高校特色档案建设的实践与思考<br/>——以江南大学为例

高校特色档案建设的实践与思考
——以江南大学为例

2012-02-10徐静娟

太原理工大学学报（社会科学版） 2012年4期

徐静娟

(江南大学档案馆，江苏无锡 214122)

《高等学校档案管理办法》明确指出，高校档案是指高等学校从事教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。虽然各高校形成的档案基本类别相同，但由于各校在教学、科研和管理方面不同，所在行业和地区的不同，因此其形成的许多档案也有其鲜明的学校特色。本文以江南大学建设有轻工特色的高校档案为例，探讨了高校特色档案的内涵和价值、内容和建设要点，以及为教学科研和社会服务的途径。

一、高校特色档案的内涵及价值

高校特色档案是指在常规档案工作的基础上，通过收集和挖掘学校现存档案中体现办学特色的档案资源，以及根据办学特色专门收集和保存的档案资料。因此，高校特色档案比一般档案更能反映学校办学特色的形成过程[1-3]。

(一)高校特色档案的内涵

特色，通常是指事物的品质在风格、标志和内容等方面与其他一般事物的显著区别。特色档案是指具有代表性和特殊性质的档案，具有“人无我有”的特点。

以江南大学为例，2001年由原无锡轻工大学、无锡教育学院和江南学院三校合并而成，其优势学科来源于原无锡轻工大学的食品、生物工程和工业设计等专业，目前为我国食品、工业生物技术等行业高科技研发的主要依托单位。学校还拥有食品科学与技术国家重点实验室、粮食发酵工艺及技术国家工程实验室。此外，江南大学在轻工、纺织、环境、化工和工业设计等方面也具有专业优势。因此，江南大学的特色档案建设主要围绕食品、生物工程等优势学科展开。

(二)高校特色档案的价值

1.传承办学理念

高校特色档案的建设有助于记录办学沿革，彰显办学理念。高校在办学理念确立后，必须通过建立和完善管理模式，通过学校的发展规划、工作制度、管理制度等协同落实。这些规划、制度的形成和落实过程都可以通过档案信息保存、展示。

在三校合并后，江南大学发挥自身的优势，明确提出了办学理念：“彰显轻工特色，服务国计民生；创新培养模式，造就行业中坚”。因此，江南大学特色档案的建设着重于轻工行业特色，显示了学校在食品、发酵、精细化工、纺织服装和工业设计等优势学科的亮点和成果，体现了学校的办学理念。

2.展示办学效益

通过深入挖掘高校特色档案，展示学校教学科研成果、科技开发成果、国内外学术交流活动，以及知名校友等资料，可以让社会更好地了解学校的办学成果，扩大社会影响，促进学校发展，彰显办学的社会效益。

近年来江南大学的特色档案展示了学校教学工作所取得的国家级、省部级等教学成果奖；在科研领域承担并完成的包括国家“973”、“863”、国家自然科学基金等多项国家级科研项目和成果，学校申请和授权的专利数量在全国高校名列前茅；学校积极参与国家、地区科技创新和服务体系建设，与海尔集团、国酒茅台集团等多家知名企业进行产学研合作，推进科技成果产业化。特色档案从各个侧面显示了学校近年来良好的办学效益。

二、高校特色档案的内容

高校档案内容繁多，根据《高等学校档案管理办法》其主要包括：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类，以及根据学校实际情况确定的归档范围。档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。但特色档案必须根据学校特点进行选择，一般包括人物、成果、历史档案等等。

(一)人物档案

人物档案主要包括学校知名的教师和科研人员，以及知名校友等的资料。此外，相关特色学科(专业)的优秀毕业生资料也是人物档案的重要组成部分。

以江南大学食品学科为例，该学科在我国同类学科中创建最早、基础最好、覆盖面最广。该学科建立50多年来，先后拥有一批海内外知名的食品科学专家，目前其人才团队包括长江学者3名、教授39名。再以发酵学科为例，该学科也是我国同类领域中历史最为悠久的学科之一，拥有包括中国工程院院士在内的一批知名专家。这些专家教授为我国食品与发酵工业的发展作出了杰出的贡献，他们的团队及个人档案是学校珍贵的史料之一。

这天，时任国务院总理李鹏在上海宣布：“中共中央、国务院决定，要加快上海浦东地区的开发，在浦东实行经济技术开发区和某些经济特区的政策。”自此，浦东开发开放正式拉开大幕。

(二)成果档案

成果档案主要是学校重点学科和特色学科的学术团队在教学科研活动中的发现与发明的历史记录，包括调研报告、实施方案、年度总结、鉴定报告、申报成果、发表论文等内容，载体形式除文字材料外，还包括设计图纸、照片、影像、奖状、证书等。这些档案是体现学校教学科研水平的一个重要标志，也是科研成果向生产力转化的原始材科，同样也是学校的宝贵财富。

以江南大学食品学院为例，近年来，承担了国家和部省级科研项目200余项，横向科研项目400多项；获得国家级科技进步奖2项，省部级科技进步奖60余项；授权专利170多项；发表论文近3 000篇，其中三大检索论文700余篇。这些成果材料都是学校特色档案的重要组成部分。

(三)历史档案

每个高校都有自己特有的历史，高校特色档案是高校历史发展最真实的记录和反映。江南大学由三所高校合并而成，三校都各有自己的历史，建立特色档案是系统记录和展示高校发展历史最好的方法之一。

江南大学档案馆专门建立了校史馆，展区面积达760平方米，分为“金陵典学”、“五秩乃达”、“群星璀璨”、“学海无涯”、“桃李芬芳”、“雨露甘霖”等六大部分，通过展示江南大学历史上不同时期的1 000多幅图片资料和250多件实物，再现了学校办学历史和发展轨迹。校史馆的展品是学校大学精神、办学理念和学校历史、文化的物化凝练和具体体现，校史馆已成为宣传学校、联系校友、对外交流的重要窗口。

(四)其他档案

各级政府领导和机构代表，以及国内外学者等重要宾客来江南大学视察和参观、讲学过程中形成的珍贵题词、图片和影像，以及赠送的礼物都成为学校的特色档案。在江南大学保存的珍贵题词中，有原国家副主席荣毅仁的题词：“培育人才，为国为民”；也有原国务院副总理李岚清的题词：“造就优秀人才，促进轻工业进一步发展”等。这些实物也是档案馆收集和保存的重要特色档案。

三、高校特色档案建设要点

高校特色档案的建设首先需要高校各级领导的重视、支持；其次要加强管理制度的建设，对学校拥有的档案资源进行整合优化，对新型档案资源尽快收集整理；同时要加强档案人才培养和信息管理系统建设。

(一)各级领导重视

高校特色档案的构建涉及多个职能部门甚至个人，这就需要学校各部门领导对档案工作的重视和支持，同时，还需要相关教职员工的配合。学校要把档案工作提到议事日程，提供经费和设备；相关教职工也要积极参与档案的征集和整理归档，为档案馆提供第一手资料，这是建立特色档案的重要保证。

(二)管理制度建设

依法治档是档案工作的基本要素，应严格按照《中华人民共和国档案法》的要求，建立健全档案管理制度，规范各类档案的归档管理，使档案管理走上规范化、制度化。在此基础上，学校还可出台校内政策，如申报国家和部省级科研成果须经档案馆审核，项目档案归档完整方能上报；重点和特色学科的教师申报高级职称需要将申报成果原件或复制品归档案馆保存等等。江南大学的这些制度和办法已收到了较好的效果，为学校特色档案资源的积累起到了保障作用[4]。

(三)特色档案资源建设

由于历史原因，学校原来形成的档案往往存在部门分割、条块独立等问题，如果不进行整合和优化，难以实现档案利用的最大化和最优化。因此，必须对高校原有档案进行整合和优化，以建立体现轻工行业特色的江南大学特色档案。

1.对原有档案资源进行整合优化

江南大学与百年名校南京大学、东南大学同宗同源，学校档案馆藏丰富，拥有江南大学、无锡轻工大学、无锡轻工业学院纺织分院、江南学院、无锡教育学院、东华大学无锡校区等6个档案全宗。江南大学馆藏档案数量目前已近10万卷，档案年增量7 000卷以上，内容包括行政、教学、财会、科研、基建、人物等。要建立具有轻工特色的档案，必须在内容上经过“去粗取精，去伪存真”，“由表及里，由此及彼”的大量的编研工作，使潜在的信息价值得到提升，并在更大的时空范围内为社会共享。最早具有轻工特色的档案始于1947年，在爱国实业家荣德生先生创办的私立江南大学的珍贵史料中就有关于食品学科教学和科研活动的记载。1958年以后的馆藏档案中，有“啤酒大王”朱宝镛、檀耀辉，油脂科学专家刘复光，食品科学专家黄本立、沈学源、向瑞春等名人档案，这些档案经过整合优化可以丰富学校的特色档案。

2.注重档案收集、整理和建档

近年来，学校特色学科发展迅速，尤其是食品与生物工程的教学科研在国内处于领先水平，新的人才团队、新的科研成果分散在相关院系，档案馆可以和相关院系、管理部门协同合作，注重收集教学科研的原始材料，开展相关专业特色档案的建档工作。如目前江南大学食品科学国家重点实验室为开放性实验室，许多海内外学者在此进行研究，这些人才的流动性较大，及时为其建立个人专业档案，记录其最新学术成果，也是建设特色档案的一个有价值的尝试。

(四)档案人才培养

专业结构合理的档案研究团队是构建高校特色档案的人才保证。档案研究人员除具有一定的理论水平和政治素养、熟悉档案工作的方针和政策、具有一定的计算机和外语能力外，还必须具备与特色专业相关的学科知识，这样有助于更好地建设富有轻工特色的江南大学特色档案。

(五)信息化管理系统建设

先进的档案信息管理系统是提供优质、高效服务的保证。档案信息化管理，有助于传统的 “档案管理”向 “档案开发”、“档案应用”转变，这是高校档案工作发展的必然趋势。

特色档案在见证历史、传承文化方面具有长久的利用价值，也是学校档案中比较珍贵的部分，这些实体档案的利用常因其单一性而受到限制。随着信息时代的到来，计算机和网络技术的普及，档案资源的共享成为可能。江南大学档案馆通过近年来的档案资源数字化建设，实现了馆藏档案的计算机信息管理。档案的计算机管理也由案卷级转变到文件级，这为特色档案的共享利用提供了良好的条件[5-6]。

四、高校特色档案发挥作用的途径

建立特色档案的目的是让特色档案发挥为高校发展和社会服务的作用，目前高校特色档案发挥作用的途径主要包括：建立主题展览馆，提供社会服务和丰富教学手段等。

(一)建立主题展馆

建立主题展览馆是特色档案发挥作用的最佳途径，这些特色档案的实物、图表、图片，采用声光电手段展示，再配以专业解说词对参观人员进行全方位的宣传，可以取得显著效果。

如前所述，江南大学特色档案以校史馆最有代表性，它展示了具有轻工特色的江南大学发展历程。除校史馆外，江南大学还有许多特色鲜明的主题展览馆，如钱绍武艺术馆，展示并收藏了著名雕塑家、中央美术学院教授钱绍武先生的雕塑、素描、书法等作品50余件；民间服饰传习馆收集了清末民国时期的服饰1 500余件(套)和考察图片100余幅，是集实物性和研究性于一体的收集、保藏、研究和传播中国民间服饰实物标本的机构；工业设计馆展示了江南大学工业设计及设计教育的发展，以模型、实物、多媒体动态展示等多种方式，多层面展示了国际化、前瞻性视野下江南大学的最新设计教育成果。

(二)提供社会服务

档案馆与校学生处、团委、研究生处加强了联系和沟通，在每年新生入学教育中，有计划、有组织地让学生参观特色档案，以增强学生对学校办学特色的理解。这些直观、生动的展览远比一般形式的入学教育更受学生欢迎，更能激励学生爱校敬业。江南大学各特色展馆还经常接待社会各界人士的参观学习，让他们了解学校的发展历程、办学理念和成果，起到了扩大学校的知名度和社会影响、促进对外合作和交流的作用。

(三)丰富教学形式

系统的、不断更新的高校特色档案，除了展示办学理念、扩大社会影响外，还可以为相关学科的教学科研服务。如江南大学生物工程学院开设的课程中有酿酒史的内容，学校利用特色档案正在筹办的“酿酒科技馆”建成之后，将对发酵工艺的教学和科研起到很好的促进作用。再如，目前食品安全已成为全社会关注的焦点，可以利用江南大学在食品安全方面的学科优势，建立“食品安全专馆”，这将为国内食品安全教学科研水平的提高发挥积极作用。