织在实施管理和处理公务过程中，按照法定程序，面向特定对象，以得体语言及规范体式，通过适当媒介，安全及时、精简高效地传递符合客观需要、具有法定效力的公务信息时使用的文书。”

为此，我们可以进一步得出党政公文言语行为的充分定义：“所谓公文言语行为，指的是运用得体语言及规范体式，以党政机关及其他组织的名义，在实施管理和处理公务过程中，按照法定程序，面向特定对象，借助法定文种，通过适当媒介，安全有效地传递符合客观需要、具有法定效力的公务信息的行为。”

三 公文言语行为的构成性规则

从公文言语行为的充分定义出发，我们可以得出如下公文的构成性规则。

1.政治性准则。

公文是社会政治的产物，是实施党和政府的领导，是传达、贯彻党和国家方针、政策、法律及法规的重要工具。因此，公文的内容都具有鲜明的政治性，必须符合党和国家的方针政策，符合法律、法令和上级机关的有关规定。党和国家方针政策，都是通过公文直接地传送出去，实施有效领导和宏观调控。党政机关制发公文，是为了产生效用。但公文如违背党和国家的方针政策、法律等，或与法律法规和有关规定相悖，也就失去了其合法性，就难以产生应有的现实执行效用。如《扬子晚报》2009年2月28日曾报道党政公文的违规问题。××区机关事务管理处发出“史上最牛”的文件《关于提供机动车年审服务的通知》，当中提到“如年审机动车有电子警察违章记录的，机关事务管理处可帮忙协调交警部门，予以免除驾驶证扣分等服务。”这是政府部门滥用手中的权力，公开制发公文，维护部门和个人的利益。利用权力使违规的行为免于处罚，违反了法律面前人人平等的原则，影响十分恶劣。

2.话语权准则。

公文言语行为中说话人(即公文的法定作者)的话语权是法定的，因此要明确公文言语行为的话语权限。公文的法定作者，是指依法成立，并能以自己的名义行使职权和担当义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。这种法定的地位赋予了这些机关、组织在各自的职权范围内制发和办理公文的权力。如各级党的组织及其工作部门、各级人民政府及其职能部门等都是根据《中国共产党章程》《中华人民共和国宪法》以及有关的《组织法》建立的。在《章程》、《宪法》和《组织法》中规定了这些机关部门的职能以及这些机关制定和发布公文的权限。如“命令”，根据我国《宪法》等的有关规定，中华人民共和国主席、国务院、国务院各部和各委员会，县级以上的地方各级人民政府有权发布命令。因此，只有这些具备发布命令权限的机关部门，方可发布命令，其他无权使用命令的机关只能选择其他公文文种，如决定等。

3.受话权准则。

所有公文都有明确而具体的受文对象，其对公文具有阅读权，同时也必须承担办理的责任。公文一经签发，其受文者在接到来文之后，不管对它是否感兴趣，都必须别无选择地认真阅读，照章办理，否则就是失职，甚至还要追究相关责任。公文受文对象一般都由发文者指定，因此公文受文对象具有特指性的特点。公文受文对象有主次之分，公文处理法规中有专门的规定，即分为“主送机关”、“抄送机关”、“发送范围和阅读对象范围”。有一点要注意，有些普发性公文如公告、通告等，并没有明确规定主送机关、抄送机关或传达(阅读)范围，它指定的读者应包括发出公文的党政机关、其他组织之外的社会公众。

在当下政务公开的背景下，除了涉密公文，其他的公文一般都要求向社会公众公开，让公权力在阳光下运行，增加政策透明度和公众参与度，扩大公众的知情权与监督权。因此，要特别重视受众参与，注意在文件制发过程中充分吸收民意，防止拍脑袋的决策和不切实际的公文制发，防止背离依法行政的行为发生。同时在文件执行过程中，坚持公开、透明、务实、有效，多与受众沟通。

4.易读性准则。

易读性主要指的是一种文本容易读懂的程度，主要是就书面语言而言。[5]公文言语行为的易读性，也就是公文言语行为的容易理解性。易读性是由公文言语行为的根本目的决定的，提高公文语言的易读性实际上就是为了提高公文言语行为的有效性。由于公文阅读者的文化层次不同，理解水平不一，必然要求公文的文字简明易懂，表意明白清楚，不晦涩，无歧义。公文应当使用规范的词语，不宜使用尚未被现代汉语吸收或群众普遍接受的新名词、新提法，如社会流行语、网络语言等。公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；对新出现的一些名词术语，使用时应加以注释。如近几年温家宝总理所做的《政府工作报告》，文后都加了“附注”，对报告中出现的一些新名词术语进行解释，以帮助人们理解掌握。2012年的《政府工作报告》“附注”中，对三网融合、云计算、物联网、城镇居民医保、新农合等名词概念及其内涵等均作了具体的说明，以帮助人们理解。总之，公文言语行为的易读性的目的主要是让阅读者易于阅读、易于理解、易于接受、易于贯彻执行。

5.行文必要准则。

行文确有必要准则，是党政机关行文总的要求。长期以来，各级机关单位在行文中普遍存在行文过多过滥的问题，许多工作都依赖发文，发文者忙于制发，收文者疲于应付，结果只有敷衍塞责，陷于文牍主义。因此，制发公文必须从实际出发，行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精的原则。各机关、组织要严格控制公文数量，对于可发可不发的公文坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。坚决消除文牍主义和乱发文现象，铲除“文山”。此外，还应注意简化行文手续，尽量减少行文的中间环节，缩短公文传递时间，扩大传递范围，增强公文透明度，经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

6.客观真实准则。

内容客观真实是公文的生命所在。公文处理应当坚持实事求是的原则，公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，确切无误，不得有任何虚假和错漏。切忌不经调查研究，随意拼凑材料；更不允许无中生有、凭空想象，添枝加叶，移花接木，弄虚作假。同时，公文的内容必须用准确的语言来表达，用词要准确无误。如果在公文写作中用词含混，歧义迭出；或概念不清，留有漏洞；或判断不当，结论模糊，其结果必然带来理解和执行上的困难，甚至造成混乱，也就失去了公文的权威性与严肃性。但是近些年来，一些地方政府及官员信奉“数字出官、官出数字”的理论，弄虚作假，胡编乱造，在经济及其它社会事业统计数字中“注水”，以体现“政绩”。有媒体报道，2009年各省区市GDP统计的综合平均远远超过中央统计的全国数据，只有一个省低于全国标准，这种啼笑皆非的事实说明各地的GDP数据水分不少，数据统计变成了政绩游戏。近年在媒体上曾流传一副对联：“上联：上级压下级，层层加码，马到成功；下联：下级骗上级，层层掺水，水到渠成；横批：数字出官，官出数字。”这副对联颇具讽刺意味，可谓揭示出了“数字造假”现象的本质。

7.得体性准则。

得体，指的是言行恰到好处，恰如其分。公文言语行为必须得体合规，符合公文特定的体式规范和语体要求。首先，公文体式具有严格的规范性，是党政公文法规所规定的，如新颁布实施的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012))对公文种类、公文格式(包括公文构成要素及其位置、排版要求、书写与用纸格式、缮写印制等)、行文规则等作了严格规定和具体要求，公文法定作者必须遵循，不能主观随意，各行其是。但在各级党政机关、组织的公文处理工作中，却不同程度存在公文格式不规范的问题，这影响了公文的权威性，影响了公文的处理效率。其次，行文措辞、语气要得体，表达符合公文的语体特点。要弄清行文关系，把握好分寸。对上要尊重、谦敬，但不恭维逢迎，忌用要挟性语言；对下要严肃，但不自傲训人；对平行单位、不相隶属单位，要平等协商，以礼待人，用商量口气，不盛气凌人，忌用指令性语言。公文写作要求运用规范的书面语言，词语运用必须做到准确恰当；主要运用叙述、说明和议论等表达手法，少用描写和抒情；修辞上，主要运用消极修辞，如排比、对偶等，借以增强文章的气势，有助于作者思想观点的表达。

8.时效性准则。

公文言语行为是一种以言行事行为，因此必须把握时机，严格限时办结制，保证做到及时迅速，讲求公文时效。公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，如果不能把握时机，时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失。因此，必须增强时间观念、效率观念和程序观念，努力提高公文处理时效。所以，公文的拟写、签发、传递和办理，都要求迅速及时，有明确严格的时限要求。特别是紧急公文，应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，有时还可以在标题上标明紧急程度，如《国家食品药品监督管理局办公室关于严防“地沟油”流入餐饮服务环节的紧急通知》(食药监办食〔2010〕)。在公文处理中，一般要求限期传达执行，紧急公文更强调了它的现实执行性。但当前仍然存在公文处理效率偏低的问题。有些机关单位在公文处理中，职责不清，分工不明，手续繁琐，致使公文处理迟缓，出现推诿、扯皮、积压、滞办等现象，甚至出现漫长的公文旅行，误时误事，甚至造成严重后果。据山西新闻网2007年12月20日报道，山西省运城市绛县一纸断电公文，从县政府到县电力公司，两家单位相距不足500米，旅行了一个多月仍未送达；新华网江西频道曾披露，2009年7月7日起，武鸣县伊岭工业委员会向县政府办递交了《关于要求确定基础设施建设项目资金来源的请示》。直至8月19日，该请示终于呈报县政府审定，这一过程历时44天。类似的公文旅行现象，反映了一个机关的工作作风问题，也折射出机关运行机制之弊端。

9.程序性准则。

公文言语行为过程有其与其他言语行为不同之处，即所有公文都具有规定的处理程序。党政机关对公文的制发和办理等处理程序均作了严格规定。如新颁布实施的《党政机关公文处理工作条例》明确规定了公文的“拟制”，必须经过“起草、审核、签发”的程序。经过机关领导人签发的文稿才能缮印、用印和传递。因此，任何机关单位都必须严格遵守国家的统一规定，任何人不得违反处理程序擅自处理，不得有任何随心所欲的不规范行为。在实际工作中，依然存在着由于机关、组织办文程序不规范的情况，有的甚至导致事故发生，造成重大损失等严重后果。如据新华社报道，2008年4月28日胶济铁路发生的特大交通事故，事故的原因与济南铁路局对发文工作的不重视密切相关。该单位4月23日、 26日、28日三次发文的内容前后矛盾，公文撰稿、审核、会稿、签发程序不严格；公文文种选择错误，应该使用 “命令”而只使用印发“通知”；公文送达方式错漏百出，文件发布形式错误，以局域网送达重要文件，不设置紧急程度；文件处置不到位，应有的跟踪催办方式缺失等。这一重大事故，充分暴露了部分机关单位工作人员对公文的发送方式、程序等的不重视，给党和国家造成了无法弥补的重大损失。[6]

10.信息安全准则。

公文所传送的内容信息并非可以全部公开，也并非所有人都有阅读权。公文有比较明确的保密要求，有些公文涉及到不得对外公开的内容信息，如有泄露将会造成严重损失，因此对此类公文必须提出明确的保密要求，确保国家秘密的安全。当前要求政务信息公开，这与公文的保密并不矛盾，对于涉及国家秘密的文件，要严格按照保密法规做好传递工作，防止涉密文件的泄密。随着电子公文的出现，使秘密的载体发生了革命性变化，信息传播从“有形”走向“无形”，容易使人产生思想上的麻痹。一些机关、单位对纸质公文的保密很重视，而对储存在软硬盘上的电子公文则随意处置，更谈不上进行保密管理。此外，电子公文在网络环境中传播和存储，极易受到黑客攻击，造成公文失密、信息被盗、被删除或被改写等严重后果。如2007年4月27日上午10时，身为某市金融办综合处副处长的郭某违反保密规定，使用涉密移动硬盘将计算机内网处理完毕的文件备份后，在未将该移动硬盘从计算机取下的情况下，通过隔离卡将计算机切换到互联网上接收工作邮件，使涉密移动硬盘连入互联网，造成泄密。经核实，移动硬盘中共存有标识为“秘密”的文件两份，资料若干份。当前机关单位中不同程度存在保密意识淡薄、秘密载体管理不够规范、机密的定密不够准确、科学技术防范水平较低等问题，出现了泄密问题。

11.媒介适宜规则。

媒介是指介于传播者与受传者之间的用以负载、传递、延伸特定符号和信息的物质实体，它包括报纸、广播、电视、网络等及其生产、传播机构。我国各级党政机关和企事业单位的传统行文媒介是以带有公章的红头文件为准的纸质文件。随着互联网在我国的逐步普及，电子政务、办公自动化、电子公文处理等新的政务形式出现，公文传递发生了很大的变化，改变了单一的纸质文本的传递形式，有些机关单位已经从纸质文本传递形式逐步实现电子化。目前，各机关单位的公文普遍实行纸质公文和电子公文同时运行机制，电子公文和纸质公文具有完全一样的公文效力和法律效力。但公文仍要印制少量纸质文本，以便存档备查。同时，各地各单位也对电子公文传输的内容进行了规定，如印发的普发文件、会议通知、上报的请示、报告等，可以用电子公文传输，而机密级 (包括机密 )以上的公文不得传输。此外，随着近年官方微博的纷纷开通，有的机关单位开始尝试启用微博公文。如2011年浙江海宁司法局发布了《关于启用微博公文的通知》，称自4月1日起，该市司法系统启用微博公文，首次用微博形式发布政府部门公文，开全国先河。因此，在保证公文信息公开、安全的前提下，当前公文必须选用适宜的媒介进行传递发布。

综上，公文作为言语行为，是一种受规则制约的以言行事行为。我们关注和研究公文言语行为的构成性规则，可以进一步拓宽公文学研究的理论视野，使公文处理过程的研究更为全面，从而更有效地指导公文处理工作，可以进一步提升公文以言行事的效果，提高公文的社会价值和现实效用。

[1][2]何自然，冉永平.新编语用学概论[M].北京：北京大学出版社，2011：7.

[3]徐默凡，刘大为.汉语语用趣说[M].广州：暨南大学出版社，2011：9.

[4]胡范铸.试论新闻言语行为的构成性规则[J].修辞学习，2006(1)：1-7.

[5]陈佳璇.法律语言的“易读性准则”与“易读性”测量[J]. 修辞学习，2006(4)：21-22.

[6]冒志祥.谈政务公开下的公文传播[J]. 应用写作，2010(2)：4-7.

ClassNo.:H030DocumentMark：A

(责任编辑：郑英玲)

OnConstitutiveRulesofSpeechActsintheOfficialDocuments

Zheng Lixin

Official document , as a speech act , is an act which is constrained by some rules . The paper explores the nature of speech act in the official documents in terms of constitutive rules ,and proposed some constitutive rules in the official documents . It argues that the study of the constitutive rules in the official documents is of great significance both in theory and in practice.

official documents；verbal behavior；full definition method；constitutive rules

郑立新，副教授，莆田学院中文系。研究方向：应用写作。

1672-6758(2012)12-0120-4

H030

A