提高档案管理人员综合素质之探讨

2012-02-07杨琳梅

船舶标准化工程师 2012年2期

杨琳梅

（704研究所，上海 200031）

0 引言

随着电子计算机技术、现代通讯传输技术、数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术的进步和经济的高速发展，档案日显重要，为使档案管理适应新形势，对档案管理人员的工作要求也随之提高。档案管理人员的综合素质直接影响着档案工作的效率、质量和水平。《中华人民共和国档案法》第九条从法律的高度提出了“档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，具备（档案管理）专业知识”的政治素质要求和业务素质要求。CB3495-1995《中华人民共和国船舶行业标准》第11分标准《档案工作人员工作要求》的“2.3档案管理人员”从工作素质角度规定了档案工作人员“……应了解档案工作的方针、政策和法规，具有一定的档案管理和相关专业知识，具有独立工作能力，能胜任本职工作，熟练掌握所分管的档案情况，……有档案管理岗位培训合格证……”。本文将从综合素质与业务素质两方面进行具体阐述。

1 综合素质

1.1 政治素质

档案是政治、生产、技术等的核心内容、关键资料，事涉党和国家的政治、经济秘密，影响党和国家的方针、政策和法规，因此档案工作者应有在政治上与党中央保持高度一致；在思想上做到与时俱进和党同心同德，有坚定、正确的政治方向；在行动上树立正确的人生观、价值观，有强烈的事业心和高度的责任感；在工作上有较高的政治鉴别力，坚持贯彻党和国家的档案工作的方针、政策和法规，“保守机密、慎之又慎” 的政治素质，这是档案管理人员首要的素质。

1.2 忠于职守

档案工作是一项复杂而细致的工作，档案从收集到科学整理、安全保管、登记统计、提供利用等都需要档案管理人员付出细致艰辛的劳动。同时档案工作又是一项单调、乏味、枯燥和平凡的工作。所以要做好档案工作，就要有较强的工作责任感和工作热情及兢兢业业的工作态度，就必须有忠于职守、坚持原则、任劳任怨、不辞辛苦、一丝不苟的基本素质，CB3495-1995《中华人民共和国船舶行业标准》第11分标准《档案工作人员工作要求》的4.3.1要求档案人员“……对不符合归档要求和国家规定不得归档的文件材料，有权拒绝归档……”。同时要具有强烈的事业心和无私的奉献精神，而且要具有放眼长远的大局意识，敢于吃苦，乐于服务，甘寂寞，乐平凡，甘当无名英雄。档案管理人员忠于职守、无私奉献是档案管理人员必备的敬业素质。

1.3 安心本职

安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学等档案专业基本知识，熟悉档案工作的各项法律法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作是档案专业工作者应有的爱岗素质。

2 专业知识

2.1 文书处理知识

文书是档案的来源，档案是文书的归宿。做好文书处理是进行档案管理的第一步工作。虽然文书处理与档案管理各有不同的目的、任务和方法，相对独立。但是两者又是紧密相关的工作环节和必然过程，是一个系统工程。CB3495-1995《中华人民共和国船舶行业标准》第9分标准《归档质量评定》的5.2.1要求 “……案卷的组成要遵循文件材料的形成规律和特点，要保持文件材料之间的有机联系，文件材料必须完整、准确、系统，符合有关规定和要求……”。因此文书处理的专业化是档案管理规范化、标准化、制度化的基础。扎实的文书处理知识和能力是档案人员做好档案管理的首要条件，没有好的文书难有优秀的档案。

2.2 保密工作知识

档案工作的性质决定了档案管理人员处在了解、掌握馆藏档案全部情况的关键位置。档案涉及国家安全和社会稳定，关系到企业竞争与发展，影响到个人隐私与生活……。因此档案管理人员的保密工作能力十分重要。档案管理人员不但有清醒的保密意识，更要有强烈的安全防范意识和绝对的保密能力。CB3495-1995《中华人民共和国船舶行业标准》第11分标准《档案工作人员工作要求》“3.3档案管理人员”的3.3.8要求档案人员“……认真执行档案借阅制度……”，无关人员不得借阅相关档案。“……做好档案保密与安全工作……”（3.3.2）。档案管理人员既要保证档案内容的安全和充分利用而又不能泄密。《保密工作守则》和《保密法》是档案管理人员依法治档，严格执行保密纪律和档案借阅规定，保证档案安全，防止档案泄密事件发生的保障。

2.3 规范化、标准化、制度化知识

档案管理规范化、标准化、制度化是档案建设的根本，档案工作规范化、标准化是实现档案管理制度化的重要中间环节。档案管理工作的规范化，要求档案人员全面较系统地学好规范化、标准化、制度化的知识，掌握要求，遵照执行。档案管理工作的规范化，要求档案人员严格按国家关于档案工作的法律法规章制度的规定程序进行规范的建档、管档；档案管理工作的标准化，要求档案管理人员建立健全的档案管理的标准，实行标准化管理。更要跟上船舶建造新规范标准（GBS），考虑船舶建造档案（SCF）的保护、知识产权等级和岸上档案中心等新标准化工作；档案管理工作的制度化，要求档案工作严守管理标准和规章制度，照章办事、不徇私情、不存侥幸、不下不为例。

2.4 档案服务知识

档案管理也是一项重要的技术服务工作。档案管理事务庞杂、知识密集，资料繁多，需要档案管理人员进行分类、编纂、登记、保管和开发利用。档案管理人员不但要有明确的服务意识，更要有丰富的知识面和扎实的基本功及良好的服务能力，才能做好档案服务工作，使档案再利用发挥作用。在CB3495-1995《中华人民共和国船舶行业标准》第11分标准《档案工作人员工作要求》“3.3档案管理人员”中，要求档案管理人员做好的“……档案的保管保护、鉴定销毁、查询借阅、档案资料的保管和提供利用、协助专业人员收集整理应归档的文件材料等……”都是档案服务工作的基本知识和内容。

好的档案服务工作能为以后的工作提供科学的借鉴和依据，好的档案服务工作就是生产力。

3 提高素质方法

3.1 培训

档案管理工作是一项实践性、操作性很强的工作。培训是结合实际提高档案管理人员实际工作能力的有效方法。可以请专家学者讲学，可以请有专长的教师授课，也可以请有工作经验的档案工作者传授技能，还可以请本单位内的能人上课。总之，可采用一切方法提高档案管理人员的知识和操作技能。档案培训应有计划、有纲要、有要求、有考核。档案培训应目标明确、定期进行、阶段推动、专题培训、重点突出。档案培训应出成绩、出人才。档案培训应解决实际问题，有限提高单位的档案管理质量和水平。

3.2 理论结合实践

档案管理人员要在总结新经验探索新方法、参加档案管理工作的经验交流、参加档案研讨会、论坛讲座的同时提高实践与理论的结合能力，掌握国内外档案管理理论和动态，学习和掌握数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术等现代新技术并熟练运用于档案管理，提高效率，优化质量，适应新形势，促进档案管理工作的发展。