论高校图书馆文献资源采集信息公开

高树庆 （泉州师范学院图书馆 福建 泉州 362000）

在2010年“两会”期间，全国政协委员、复旦大学图书馆馆长葛剑雄抨击了部分高校图书馆采购图书收受回扣的现象，并“裸晒”了2009年复旦大学图书馆的经费开支，赢得了众多赞誉[1]。近年来，随着高校扩招步伐的加大，高校腐败案件频繁发生。究其原因，除了管理制度建设滞后、教育机制不健全、预防机制不完善外，由信息不公开导致的监督机制滞后也是重要原因。《高等学校信息公开办法》（以下简称《公开办法》）于2010年9月开始施行，其中明确规定，“高等学校必须公布有关财务，资产与财务管理制度，学校经费来源，年度经费预算决算方案，财政性资金，受捐赠财产的使用与管理情况，仪器、设备、图书、药品等物资设备采购和重大基建工程的招投标等的信息。”[2]高校图书馆文献资源采集属于学校物资采购范畴的一部分，理所当然要遵照《公开办法》的要求，及时、规范地公开采集信息，接受本校师生和社会大众的监督，防止暗箱操作，消除腐败因子，以此提高图书馆文献资源采购行为的透明度。

1 文献资源采集信息公开的必要性

1.1 保障读者的知情权、参与权、表达权和监督权

知情权是公民的一项政治权利，在法律许可范围内，图书馆有义务为读者提供与本馆相关的文献资源采集信息。然而，图书馆相关人员要么由于在文献资源采集过程中存在腐败行为或者担心工作被读者挑剔，抱着多一事不如少一事的态度，不主动公开文献资源采集信息；要么敷衍了事，仅公开采集制度、采购流程等，而没有真正公开读者比较关心的实质性内容，如图书馆每年的采购经费额度、经费的使用情况、具体的文献资源采集目录信息、采购的折扣率等[3]。这些均导致读者对图书馆管理产生质疑，渐渐失去信任，同时也严重影响到读者的相关权益。因此，图书馆应该充分认识到为读者服务的重要性，确实保障读者获取文献资源采集信息的权利，杜绝一切人为设置的障碍与隐瞒采购信息的行为。

1.2 有效遏制腐败，提升图书馆正面形象。

一方面，高校图书馆必须根据《中华人民共和国政府采购法》[4]和《中华人民共和国政府信息公开条例》[5]的规定，遵照公开、公平、公正的采购精神，合理、规范地公开文献资源采购信息，让读者行使监督权，避免采购过程中的暗箱操作，防止发生收受回扣等腐败行为；另一方面，图书馆公开文献资源采集信息也是在为采购人员“证明清白”，提升图书馆的正面形象。如今不少读者对于图书馆的文献资源采购环节有误解，认为其中存在工作人员和供应商的权力交易。因此，只有公开文献资源采集信息、让更多的读者了解文献资源采集的实际情况，才能消除这一误解。其实目前很多高校图书馆都采取实洋付款（实洋=图书实际码洋×折扣率）的方式，并非以码洋付款，减少了图书馆收取回扣的可能。由此可见，高校图书馆公开文献资源采集信息也是对自身的一种宣传形式，应把握住这种消除负面形象的有利时机。

1.3 是提高高校图书馆文献采访质量的“催化剂”，有利于馆藏建设。

高校图书馆公开文献资源采集信息，一方面可以将图书馆工作置于读者的监督下，加强采访人员的工作责任感，调动采访人员的积极性和创新性，使其变压力为动力，提高工作效率，严格控制好文献资源的采购质量；另一方面，能够避免采访人员的知识局限性，使其通过更多的图书荐购渠道及时与师生沟通，从而让读者能真正参与到文献采购工作中，发挥读者的主观能动性。例如，让读者对需要补充的专业文献资源或者文献资源采集方面存在的不足提出有效的建议，采访人员据此修正采购计划，提高文献采购的合理性，从而提高文献资源建设质量。

2 文献资源采集信息公开的范围和内容

2.1 文献资源采集信息公开的范围

高校图书馆采集的文献资源一般包括：纸质图书与报刊、电子资源以及各种视听文献和缩微文献等，而通常采取的采集方式则包括购买、呈缴、交换、捐赠、征集、复制等。根据《公开办法》第2条的规定，对于高校部门提供社会公共服务过程中产生、制作、获取的以一定形式记录、保存的信息，都应当按照有关法律法规和该办法的规定公开[2]。这就要求高校图书馆在明确信息公开范围的基础上，将通过各种渠道采集、以实体或者虚拟的形式保存的馆藏文献资源最大限度地提供给本校师生使用。然而，对于《公开办法》第10条第4款中对“学校规定的不予公开的信息可以不公开”[2]的规定，笔者认为有待商榷，因为这相当于高校可以自行决定不公开的信息，不利于扩大信息公开的范围、提高信息公开的透明度。

2.2 文献资源采集信息公开的主要内容

（1）图书馆文献资源采集和验收的制度、原则、工作细则及流程 包括采购的文献资源类型，文献资产的登记、入帐等财务管理制度，图书馆具体采购决策形成的过程，采购小组人员构成。

（2）年度采购经费的来源、预算、分配比例和开支情况 财务公开是目前高校比较敏感的话题，图书馆的采购经费主要来源于高校的财政拨款，偶尔也会接受一些社会捐助。图书馆应该建立健全财务手续，由图书馆馆长在年度文献资源建设预算报告提交之前组织文献采访人员对文献资源的采购原则和需求进行分析，提出初步的文献采集经费预算方案，并经会议研究讨论后形成文献资源采集经费预算报告，报请分管校领导审核。文献资源采集经费预算报告应在学校相关部门审核并批准后，及时向本校师生公开。在文献资源采集经费使用分配方面，图书馆应建立采购满意度评价体系，多听取本校师生的建议，使他们充分发挥参与权，并合理分配图书、报刊及数据库的采购经费比例，使采购更具针对性，从而提高采购经费的使用效益。尤其是在每年年初，图书馆应该详细公布上一年各类文献资源采集经费的开支情况、采购数量及馆藏总量，以便全校师生监督。

（3）文献资源采集的招投标信息 包括采购方式，招标小组成员构成，投标邀请书，招标项目内容与要求，投标注意事项，开标、评标与定标过程，中标结果公示等。首先，图书馆在文献资源采集过程中会向学校申请公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购或单一来源采购的方式，这些申请理由均应该向师生公开；其次，图书馆应严格履行专家论证，按照《中华人民共和国政府采购法》规定的程序来执行，把需要通过政府招投标方式（如单一来源谈判方式）采购的文献资源信息——“单一来源采购标准预告”公开发布在政府指定的官方媒体上，公告期为5～7个工作日，以征集潜在的供应商；再次，把整个谈判的过程、监督情况和谈判结果如实地公布，让本校师生和供应商都能仔细地了解。有效的监督约束机制能够确保文献资源采集的成交价格合理、过程公开公平，同时还能保证采购工作的规范化运行。

（4）文献采购的折扣率、结算方式（实洋或码洋）及每批采购的文献资源目录 对于图书采购，图书馆应公开每种图书的书名、著者、出版者、出版时间、单价及复本数，尽量使读者从“新书通报”中大致了解该书的主要信息和采购的合理性，同时控制复本数，防止某些腐败的采购行为；对于报刊采购，图书馆应按照专业公开所订购的每种报刊的刊名，让师生清楚本专业报刊的订购情况和需要补缺的期刊；对于数据库采购，需要先公开数据库的名称、内容范围和价格，征求本校师生的意见，并按照试用调查报告进行采购，防止浪费采购经费。对于批量采购的文献资源或者采购金额较大的文献资源，图书馆更要注重其采购信息的公开。

（5）接收捐赠文献的使用与管理情况 目前多数高校图书馆都通过接收个人、单位组织及社会团体的捐赠增加馆藏，但是普遍对于捐赠文献的使用和管理比较随意，没有严格统一的管理制度，也没有规范的公开行为。这导致捐赠者不清楚所赠书刊的处理情况，严重损害了他们的监督权，从而降低了捐赠者的热情。对此，图书馆可以在其网站主页上设置“文献捐赠”栏目，公开捐赠清单（包括接收日期、捐赠者姓名、赠书书名、赠书数量、捐赠者联系方式及赠书的处理情况），让更多师生和社会大众了解并予以监督，从而提高他们的捐赠积极性。同时，图书馆也应该完善关于捐赠文献的管理制度，责专人负责赠书事务，做好赠书的接收、登记、加工及统计工作，并建立赠书回执制度[6]。对于赠书量较大的个人或单位，图书馆可以考虑举办赠书仪式或者设立专架、专门的捐赠文献阅览室陈列赠书，对赠书实行科学管理，公开给读者借阅，以此提高捐赠文献的利用率。

此外，图书馆还应该公开文献资源采集部门的名称、负责人、办公地址、办公时间、联系电话和电子邮箱等有效信息，以便于师生查询使用。

3 文献资源采集信息公开的程序和形式

根据《公开办法》的规定，信息公开可以分为主动公开和依申请公开[7]。图书馆主动公开的文献资源采集信息应该通过学校网页、图书馆主页、图书馆宣传公告栏、图书馆电子屏幕、图书馆导报等方式进行公开。随着网络信息化发展，网络宣传具有明显的优势，因此采用电子文档的形式在学校网页或图书馆主页上发布文献资源采集信息，是文献资源采集信息公开的主渠道。图书馆可以在其主页上设置“文献资源采集信息公开”栏目，及时发布和更新相关的采购信息（如各类文献资源采集的开始与截止时间、读者参与图书荐购的渠道、新书通报目录），从而让读者及时了解和进行监督。此外，对于图书馆主动公开的文献资源采集信息，参照《公开办法》的规定，应当自该信息形成或者变更之日起20个工作日内向读者公开，并及时更新，保证公开的时效性[2]。

对于依申请公开的文献资源采集信息，读者必须通过一定的方式，向图书馆信息公开办公室提出申请。信息公开办公室收到申请后，应当当场登记，并根据下列几种情况在规定期限内给予答复：属于公开范围的信息，应告知申请人获得该信息的方式和途径；属于免予公开范围的信息，应当告知申请人不予公开；不属于图书馆掌握范围的信息，应当告知申请人信息状况；申请公开而不存在的信息，应当告知申请人；申请公开但内容不明确的信息，应告知申请人更改或补充申请[7]。如此一来，图书馆通过认真、及时地处理读者信息公开申请，能够有效避免读者对图书馆管理服务的信任危机。

4 关于文献资源采集信息公开的建议

4.1 建立健全高校图书馆信息公开制度，完善信息披露和监督机制。

首先，图书馆应该建立健全管理制度，并配合高校的信息公开制度设立图书馆信息公开工作机构，以专门负责主动公开和依申请公开的文献资源采集信息的审核工作，对于读者比较关心或容易造成读者误解的采购信息（如经费使用和管理情况、具体采购目录等），可在审核后发布在网站上，并上报学校信息公开办公室存档。其次，根据《公开办法》中的保障和救济措施，完善师生知情权救济制度[8]。再次，解决图书馆领导权力过大、过于集中的问题，加强对文献资源采集信息公开的有效监督，设立专门的监督小组，监督小组成员应该包括教师代表、学生代表和其他职能部门的代表。

4.2 拓宽信息公开渠道

一方面，为了消除读者对于文献资源采集的信息不对称，图书馆应该多开展文献资源利用交流会，或者通过发放读者调查表的方式听取师生意见，了解读者的需求，满足其对文献资源采集的知情权与参与权。当读者质疑某些图书、期刊或数据库采购的必要性时，图书馆采访人员应该给出满意的答复。另一方面，图书馆应搭建高效、畅通的信息发布平台。网络是图书馆公开信息和读者参与图书馆管理的重要载体，图书馆可以通过主页的信息公开专栏集中、全面和及时地面向学生、教师和社会发布文献资源采集信息，并设置在线答疑、意见投诉箱等辅助渠道，以此推动读者的有序参与。

4.3 将信息公开情况与图书馆领导和相关采访人员的绩效考核挂钩

由于图书馆文献资源采集信息公开会增加相关人员的工作量，因此为了调动其信息公开的积极性，图书馆可以采取与领导和相关人员年终绩效考核相挂钩的形式加以激励。文献采访人员应强化信息服务意识，不能只追求形式上的公开，而没有合理的说明或解释。对于那些不公开、假公开、读者投诉不回复的情况，图书馆必须运用行政问责机制追究有关领导和相关人员的责任[9]。奖惩分明的制度化方式可以切实保障文献资源采集信息的有效公开。

4.4 明确信息公开范围

政府信息公开的理念是“以公开为原则，不公开为例外”，按照《公开办法》第10条规定执行，对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私、法律、法规和规章以及学校规定的不予公开的其他信息，则应该采取保密原则[7]。在涉及图书馆文献资源采集的招标信息时，对于未公布的采购信息、供应商的登记资料、采购的计划、投标供应商名单、评标专家资料、评标过程、供应商的投标、报价文件、尚未公示的评审结果、采购文件档案等应该注意合理保密[10]。这就要求图书馆严格界定相关信息的公开属性，避免由于不合理定性而损害读者的知情权。

综上所述，文献资源采集信息的公开化、透明化是高校图书馆文献资源建设的重要组成部分，是高校图书馆必须长期履行的一项重要职责。只有不断深化、完善文献资源采集信息的公开工作，才能推进文献资源采集决策制度化、程序化、民主化、科学化，最终实现高校图书馆的规范化管理。

[1]葛剑雄教授谈为何“裸晒”复旦大学图书馆开支[EB/OL].(2011-03-16) [2011-10-25].http://www.chinanews.com/cul/2011/03-16/2910930.shtml.

[2]教育部就发布《高等学校信息公开办法》答记者问[EB/OL].(2010-05-10) [2011-10-25].http://politics.people.com.cn/GB/11566889.html.

[3]建议图书馆资源采访业务半公开[EB/OL].(2009-12-27) [2011-10-27].http://www.chinalibs.net/bbs/showtopic-53375.aspx.

[4]中华人民共和国政府采购法[EB/OL].[2011-10-25].http://www.people.com.cn/GB/jinji/20020629/764316.html.

[5]中华人民共和国合同法[EB/OL].[2011-10-25].http://www.law-lib.com/law/law_view.asp?id=475.

[6]李云江.关于高校图书馆赠书管理的探讨[J].长春师范学院学报:自然科学版, 2010(5):153-155.

[7]高等学校信息公开办法[EB/OL].(2010-05-11) [2011-11-03].http://www.gov.cn/flfg/2010-05/11/content_1603696.htm.

[8]李 扬.试论高校财务信息公开[J].佳木斯教育学院学报,2011(2):419-422.

[9]我市将全面推行网上办事公开[EB/OL].(2011-09-13) [2011-11-03].http://bbs.mnrc.com.cn/detail-35344.html.

[10]采购信息保密实施细则应尽快出台[EB/OL].(2010-07-14)[2011-11-03].http://www.caigou2003.com/theory/operation/20100714/operation_7132.html.