外语院校图书馆采购招标中的问题及对策

2012-02-15屈宏明

图书馆学刊 2012年10期

屈宏明

（北京第二外国语学院图书馆，北京 100024）

屈宏明男，1966年生。情报学硕士，副研究馆员。研究方向：文献资源建设。

由于近年各学校专项经费的大量增加，从立项到结项，整个过程都要按照政府采购的要求去执行，政府采购规定到一定的经费额度，《2006中央预算单位集中采购目录和标准年规定》自行采购达到50万，必须按照《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》的要求去公开招标。

高校的合并、扩招以及教学评估等对图书馆办学条件的需求，使得图书需求专项经费大量增加，它为高校图书馆实施招标采购提供了条件。《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》两部法律的颁布实施，也为高校馆图书招标采购工作提供了有力的法律依据。全国绝大多数高校馆均采用招标方式选择供应商。有些是通过招标公司进行公开招标，有的是自己组织招标小组进行内部招标。不管何种招标方式，都向规范化、法制化的轨道迈出了重要一步。当然招标采购也存在诸多问题，政府采购招标这种公开、透明、规范化的管理方式是一种趋势，但需要一个完善的过程。

1 政府招标采购势在必行

1.1 图书招标采购的形式

根据图书、报刊、电子资源等不同特点，《中华人民共和国政府采购法》第三章第二十六条规定，目前高校馆政府采购主要采用以下方式：①公开招标；②邀请招标；③竞争性谈判；④单一来源采购等形式。

1.2 图书招标采购的优越性

1.2.1 节约了图书购置经费，使有限的图书经费发挥最大效益。通过招标使图书馆获得更优惠的购书条件，节省的经费可以购买更多的图书，提高了经费使用效益，丰富了馆藏。

1.2.2 从制度上规范了采访工作和采购行为。通过招标采购，增强了采购资金支出的透明度，可有效避免暗箱操作、明折明扣。另一方面，招标文件中对图书馆应承担义务的规定（如付款周期等），也对图书馆形成了约束机制。这些都有效杜绝了商业贿赂等腐败现象的滋生。以实洋结算既维护了图书馆的利益，又使采访人员能在透明、规范的环境下做好选书工作。

1.2.3 有利于选择资信优良的书商，保证图书馆馆配图书的整体服务质量。招标采购可吸引更多的书商参与竞标。图书馆通过对书商资质、规模、信誉度等方面的考察，以及对其投标文件等的审核，能够广泛了解到各书商详细信息，从中选择资信优良、服务水平高的书商，有效地保证图书资料采购的质量。

1.2.4 图书馆可获得更多的配套服务。书商为占领图书市场，一般会尽可能多地提供配套服务来吸引图书馆。通过招投标竞争，可充分发挥经费的使用效益，而且能得到更多的配套服务。可有效地节省图书馆的人力、物力，提高工作效率。通过招标，可将部分图书馆工作交由书商来承担，如图书拆包、验收加工、编目等项工作，可采用全加工（采访-编目）或半加工（采访验收）方式，由书商提供售后服务，减轻了图书馆工作人员的压力，提高了工作效率。

2 外语院校图书馆采购招标中的问题

高校图书馆图书采购具有学术性强、品种多、复本少、采购数额大、非一次完成等特点。外语院校图书馆在政采招标中还存在语种多、专业化、特色化强等个性化特点，另外对到书率和到书速度要求高，所选图书一般是期货。

2.1 小语种图书采购难

小语种图书尤其是原版小语种图书，供应商都不愿意去采，因为小语种图书在图书进口过程中存在折扣高、周期长、报关难、各小语种国家出版商服务水平参差不齐、出现重书后难以调剂等情况。

2.2 到书率低

图书折扣率原是图书供应商为向客户提供良好的服务所支出的成本，现在却异化为一种促销手段。某些书商在投标时以价格优势中标，而服务则无法保证。某些商家在配套方面能省则省，不能提供出版信息，不能保证到货率，有的甚至自己在竞标时的承诺都无法履行。重点出版社的图书，在招标后因价格的原因迟迟不能到货，直接影响图书馆的到书率、馆藏质量。

2.3 影响图书采购的时效性和连续性

某些期货出版社因用户订数少等原因而迟迟不能付诸印刷，致使到书周期延长；书商为了维护新客户，无暇顾及旧客户，或照顾大客户，忽视小客户致使图书滞留在他们手中而迟迟不能发货，从而影响图书的到书率。

另外，政府采购流程长，可能造成经费使用上的大起大落，难以保证文献采购的连续性。以笔者所在学校图书馆为例：受经费下拨、资格审查和公开招标等流程因素的影响，2011年到8月份还没一本新书进馆，而为了能保证在年底把购书经费正常用完，用短短3个月的时间采购一年的图书，采访行为很大程度上受到时间的限制，缺乏连续性和时效性。

2.4 文献采购到货周期零散，难以统计

图书招标的本质是招商。图书采购的特点决定了它不同于其他大宗货物采购的现货交易，也不是一次性采购，标的物不是非常明确，也没有严格的交货时间限制，而是一种持续性的经济行为；其次，目前的图书采购是预订与现采相结合，预订的图书中有部分是期货，由于订数不足、作者包销等原因，有部分图书最终可能无法采到，较好书商期货的到货率也只能达到85%，除非全部采购现货品种。由于招标标的物、交货时间等有很多不可控制、不可预知的因素，使采购人和投标人的责、权、利没有非常明晰的标准。

2.5 招标方如一味追求经济效益最大化，很难取得双方共赢

书商为了占领市场，只有提高优惠率来增大中标的砝码，优惠率几欲突破书商所能承受的极限，外加各种配套措施、售后服务手段，书商几乎无利可图，那么只有牺牲采购人的利益来投招标机构所好。在此情形下，书商为保利润，对很多进价较高的出版社（如高等教育出版社、外语教学与研究出版社等）的图书，以缺货为由不予采购，致使该类图书到货率较低；更有甚者，有些不法书商为保利润，以次充好，以假乱真。

2.6 没有图书馆专家参与的评标标准也普遍存在问题

依据《中华人民共和国招标投标法》的要求，在招标书中应有明确的评标标准，但在实际操作中，图书采购招标书里只有采购人的一些要求，诸如书商提供出版信息的能力、数据的加工能力及质量、售后服务的态度及措施、与采购人的沟通诚意及能力等，没有明确地提出评标标准。即使有，标准的制定者也是招标机构，而非图书馆。这就存在一个问题：评标机构的成员和程序不能充分反映采购方的要求，不能充分考虑图书馆方的一些特殊需求，而是更多地倾向优惠率的考虑。

3 外语院校图书馆采购招标的对策

3.1 加强与主管部门的沟通

政府采购仅仅是一项政策上的要求，其对采购的规定也仅仅针对采购程序而言，而非具体操作细节。由于政府主管部门对文献资料采购的特殊性认识有较大差异，有的实行全额招标，有的只是部分招标；有的只对中文图书进行政府采购，有的对所有文献类型都进行政府采购。所以加强图书馆与政府主管部门的沟通是做好政府采购的首要条件。

3.2 采取分包的方式提高报价折扣

小语种图书尤其是原版小语种图书，由于其在图书进口过程中存在折扣高、周期长、报关难、各小语种国家出版商服务水平参差不齐等因素，会出现该类型图书难以调剂等情况。所以，将不同国家和地区的小语种图书分包，主要根据小语种小到什么程度进行报价。比如西语中的德语、法语、西班牙语、葡萄牙语，使用的国家较多可做一个分包，日语、朝鲜语等距离我国较近可分一个包，俄语、阿拉伯语可分一个包，当然如果每个语种采购量都很大，也可单独分一个包进行招标。

3.3 重点出版社图书难以保证，采取分包的方式提高报价折扣

为解决重点学科专业图书难以保障的问题，由本校学术委员会或图书馆工作委员会及图书馆学生工作委员会圈定重点采书的出版社。出版社的名录由图书馆提供，最后以图书馆工作委员会会议方式讨论定出能保障学校重点学科建设及专业设置的一类重点出版社及二类重点出版社和一般重点出版社。分包报价的好处是避免造成重点批发折扣高的出版社图书难以保障的情况。

3.4 解决到书周期、到书率难以统计问题

建议书商采取订单全程监控的方式，让订货随时查询，目前许多网上商城都做到了订单的全程监控，使发订单的买方放心，即便是货物未到也可清楚订单执行到什么状态。如京东商城、凡客网等对订单流程全监控都可以为图书供应商提供借鉴。只有在书商层面解决了到书周期的问题才是关键。

3.5 建立以招标为主导的多元图书采购体制

在经费支配上，可划拨给图书馆一定比例的自行采购额度（最好占有5%～10%的经费），这样做首先可以满足图书馆的特殊需要，如满足急需的、无法用支票结账的图书及部分灰色文献的采购；还可以以少量的资金和有潜在实力的非招标书商合作，以考察该书商的供货能力、到书周期、到书率及其他服务质量，为未来的招标工作做必要的准备。

3.6 评标工作应有众多的图书馆方面专家参与

现有的评标人员构成多数非图书馆方面人员，他们并不十分了解图书馆文献采购工作的特点，在评标时考虑问题难免偏颇，对书商的规模及历史等因素考虑较多，而对书商为图书馆提供的服务能力方面考虑得较少，致使招标结果不利于开展工作。因此，在评标人员组成上应有众多的图书馆方面专家和图书馆采访人员参与。

3.7 正确认识折扣，客观和公正评标，取得双赢格局

折扣不是图书馆选择书商的唯一标准。除折扣外，还应考虑书商提供新书信息的完整性和及时性、书商的到书率、到书周期等因素。如果一味追求高折扣率，就会牺牲图书质量和一些增值服务，如信息采集、数据加工、运输等服务。针对目前图书市场存在的不正当竞争现象，图书馆方面应呼吁有关部门正视折扣问题，充分认识到折扣对图书馆采访工作造成的负面影响，积极争取合法的经费投入，同时在招标等决策方面应尊重采购人员的意见，避免通过牺牲藏书质量或服务来获得折扣的行为。