高校图书馆图书采购招标存在的问题及对策

2012-02-15刘自强常州大学图书馆江苏常州213164

图书馆建设 2012年7期

刘自强（常州大学图书馆江苏常州 213164）

目前我国大部分高校图书馆均实行了图书采购招标制度，而且经过多年的招标采购实践，取得了良好的社会效益和经济效益。图书采购招标不仅节约了购书经费，降低了购书成本，而且提高了图书馆采编人员的工作效率，有效防止了采购过程中的腐败行为。然而，随着图书采购招标的逐步推进，高校图书馆的招标采购环节也出现了一些新问题，不仅影响了图书馆文献资源建设的质量，而且使个别综合实力不强的书商凭借低价中标，形成恶性竞争的局面，从而导致一些有实力的书商在招标过程中落榜。笔者拟对目前高校图书馆图书采购招标过程中出现的问题进行深入分析，并尝试提出具有可操作性的图书采购招标改进方案，在此与业界同行探讨。

1 高校图书馆图书采购招标过程中出现的问题

1.1 一年一招，过于频繁。

高校图书馆的图书采购招标通常都是一年一招，但是从近年来招标采购实践工作可以看出，每年中标的书商变化不大。然而，高校图书馆每年都会花费大量的人力、物力用于组织招标、投标、评标工作，过于频繁，不仅浪费了人力、物力成本，而且不利于图书馆采编部门顺利开展各项工作。

1.2 低价中标，后续服务无法保证。

目前高校图书馆大都采用综合评分法筛选中标书商。综合评分法可以通过简单的公式量化各个书商的综合实力，通过综合得分反映投标书商的差距并给出中标书商的排名，不失为一种简便、易行、公平、合理的科学评价方法。然而，图书不同于普通商品，其内容价值无法通过价格完全体现出来，所以不能完全按照低价优先法进行招标采购，也不能按照低价中标的原则设计评价标准。

此外，图书不同于一般的货物，不具有相对的确定性。实施招标采购的图书既包括已经出版的图书，还包括出版社尚未出版的图书。图书馆在与书商签订采购合同时无法明确列出采购的书名和复本数，只能按照图书码洋签订合同，其实质就是一种认可书商资质和服务能力的假定行为。一些书商不仅能够完全答应图书馆提出的所有招标要求，还会给出很多优惠条件，最后凭借较低的折扣一举中标。但是，从近几年的高校图书馆图书采购招标实践来看，往往低价中标的书商具有恶意竞争的嫌疑，只是靠过滤书目和最低的价格获得图书馆的青睐，其提供的采访数据和编目数据的质量根本无法达到图书馆的要求。可见，低价中标实质上就是以牺牲图书采购的到书率和文献资源建设质量为代价的一种短视行为。从图书采购招标的成果上看，低价中标为学校节约了购书经费，但是这种短视行为对于高校图书馆文献资源建设是有百害而无一益的。

1.3 书目过滤，严重影响馆藏资源建设质量。

书商把书目数据经过一定程度的过滤后再发给图书馆采访人员主要是为了营利，这种行为在行业内已经不是秘密。然而，书商一旦通过低价策略中标，便会为了获取最大的利润而在所提供的书目数据上做文章。例如，书商会对相对全面的书目数据进行筛选，将按照中标折扣可能导致不盈利甚至亏损的书目数据删除，只提供低折扣图书和较多社会科学类图书的书目供图书馆采访人员选购。这样既能保证书商的利润，又保证图书的到书率，可谓“一箭双雕”。然而，通常情况下图书馆的采访人员很难发现这其中的奥秘。有的书商甚至在采访人员向其提交某些高折扣图书书目或者采访人员通过其他途径收集获得的与学校学科专业关系紧密的书目时，明确告知采访人员这些图书利润较小、无法采购。这种书目过滤的后果直接导致了高校图书馆亟需的高折扣图书无人供货，严重影响了图书馆文献资源建设的质量。虽然低价中标能够为图书馆节省图书采购经费，但是图书馆却以牺牲文献资源建设质量为代价。这对于高校图书馆来说，得不偿失。

1.4 图书馆专业人员在招标小组中的比例较低

通常情况下，高校图书馆图书采购招标小组由学校纪检部门、审计部门、财务部门和图书馆等机构的人员组成，但是在人员比例上，图书馆工作人员所占比例偏低。从图书采购招标的实践来看，由于纪检部门、审计部门、财务部门的工作人员经常参与一般货物的招标采购工作，所以对于招标、评标的工作流程较为熟悉，往往不重视参与招标采购工作的图书馆人员的意见，而习惯于本着节约学校经费的原则参与评标，按照低价优先法进行评标。这导致目前高校图书馆图书采购招标工作存在一个无法回避的悖论：个别有实力的书商难以中标，个别低价中标的书商往往在与图书馆合作1年后就失去了图书馆的信任，无法继续合作。图书馆专业人员在招标小组中的比例不高使得其没有话语权，呼吁注重书商服务（包括采访数据、编目数据质量及后期加工服务）的声音微弱。

1.5 履行合同过程中对书商的违约行为惩处力度不够

图书馆与书商签订的招标采购合同中对图书到货率、采访数据质量、编目数据质量等都有明确的规定，但是在实际操作过程中书商出于种种原因没有严格执行合同。由于图书馆没有按照合同规定的违约条款对书商进行相应的处罚，导致对书商缺乏足够的约束力，不利于控制和改善图书采购的品种和质量。

2 高校图书馆图书采购招标改进策略

2.1 将一年一招改为两年一招

高校图书馆图书采购招标一年一招过于频繁，可以改为两年一招，即对于服务质量优良的书商逐年续约，满两年后再重新招标。衡量书商服务质量的标准即图书采购招标合同中规定的到书率和到书周期。对于到书率高（基本接近于合同规定的到书率）、到书周期短、采访数据和编目数据质量高的书商，图书馆可以继续投放订单；对于到书率较低、到书周期长、采访数据陈旧、编目数据差错较多的书商，图书馆则可以逐年减少订单码洋；对于到书率低于30%的书商，图书馆可以提前终止合同。而且招标周期延长有助于图书馆采访人员汇总两年来中标书商完成合同的情况，以供下次招标时评标人员参考。在汇总报告中，采访人员应对服务质量差、到书率低的书商给出明确的情况说明，以达到优胜劣汰的目的。这些措施不仅能够保证图书采购招标合同的严格履行、减少在图书采购招标上的人力与物力支出，也可以保证图书馆采编工作的稳定性和连续性，有利于提高文献资源建设的质量。

2.2 降低图书折扣在综合评分法中的权重

杜绝低价中标的关键环节就是切实降低图书折扣在综合评分法评价指标中的权重。只有将书商的资质信誉和服务作为考核评价书商的重要因素，将图书报价折扣作为次要因素，才能有效杜绝低价中标这种恶意竞争的商业行为。从近几年高校图书馆的图书采购招标实践来看，图书报价折扣在招标采购的评分构成中所占比例高达70%。在这种既定的评分标准下，图书采购招标变成了书商之间的折扣大战。虽然有些图书馆为了防止恶意的低价中标现象会计算出一个最优折扣值，并规定高出或低于最优折扣值一个点扣除若干分值，但是这仍然无法改变以图书折扣“论英雄”的评分标准。而对于书商的资质信誉和服务的评价则被置于余下30%的考虑范围内，其对图书采购招标的影响微乎其微。因此，应通过提高书商的资质信誉和服务评价在综合评分法中的权重控制招标质量。以北京大学图书馆为例，该馆在图书采购招标中采取的评分标准是——书商的良好资质信誉和优质的服务在招标采购的评分构成中占80%，图书折扣作为评标的次要因素占20%[1]。此外，该馆还分析了当前图书市场的利润空间，强调图书报价必须限定在合理的范围内，如果报价超出这个范围，就被视为恶意投标[2]。这种以资质信誉和服务为主、以折扣为辅的评标原则才是杜绝低价中标的有力举措。

2.3 广泛采集书目以应对书商过滤书目

针对书商过滤书目问题，图书馆采访人员应通过不同途径广泛收集书目，尽力摆脱完全依赖书商提供书目的被动局面。首先，目前一些大型出版社除了在网站及时发布新书的MARC（Machine Readable Catalogue，机器可读目录）书目数据外，还主动给各高校图书馆采访人员定期发送电子版的书目数据。这些由出版社提供的书目是最新、最全面的，采访人员通过主动获取这些书目数据，可以探析书商过滤书目问题，并采取措施积极应对，从而保证文献的采全率。其次，目前部分出版社建立了面向图书馆的馆配部，指派专人定期收集各馆采购本出版社图书的信息，并针对各馆馆藏情况为其提供未订购图书的书目数据（包括回溯书目数据）。这不仅便于图书馆采访人员了解新书信息，而且为图书馆应对书商过滤书目创造了良好的客观条件。再次，目前部分出版社还建立了高校图书馆采访人员QQ群，出版社通过QQ群发布最新出版的图书书目数据，并与采访人员进行在线交流，避免了书商暗中过滤书目，保证了书目数据的完整性，从书目数据来源上保证了图书的采全率。

2.4 加大图书馆人员在招标小组中的比例

高校图书馆在参与图书采购招标过程中，除了保留原有的纪检部门、审计部门、财务部门等的人员配备外，还应加大图书馆专业人员的数量，并考虑外聘其他高校图书馆馆长或采编人员参与评标工作。这样不仅能够借鉴其他高校图书馆的图书采购招标经验，而且能够在一定程度上提高图书馆专业人员在招标小组中的比例，进而保证图书采购招标的公平性和合理性。

2.5 严格落实图书采购招标合同

高校图书馆在图书采购招标合同中，对采访数据、编目数据、到书率、到书周期及其他服务条款均作出了详细规定。但是目前高校图书馆在实践中没有按照合同严格约束书商行为，致使书商没有严格履行合同条款，提供给图书馆经过过滤的书目，提供的编目数据质量不高，到货周期过长，无法保证图书到货率。除了书商主观和客观、有意与无意的因素外，出现这些问题主要还是因为图书馆对合同的监督执行力度不够。只有图书馆严格按照合同条款约束书商、对书商的违约行为进行毫不留情的处罚，才能从根本上解决目前图书采购招标过程中出现的一系列问题，从而保证图书馆文献资源建设的质量。

2.6 实现图书馆和书商利益的双赢

鉴于目前部分出版社给书商的图书折扣较高，书商从中无利可图，往往暗中对书目进行过滤，删除高折扣的书目，尽量提供社会科学类的书目，有的书商甚至明确告知图书馆无法保证这些出版社图书的到书率[3]。但是对于高校图书馆来说，书商过滤的书目或者拒绝采购的图书大多是学校亟需的专业图书，如果不能保证这些图书的采购，那么将会影响学校的教学与科研活动。为了解决这个矛盾、兼顾书商的利益、保证馆藏文献资源建设的质量，高校图书馆可以采取分标段招标的方法，即将折扣较高图书、书商无利可图但学校图书馆需要采购的图书的出版社单独列举出来，作为一个单独的标段对外招标。这样一来，既兼顾了书商的利益，又保证了图书馆的文献采全率，真正实现书商与图书馆利益的双赢。