浅谈设备采购过程中的谈判技巧

2012-01-29李青刘洋

中国现代教育装备 2012年15期

李青刘洋

北京林业大学北京 100083

社会的进步、商品的繁荣为当今设备采购提供了广阔的舞台，采购方可以在较大范围内进行选择、比较、谈判，择优进行设备和物资的采购，而这同时也对采购人员的采购谈判素质提出了较高的要求。采购人员必须重视采购谈判策略，掌握必要的谈判方式、措施、技巧、战术和手段，这样才能在设备采购谈判中赢得预期结果。

谈判过程本质上是信息传递、交换、反馈的过程，信息表面上是双方通过文字、语言等方式表述明确的条件，背后还有传递方式、场所、时间、语气等过程中所表达的隐含条件，两者相比，有时隐含信息更能反映谈判对方心里的真正想法，通过分析隐含信息采购人员往往能够把握主动权，取得事半功倍的效果。因此，掌握分析、表达隐含信息的谈判技巧，是采购人员应学习的一个谈判利器。

1 谈判前要做充分的准备

事先有充分的准备是谈判成功的关键要素之一。根据采购设备的金额大小，无论是成立采购谈判小组，还是采取双人行原则，都要“知己知彼，百战百胜”。采购人员对所购设备要有所了解，包括该设备的主要配件、易损件、耗材和对市场及价格的了解。如果购买的设备是进口产品，还要对该设备是否能够免税或征税的税率有充分的认知。高校设备采购人员在谈判前还要对学校的相关规定、可接受的底限、期望值等作充分了解。同时，事先还要对供应商的情况进行一定了解，把容易达成共识的放在谈判前期，容易产生分歧的放在谈判后期，并将重点环节、关键问题记于纸上，以便在谈判中随时参考。缺乏必要的知识准备，首先无法得到对手的尊重，其次会因为无法把握重点问题而做出不必要的让步，最终的谈判结果也肯定不是最理想的。

2 直接跟主管或有最终决策权的对象谈

通常情况下，直接与设备采购人员进行前期接触的不是最终的决策人，而是推销员、业务代表或部门经理，由于这些谈判对象往往不掌握最终的决策权，在谈判过程中会遇到谈判对方以决定不了谈判结果，需要请示上级领导而故意推延谈判时间的问题。采购人员应尽量寻找供应商部门中有决策能力的人进行沟通，尽量与高级别管理者进行直接面对面谈判。当无法说服“对方首脑”时，就要另辟蹊径，把谈判的矛头指向“对方组员”。这正如古时候的攻城略地一般，只要先拿下城外的要塞，就可以长驱直入了。在无法说服时，便应改弦易辙，设法通过“对方组员”来动摇“对方首脑”的立场。

3 谈判地点尽量选在本单位

在本单位进行采购合同的谈判，一方面，因熟悉环境而占据心理上的优；另一方面，还可以提高采购工作的透明度，杜绝个人交易行为。在采购谈判过程中，选择本单位熟悉的谈判场所，不仅能够创造谈判的优势地位，还可随时得到其他同事的必要支援，随时可根据谈判的进程、情况向领导汇报，以节省时间。当采购人员临时有急事要暂时离开谈判座位时，一定要保证我方最少还有2人以上谈判人员在场，并记录洽谈主要内容。必要时合上资料，或将资料直接带出谈判房间，谈判时应严守商业机密，任何人不得单独与投标方洽谈业务，不得在非工作时间洽谈业务，也不要介绍亲属参加谈判活动。采购人员严格遵守职业道德会令谈判对方把我们视作可尊敬的谈判对象。

4 有理有节，以退为进，忌骄忌躁

谈判之前，采购人员应明确且熟知对仪器设备的关键需求，在谈判过程中有理有节，抓住关键因素，在非原则的问题和非关键性指标等方面可以适度让步，采用以退为进的办法回避次要矛盾，解决主要问题，从而达到采购的期望目标。要留给供应商一个印象：我方是专业人员，做了充分准备，我方的每一次让步取之艰难、万分宝贵。另外，不要轻易亮出底牌，对供货方的仪器设备及附属配件和相关价格一一评述，逐步引导，尽量使供货方提升满足我方需求的仪器设备质量并提供合理的报价。在谈判中要保持怀疑与诚恳兼备的态度，既让供应商感觉到我方真心合作的态度，又让供应商觉得我方还有其他可选择的合作对象，这样会使谈判处于比较容易达成协议的状态。很多人认为采购谈判就是“讨价还价”，其实这是一个认识误区，成功的谈判是一个需求方与供给方通过信息相互交流，认知达到平衡、条件取得折衷、满足相互底线的一个过程，在这个过程中，需求方与供货方都要认真研究、计划和分析对方的要求与条件，协议最终签署的结果不仅仅是价格的确定，更是需求的共识。采购人员应熟知采购合同条款中的关键条件，不过分纠结于价格和费用条款，单一的价格降低并不是成功的谈判，在价格上或者其他方面获得超过供货方底限的结果，可能失去对方信任而最终失去良好的合作伙伴。当谈判处于僵持状态时应及时转移话题，采用回旋的办法会提高谈判的成功率。如当双方对某一细节僵持不下时，要保持冷静的头脑，采取有礼有节的态度，适当转移或暂停话题，让对方有时间向上级请示回旋，最终达到预定的折中目标。采购谈判一定要忌骄忌躁，骄横与急躁易过于暴露底限，让对手看清弱点。同时，过分骄傲也会不自觉地做出不尊重对方的言行，激化矛盾，增加对立，最终增大谈判的难度。

5 言语中肯，适度肯定，做足功课

谈判中要保持中肯的态度，尤其要注意言语得体。不卑不亢、彬彬有礼的态度，既让对方有面子，也利于营造和谐的谈判氛围。谈判是个折衷的过程，过度否定不利于协议的达成，而且还会增加谈判难度。因此，在谈判过程中，要适度肯定对方的一些长处，使谈判过程向有利于维护双方良好合作关系的方向发展。采购人员在谈判前应做足功课，不仅要掌握谈判内容，也要熟悉谈判对手的信息。在谈判中保持游刃有余的状态，能体现出采购人员的自信和能力，也不会让供应商觉得遇到生手，乘机夸大。每次谈判，采购人员都要认真总结经验，不断提高自身把握谈判进程的能力，不卑不亢、沉稳豁达的态度，最有利于达到设定的谈判目标。

6 当好倾听者

一般情况下，谈判的业务人员都是健谈者，采购人员应把握销售方的心理，如果谈判对象很喜欢发表意见，就尽量允许并认真倾听其讲话，努力从对方言语中分析其优势与不足，了解其立场，从而找到谈判对策。但凡事有度，应掌握沉默的分寸，过分沉默会令对方觉得不受尊重，最终影响谈判结果。

7 学会换位思考

谈判过程中不需要毫不让步、赶尽杀绝。在谈判原则上问题一定不变的情况下，有些问题上可以站在对方的角度去看待，这样可能更有利于我方谈判结果。不能只顾自己单位利益，只有对方必须让步。有经验的采购人员都会掌握好妥协让步的时机和技巧，通过适当的让步使供应商感觉到谈判诚意，从而保持良好的合作关系。

8 三思而后定

谈判过程中，也许会有些突发事情超出采购人员的权限或知识范围，不要为了满足自己的虚荣心而越权承诺。这样不但使个人信誉受损，同时也影响学校的信誉和利益。为商信誉为本，无信无以为商。采购人员根据谈判进程中的纠结点，及时与同事沟通，向领导汇报，向学校专业人士咨询，充分掌握情况后再做出决定。智者总是先深思熟虑再作决定。

9 切勿差强人意

通常情况下，双方的要求相差不大时谈判均可达成协议，不会完全破裂。即便是此次谈判不能达成最终协议，也要为开启下次谈判留下余地。有时候，没有达成共识反而是好事，勉强或强迫达成的协议很可能后患无穷。无数事实证明，最终选择勉强达成的协议，无论是价格、售后服务承诺等方面，均可能不尽如人意，总会给以后使用设备的最终用户带来不必要的麻烦。当谈判实在不能达成协议时，要把采购谈判破裂所引起的损失限制在最小范围内，为了不耽误用户使用，要么双方尽快重新沟通，或者申请改变采购方式，重新选择另一家谈判对象。