图书馆统计工作分析

许惠（厦门图书馆 福建 厦门 361012）

近年来，图书馆各项业务迅猛发展，图书馆管理现代化、信息资源共享及服务主动化的进程不断加快，图书馆统计在图书馆业务工作中的应用越来越广泛。图书馆统计不仅是图书馆业务工作概况和实绩的客观反映，也是图书馆制定各项业务目标的重要依据。因此，图书馆统计工作的水平和质量已经成为影响图书馆发展的重要因素。

1 图书馆统计的概念及特点

图书馆统计是图书馆管理的重要内容之一，它运用统计学方法和理论进行资料收集、汇总和数据分析，通过一系列图书馆统计指标来反映图书馆各项工作的完成情况，并通过分析统计指标间的各种数量关系对图书馆工作的静态、动态和趋势进行数量描述，从而发现问题、找出规律，为领导的科学管理提供可靠的数据支持[1]。

图书馆统计工作具有以下基本特点：（1）数量性。通过数字揭示图书馆在特定时间内特定业务的数量特征，以定量乃至定性分析图书馆各项业务（如馆藏文献量、借阅量、读者数等定量统计及读者偏好、工作人员服务态度等定性统计），为领导做出正确决策提供数据支持。（2）综合性。统计范围涉及图书馆的方方面面，特别是随着图书馆自动化建设的不断深入和数字图书馆的逐步发展，图书馆统计的范围已经从传统的文献采编、典藏管理、参考咨询拓展到文献数据库建设、网络资源开发与利用、网上信息发布及资源共享等网络电子文献服务工作。图书馆通过统计不仅可以对某项业务进行定量、定性分析，还可以对各项业务进行有联系的综合性分析。例如，通过对读者借阅率的统计、分析，可以掌握读者对馆藏文献的利用情况；通过对采购图书种类和数量的统计、分析，可以随时调整订购工作中的偏差，等等。（3）多样性。图书馆统计方法多种多样，按统计研究方法分类，可分为大量观察法、统计分组法、综合指标法、归纳推断法等；根据统计手段分类，可分为传统人工统计、自动化网络系统统计。（4）连续性。图书馆许多传统业务延续至今，新的业务内容也在不断更新，其业务的相关数据不断积累。这些数据不仅是对以往工作的最真实、完整的记录，也是宝贵的历史数据，是研究图书馆服务质量、图书馆管理活动发展规律的依据。

2 图书馆统计工作中存在的问题

2.1 对统计工作认识不足

图书馆对统计工作认识不足主要体现在两个方面：（1）重视程度不够。图书馆未建立或健全统计制度，认为统计工作完全以服务领导为目的，主要工作还停留在填写报表并将其汇总、上报给上级领导，而真正应用于指导日常工作、管理决策的不多；很少设专人从事统计工作，同时工作人员主动统计的意识也不强，没有参与统计的积极性和责任感，致使统计工作的许多原始数据常因工作人员疏于记录或未妥善保存而不完整，甚至存在虚假数据，这些缺少了真实性、准确性、完整性的统计数据使统计工作的质量难以保证。（2）重数字轻分析。许多图书馆的统计工作还停留在对数据的简单收集和整理阶段，结果也只是数字的堆积和比例的罗列[2]，缺少深层次的分析和研究，难以发现问题、找出规律，无法推动图书馆科学管理进程。

2.2 缺少统一、规范的统计标准

本文所说的统计标准主要指统计口径、统计格式、统计指标等的统一规范。以统计口径为例，在统计图书馆总藏量时，电子图书册数是否计入总藏量，在统计读者活动场次时，不同地点的同一项活动是否按不同场次计算进行累加等都需要事先统一口径，以保证数据的连续性与可比性。对于统计格式、统计指标，由于长期以来缺乏统一的统计标准，各图书馆之间甚至图书馆内部各部门的统计表格样式、内容都各不相同，这不仅给准确核算、汇总带来困难，而且从整体来看，制约了区域图书馆服务联合体统计信息资源的共享、利用和开发，不利于图书馆间的良性竞争与发展。

2.3 自动化系统的统计功能亟待改进

随着现代信息技术的飞速发展，目前多数图书馆都已采用图书馆自动化系统进行管理，然而这些自动化系统所附带的统计功能往往只能满足部分业务的需要，在数据的处理上仍是简单的累积，即只具有将某时段统计数据收集、累加、建库的功能，并不能对这些数据进行比较、分析，缺少报表、图示等直观显示功能，无法形成图书馆业务发展和决策所需的分析性统计结果[3]。因此自动化系统中的统计功能亟待改进，应引起相关人员的重视。

3 加强图书馆统计工作的几点建议

3.1 统计工作制度化

统计工作最重要的就是要有一套切合实际、科学、完善的业务统计制度，以规范统计工作，减少工作的随意性，确保统计数据真实、准确、及时。首先，图书馆管理者要对统计工作给予重视，并合理分配人员，加强业务办公室与其他各部门的统计分工合作。图书馆应指派一位副馆长或业务办公室主任主管全馆的统计工作，由业务办公室设专人对统计工作进行统一管理、业务指导和组织协调，并负责检查、核算、汇总各部门报送的统计数据，同时业务办公室还负责制订本馆统计工作的制度和标准，而各部门需要配备兼职统计人员负责搜集原始数据、填制报表及其他统计调查工作，从而建立以业务办公室为中心的统计工作体系，实行“馆领导—部门领导—兼职统计人员”的统计工作分级管理责任制，将统计工作分配到人，做到职责明晰。明确的分工与合作不仅能够减少多头统计造成的“数据打架”情况的出现，还能准确、客观地汇总分析一线数据，确保分析结构真实可靠。其次，完善报表填报制度，实行数据质量责任制。各部门要严格执行业务办公室制定的统计报表填报制度，按规定的填报要求、提交时间等登记本部门相关业务数据，并报送业务办公室。此外，各部门应建立相应的业务统计台帐，按月登记主要指标数据，尤其是流通部门，更应该按日（周）登记统计台帐，做到日记录、月汇总，保存所有原始数据；数据上报后不得擅自修改，以免重复统计造成数据失真。图书馆还应加强数据质量的全员管理和全过程管理，无论对于专职统计人员还是兼职统计人员，都应建立明确的责任制，谁出问题，追究谁的责任；逐年逐月累积数据，保持统计工作的准确性、连续性，不搞“突击”。再次，建立统计报告制度，重视统计分析工作。数据只是统计的原始形态，而统计分析报告则融合了数据、图表、实际情况、存在问题、改进建议及对未来预测等信息，更便于领导阅读、理解和利用，有利于上下级的顺畅沟通，并能够真正应用于图书馆的管理工作中。统计分析既是整个统计工作的核心环节，也是图书馆统计工作的薄弱环节，必须加以重视，以制度严格规范。各部门不但平时要做好细致的统计工作，及时向业务办公室报告基本统计数据，还要定期分析统计资料，提交阶段性统计报告。例如，在每项统计调查结束或部门半年、年度总结时必须形成统计分析报告，向相关领导报告调查结果及本部门主要业务开展情况，从而为领导制订各项工作计划、布置工作任务提供科学的决策依据。

3.2 统计工作标准化

统计工作标准化主要是指统计指标、统计口径、统计方法、统计格式等统一、规范。图书馆可以参考评估定级所依据的《省级图书馆评估标准》（以下简称《评估标准》）制定统一的统计标准。因为《评估标准》的细则就是具体化的图书馆业务工作规范和行业标准，对于评估定级后的图书馆工作及下一次“迎评”工作具有极为重要的指导意义。图书馆需要确定一套完整、合理的统计指标体系，以便能全面评价图书馆各部门乃至全馆的工作绩效。图书馆统计指标主要包括：图书馆基本情况统计、藏书统计、读者统计、文献流通统计、工作人员统计、经费使用情况统计及科研项目统计等。《评估标准》对这些指标进行了细化并在细则中详细列举了具体指标对应的统计内容与方法，图书馆可以据此设置业务统计月报表及图书馆年报中表格的填报项目。随着图书馆的改革与发展，图书馆业务分工细致且相互联系，统计工作应将各种业务数据按一定的方式进行归类、整理和加工，以汇总表、一览表、统计表等具体细表形式体现，并且必须保证这些细表与月报表、年报表相一致，形成相对固定的统计表格样式，以免出现“数据打架”的情况。此外，图书馆应积极参与地区内、系统内的专题工作研讨会并组织本馆内部的专题工作研讨会，以便于同行之间沟通认识、交流经验，同时根据自身的实际情况，也可以在本馆内部甚至在本地区、本系统内形成统一的统计标准模式，以提高统计工作质量，进而有利于实现信息共享。

3.3 建立统计档案

统计数据与档案材料是相互对应的，档案工作是统计的基础。图书馆各业务部门在统计每项数据前就应将对应材料收集齐全，根据材料填报数据。各图书馆在制定档案管理制度时，就应对统计时将会涉及的基础材料、数据提出相应的要求，形成一套特定的统计档案工作流程。同时，统计工作也与档案工作一样具有连续性、积累性的特征，图书馆工作人员在平时就要养成随时保存原始材料、统计数据的习惯，注重积累有价值的统计原始数据、统计报表、统计资料，定期将这些连同统计分析报告交由部门兼职档案人员，由档案人员按照本馆业务档案管理制度要求进行分门别类、立卷归档、妥善规范的保存。档案工作是一项长期的、具有延续性的工作，为了避免领导更换或统计人员调整给统计档案带来的影响（特别是业务部门的兼职统计人员一般调整较为频繁），图书馆必须重视统计人员更换时的手续交接工作及材料的妥善保存，制定系统的操作流程和移交手续，以确保统计资料的完整性、连续性和可靠性。

3.4 加强统计工作的自动化、信息化、网络化建设

目前，图书馆自动化管理系统在办公和流通领域的使用已进入成熟阶段，信息化、网络化建设也已全面开展。其中，业务统计子系统已经初步满足日常业务工作中的基础统计、查询需求。但随着图书馆新的业务工作的广泛开展，业务数据的统计范围和使用价值越来越大，对统计结果的准确性、时效性、实用性和多样性提出了更高的要求。因此，图书馆技术部人员与统计人员应适应图书馆业务发展形势，汇总分析各种业务需求，开发、修改适应图书馆发展的统计软件，进而实现网络环境下图书馆统计信息资源的共享。具体操作内容可包括：①构建馆部业务办公室、业务部门、具体相关工作人员三位一体的统计信息化网络体系，加强部门间的协调。统计应用软件系统要适应网络化需求，图书馆应在各部门设立统计数据终端，以便于将各部门统一纳入数据采集系统，并由部门兼职统计人员定时或实时输入相关数据。同时，系统还应具备自动保存、统计、生成表格或图形的功能，并可根据需要随时打印出来。②支持并鼓励统计工作的研究和创新。图书馆各部门应共同参与制订统一的统计工作标准，集中力量开发、研制适合图书馆工作的统计软件包，在确保各项业务数据准确的基础上，改进图书馆统计数据的收集、存储和处理方法，使系统具备方便、灵活的数据分析功能（如数据可以灵活转换成图表、网页等格式等）、统计结果能够打印输出、格式直观易控。③重视统计人员的继续教育培训。稳定、高素质的统计人员队伍是做好图书馆统计工作的关键。图书馆统计工作需要具备扎实的图书馆业务知识、专业的统计基础知识以及丰富的计算机知识和操作技能的复合型人才。图书馆应多举办或鼓励统计人员参加各种形式的学习和培训，使其在原有知识的基础上，熟悉相关电脑软件的使用，掌握现代信息技术和方法，以保障图书馆统计工作自动化、信息化、网络化的顺利开展。

[1]陈 微.图书馆统计工作与科学管理[J].中国统计,2010(10):52.

[2]张建明.图书馆统计工作纵横谈[J].大连大学学报,2004(3):131.

[3]陈建文.图书馆统计数据的处理与分析[J].科技资讯,2010(32):252.

[4]陶莉丽.关于做好高校图书馆统计工作的浅见[J].农业图书情报学刊,2010(2):152-153.

[5]王 蓉.高校图书馆业务统计工作刍议[J].赤峰学院学报,2010(12):129-130.

[6]关 薇.关于高校图书馆统计工作的几点探讨[J].商业文化,2011(6):333.