高校办公室工作人员必备的能力与素质

马爱军

（长江大学 学校办公室，湖北 荆州 434023）

高校办公室是学校的综合职能部门，在学校工作中起着承上启下、协调左右、联系内外的纽带作用，是学校管理的枢纽，也是展示学校形象的重要窗口。高校办公室工作纷繁复杂，涵盖面广，具有全局性、政策制约性、综合性、协作性、变动性、辅助性和服务性等特点。随着社会的发展以及当前国际国内形势的复杂多变，使得教育的管理也变得越来越复杂，加上当前教育体制改革的深入推进，对从事高校办公室工作的管理人员提出了更高的要求。那么，在新的形势之下，要做好高校办公室工作，应具备哪些方面的能力和素质呢？笔者认为，“三个意识”和“四种能力”是一名优秀高校办公室工作人员必备的能力与素质。

一、高校办公室工作人员应具有“三个意识”

第一，具有大局意识。我们常说的一句话是“顾全大局”，办公室的特殊职能和特殊作用，决定了从事高校办公室工作的同志必须具备大局意识，而且要牢牢把握大局。要把握大局，就必须增强讲政治的自觉性。高校办公室工作很复杂，每一项具体工作中都包含着政治，都有大局。把握了大局，我们就能够坚定不移地坚持党的路线、方针和政策，更好地肩负起为学校事业发展做好工作的职责。要把握大局，还要增强工作的主动性。办公室工作涉及面广，且事务性居多，只有胸怀全局，才能够站得高，看得远；在工作中想在前，做在前，才能够把那些看似简单琐碎的事情做精、做细，才能把务实与务虚有机地结合起来，在具体工作当中分清轻重缓急，做到有条不紊，忙而不乱。

第二，具有服务意识。办公室作为学校机关的综合办事机构，服务的触角涉及到方方面面，这就要求办公室工作人员增强服务意识，切实转变工作作风，克服形式主义，做到真抓实干，躬身践行，办实事、求实效；努力转变工作方式，不断增强服务的主动性，要把办公室工作的重心，转变到既要完成日常的事务性工作，又要兼顾为领导决策参谋服务上来；要在完成日常工作的过程中力求做到超前谋划、提前介入，变被动服务为主动服务；要在继承有效的工作手段和工作经验的基础上，积极创新，充分利用现代化办公手段，不断完善和优化办公室工作的运行机制，拓宽服务领域，提高工作效率，使办公室工作有新的作为；要树立整体意识和全局的眼光，把服务贯穿于工作的全过程，体现在办文、办事、办会的每一项具体工作之中。

第三，具有责任意识。学校办公室的工作不同于其他部门，很少有轰轰烈烈的活动，也很少有出彩上镜的机会，大多是些台下、幕后和无名的工作。甚至有很多看起来是无关紧要或并不重要的小事，如接电话、发传真、会议通知、文件校对、车辆安排、盖章用印，等等。看起来是小事，但都与学校的日常运转紧密相连，办好了是小事，而出现纰漏或闪失，就成了大事，有的甚至直接牵动全局。所以“办公室工作无小事”，办公室工作没有绝对的大事小事之分，大事中有许多小事情不能忽略，小事中有大的责任不能大意。因此，必须强化责任意识，要有高度的责任感，要对工作负责任、对事业负责任、对领导负责任。这就要求办公室的工作人员首先要有责任心，不管什么工作都要认真对待，干就干好。要增强工作的预见性和创造性，善于见微知著，敢于打破常规，为领导决策当好参谋。树立责任意识，还要勇于承担责任，出了问题要敢于面对，不推诿，不搪塞，有错必纠，知错必改。

二、高校办公室工作人员应具备“四种能力”

第一，具备文字综合能力。办公室承担着大量的公文起草和文字综合任务，经常要面对重要的公文、各类领导讲话、汇报材料、工作总结以及领导随时交办的文字任务，应该说责任也十分重大。有些是很重要的，有些是很紧急的，如果没有扎实的文字综合能力，就难以满足办公室工作的需要，难以令领导满意，所以，办公室的同志一定要练好文字基本功。要提高文字综合能力，基础和悟性固然重要，但主要的还是要靠后天的学习和钻研。要在从事繁杂的事务性工作的同时，潜心静读，钻研业务，勤于练笔，提高素质，成为适应办公室工作要求的多面手。

第二，具备组织协调能力。办公室工作涉及方方面面，大到重要活动的组织、重要会议的安排，小到文件的编号、公章的使用、车辆的调度，几乎每一件事都要和其他部门发生关联，如果稍有不慎，就会造成部门和部门之间、同志和同志之间的误解，给工作带来极大的不便与麻烦。因此，这就要求办公室人员不断提高自已的组织协调能力，能够在繁忙的日常工作中妥善处理好各种复杂关系。组织协调能力的提高，除了要认真学习一些管理知识外，还要善于站在他人的角度换位思考，做到充分理解人、尊重人、成全人。要有广阔的胸怀，不斤斤计较，时刻做到以大局为重，在遇到不被理解的时候，要沉着冷静、在不急不躁中与他人做好耐心细致的沟通，如果能做到晓之以理，动之以情，那么隔阂就会消除，就能达到共同前进。

第三，具备创新开拓能力。“创新，是民族进步的灵魂，是一个民族兴旺发达的不竭动力”。民族发展需要创新，办公室工作也需要创新。办公室工作头绪多、事情杂，这就要求办公室工作人员总结经验，打破常规去思考和处理问题，从而达到最好的效果。以创新为手段，“超常规、跨越式”发展，才能提高工作效率，达到预期目的。那么，创新开拓能力表现在哪几个方面呢？笔者认为，一是在思想观念上创新，办公室同志经常要面对和处理各种各样的事情，要善于用新思维去研究问题，用新观念做好服务，在思想认识上要不断适应新形势，创造性地开展工作。二是在工作方式上创新，办公室同志要做到“三个转变”，即在原有工作方式上向超前服务、主动服务转变；向优质服务、精品服务转变；向敢于竞争、勇于挑战转变。三是在工作机制上创新，要有一个能充分调动他人积极性的用人机制，要不断地创新机制，形成良性的工作氛围，不断促进人的全面发展，始终保持办公室的先进性。

第四，具有贯彻落实能力。督促检查工作是办公室的重要工作职责。其根本目的就是推动学校党委和行政以及上级决策得以全面贯彻落实。总的来说，就是要抓好3个方面的工作。一要抓贯彻。抓好上级决策的贯彻落实，是各级领导集体讲政治的最直接体现。接到上级决策后，首先应认真传达学习，领会其精实质，同时，紧密联系学校实际，做出切实可行的实施方案并认真组织贯彻落实。办公室要做好服务工作，协助学校领导强化督查检查工作。二要抓重点。要围绕学校中心工作、重点工作，通过跟踪督查、重点推进、及时反馈等手段推动这些工作的贯彻落实。三要抓检查。办公室要强化对二级单位办公室相关工作的业务指导与检查，要深入基层、深入实际，从中及时发现问题，分析原因，研究找出解决问题的对策和方法。

［1］姜岩.高校办公室工作应做到“四讲”和“四重”［J］.辽宁师范学院学报（社会科学版），2001（3）.

［2］刘荣华，危煜祥.新时期提升高校办公室工作水平探讨［J］.长江大学学报（社会科学版），2010（5）.