高校文件和档案管理融入业务活动的现实途径

于应华

高校业务活动包含多个层面、多种要素，其运行过程是一个由各组成要素多维互动的过程，在其运行过程中，形成了大量文件和档案。高校文件和档案管理是对高校文件和档案的形成、接收、维护、利用、保护和处置的系统管理。高校文件和档案管理只有融入高校业务活动才能提高工作效率，促进高校文件和档案管理更好地服务于教学管理、科学研究、领导决策及师生生活，保证教育目标顺利实现。那么，作为引领先进文化发展的高校如何实现文件和档案管理融入业务活动？本文试图在此作些探讨，以求教于同仁。

一、高校文件和档案管理跟高校业务活动的关系

高校最根本的组织目标有两个：一是传播知识，培养人才；二是生产对社会有用的知识，创造新知识。通俗地说就是教育和科研两大目标。高校以实现组织目标为目的的各项活动都称为高校业务活动，诸如教学、科研、日常行政管理等等。高校文件和档案管理跟高校各项业务活动之间具有十分密切的关系。

（一）高校业务活动是高校文件和档案产生的源泉。没有高校业务活动就不会产生高校文件和档案。高校文件是高校在实施各项重大业务活动时经过认真研究和筹划形成的，包括组织实施有关工作所依据的具体书面意见、计划、方案、规程和标准等，是人们在实践各项业务活动的指导思想、具体要求和预期目的的完整真实的体现。高校档案由高校文件转化而来，是高校从事招生、教学、科研、管理等业务活动中直接形成有保存价值的历史记录。没有高校业务活动就没有文件和档案，离开了高校业务活动，高校文件和档案就成了无源之水，无本之木。

（二）高校文件和档案是高校业务活动的自然衍生物。高校文件和档案产生和形成于高校业务活动，是高等院校及其教职员工在履行其法定义务或业务活动过程中形成、收到并保管作为证据及信息的记录。高校文件和档案管理是以文件生命周期理论为基础，对一个机关内所形成的文件进行有效控制的管理活动，即从产生履行职能的现行文件到最后被销毁，或成为永久保存档案移交档案馆的整个文件生命过程进行有效控制的管理活动。根据《高等学校档案部门业务建设规范》，高校文件和档案管理必须实行“三纳入”“四同步”管理，可见，高校文件和档案是与高校业务活动相伴相随形成的，是高校业务活动的自然衍生物。

（三）高校业务活动是高校文件和档案管理的原始依据。高校文件和档案管理政策、制度及分类方案的制定，文件档案管理人员的分工安排，文件材料的真实性、可靠性、完整性的确保，以及工作的绩效评价等，都与高校业务活动息息相关，并贯穿其全过程。有学者指出：“当前，各国的信息化建设导致文件和档案管理与行政管理的关系更为紧密，文件管理对行政管理的可靠性、透明度和效率至关重要”，“文件和档案管理作为一种治理手段，不仅直接关系到行政管理的可靠性强弱、透明度大小和效率高低，也影响着政府廉洁程度、公民权利保护和政权稳定状况。”[1]

（四）高校文件和档案管理是高校业务活动的重要组成部份。高校文件和档案从高校业务活动中产生，支撑高校业务活动，管理高校业务活动，进而服务于高校业务活动。恰当的文件档案管理应该与业务活动过程及业务系统集成，应该将高校文件、档案管理与文件形成与管理的业务需求相联系，而不能把它作为一项孤立活动来进行。“文件管理是机构管理、规划及业务活动的有机组成，应当树立文件信息管理与业务管理集成管理的意识。”[2]

（五）高校文件和档案管理是延续高校业务活动的重要途径。高校文件和档案作为高校业务活动的产物，既是高校行政管理的工具，又是积淀高校历史文化，传承高校文明的重要手段。不管文件保存在何处，文件处理及其相关过程都已贯穿了从其形成开始至其存在的全过程，包括档案馆对它的管理和利用。文件的真实性、可靠性、完整性、可用性要求融入业务系统和文件系统的设计，以保证文件的属性得以维护。高校档案文化不仅能保存传统文化，继承传统优秀文化，而且是直接参与高校业务实践活动及创新新文化的源泉。高校文件和档案管理只有融入高校业务活动，才能有利于提升高校文件和档案的管理价值，提高教学科研、行政管理等业务活动的工作效率，提升服务质量，提高管理水平，支持教育发展，满足高校决策者和广大师生的需要。

二、高校文件和档案管理融入业务活动的现实途径

（一）从高校业务活动需求出发依据文件档案管理要求建章立制。这是规范高校文件和档案管理，保证高校文件和档案管理融入业务活动的制度保障。高校文件和档案作为高校业务活动的产物，是行政管理的工具。高校通过从高层决策支持出发，制定和组织实施积极的文件档案管理政策，规范整个学校文件和档案管理环境，能促进高校各部门管理能力的提升。良好的文件和档案管理制度运用到业务活动中，不仅能保障文件档案的形成、积累按预计轨道有序运行，列入相关人员职责范围，而且能减少不必要的重复劳动，保证档案质量，提高工作效率。

（二）建立与高校业务活动需求匹配的文件档案管理体系。要建立与高校业务活动需求匹配的文件档案管理体系，须注意如下三点：第一，必须体现领导高度重视，机构高层参与，有专门的文件档案管理制度与规范，将文件管理政策作为日常工作的依据。第二，文件档案管理要明确责、权、利，由文件档案管理人员专职负责，机构全员参与文件管理全过程，全校教职工包括教师、科研工作者、行政管理人员、工勤人员、学生等都必须对文件的形成及其真实性、可靠性、完整性、可用性的维护负有责任，文件管理成为相关教职员工绩效评估的重要内容之一。第三，文件档案信息分类、移交、保管、利用应与业务活动过程及业务系统集成，而不是作为一项孤立的活动单独进行。

（三）文件档案管理人员提前介入业务活动，参与业务活动的指导、检查与考核。从档案工作的角度，加强对业务活动的指导、检查与考核，是实现高校文件和档案管理融入业务活动的重要手段。 “档案人员需要进入电子政府的工作流而非接收信息时代边缘化的角色。”[1]监督和指导本单位文件材料的形成、积累、鉴定、整理和归档工作，应综合考虑不同管理对象的形成特点和运动规律及它们之间的相互联系，有针对性地分别设计出不同类目的档案。文件和档案管理人员参与业务活动的检查、考核，两者相互促进，使档案资源建设触角由历史向现实延伸，收集档案由职能部门向教学、科研第一线师生员工个人延伸，由单一的纸质档案向多载体档案材料延伸，增加档案资源信息储存量，不断丰富馆藏，切实保证高校档案资源不断注入新成分、新元素。

（四）计算机和网络技术在高校文件档案管理中的广泛利用，为高校业务活动提供更快捷便利的服务。计算机和网络技术为高校业务活动提供快捷便利的利用服务是实现高校文件和档案管理融入业务活动的重要途径。随着现代科技的发展，电子文件大量产生，国内外文件、档案管理实践不断革新和完善发展，特别是文件、档案前端控制理论和全过程管理等新理论逐步引入文件、档案管理实践，成为档案学理论的新内容。高校文件和档案管理不仅能从电子文件源头上规划设计文件管理系统，规范文件管理，及时收集到齐全、完整的档案材料，而且能简化文件和档案管理的工作程序，提高文件和档案管理的工作效率，实现生成文件的远程传递、异地处理、全球利用，以及相关单位之间档案信息资源共享。

（五）文件档案管理人员直接参与学校重大业务活动。如果有条件，文件档案管理人员最好直接参与学校重大的教学、科研、管理等业务活动，定点、定期跟踪信息及证据的捕获，这是高校文件和档案管理融入业务活动的直接体现。为此，文件档案管理人员必须事先了解业务活动的每个环节、关键或核心问题及指标体系，提出文件材料的形成要求，及上交材料的规范格式，确立文件收集、整理流程，实现文件材料的前端控制和全过程管理。在以电子文件为主的高校，要参与办公自动化系统、信息管理系统的开发设计活动，监控电子文件的流向、鉴定数据采集、处置和归档工作。这样，不仅能有效地保障和提高所管档案的质量，而且能更有效地管理文件与档案，更充分地发挥文件和档案的作用。

（六）加强文件档案管理业务培训，提高全校师生的档案意识。“文件管理系统的建立与实施涉及机构上下、内外各层次和各方面的人员及其工作，但文件管理本身又是一项专职化的管理业务，应该有专门的业务管理要求及管理办法。机构所有人员都需要接受文件管理培训”。[2]可以说，加强档案管理业务培训，提高全员的档案意识，是实现高校文件和档案管理融入业务活动的“人本”手段。新颁布的《普通高等学校档案管理办法》规定：有条件的高校，应当在相关专业高年级开设档案管理选修课。这就为高校档案部门开设档案公选课提供了法律依据和保障，满足了档案管理不断向教学业务活动延伸和拓展的需要，同时也有利于当代大学生拓宽视野、完善知识结构、提高综合素质。近年，笔者尝试在本校开设“档案与生活”公共选修课，收到明显效果。另外，常见的目标明确的短期档案知识培训也是高校文件和档案管理融入业务活动的重要途径。

（七）利用高校文件和档案建设校史陈列馆，开辟德育新课堂。这也是实现高校文件和档案管理融入业务活动的重要途径之一。高校文件和档案作为高校业务活动的原始记录，真实地记录和反映了文件和档案形成者的思想、行为，留下了形成者的手迹声像，能让人们看到历史真相。高校文件和档案真实地再现了高校文明发展的历史，蕴含丰富的历史文化知识，具有重要的文化媒介作用，其真实性、权威性为师生普遍认可，所以，用它作为素材建设校史陈列馆，能成为对大学生进行思想政治教育以及文化教育的不可替代的德育新课堂。

[1] 黄霄羽.全球档案专业的新思维、新目标——第16届国际档案大会特点评析[J].档案学通讯, 2008（6）：5-4.

[2] 安小米.基于 ISO15489的文件档案管理核心标准及相关规范[M].北京：中国标准出版社, 2008：18.