企事业单位知识管理体系的构建

□文/金丽媛

企事业单位发展需要从大量档案中不断提取出来的有价值的知识资源，实现从数字化档案管理模式向知识管理模式的转变

关于知识管理的定义，理论界尚未形成公论。企业知识管理咨询专家卡尔·弗拉保罗认为，知识管理为单位实现显性知识和隐性知识共享提供了新途径，其目的在于运用集体的智慧提高组织的应变和创新能力；巴斯认为，知识管理是指为了增强组织的绩效而创造、获取和使用知识的过程；美国的维娜·艾莉对知识管理的定义是：“帮助人们对拥有的知识进行反思，帮助建立和发展支持人们进行知识交流的技术和单位内部结构，并帮助人们获得知识来源，促进他们之间进行知识的交流”；维格认为，知识管理是指组织有系统、明确地对其知识资产进行充分地探索与运用，以提升组织内相关工作的绩效，并能达到报酬的极大化；贝克曼认为，知识管理是指组织利用正式的管理渠道获取有用的经验、知识和专业能力，使其能帮助组织创造新能力、提升绩效、促进研发并强化顾客的价值。

笔者认为，知识管理不同于档案管理、信息管理，单位的档案资源只是我们的知识源泉，真正的知识管理是对知识从获取到存储、共享利用的全过程的管理，简单地说就是，知识通过知识挖掘平台从单位的产品、档案、个人经验中挖掘出来，形成规范的有价值的单位知识库，同时通过知识共享平台最大化的服务于单位的员工和经营者，单位利用知识经营获得的成果又变成了新的知识源，从而再可以产生出新的知识，这样一个周而复始的过程。通过这样的知识管理，可以有效实现知识价值的不断转化，促进单位不断成熟和壮大。

知识管理是必需的

目前大多数企事业单位都有大量的档案资源，包括非结构化的电子文档和结构化的客户档案、产品档案、流程数据等，个别企业针对这些档案资源建立了自己的信息系统，实现了档案资源的数字化管理，员工可以利用信息系统查询技术可以比较快速和准确地查询到相关的档案信息。但是，员工若要根据自身的工作性质和信息需求，从浩如烟海的数字档案信息资源中获取所需要的有价值的信息则是非常困难，这些有价值的信息可能存在于某篇文档中的某一页的某一段中，也可能存在于某产品的某一篇源代码的某个实现方法中，要想得到这些有价值的信息，需要翻阅整篇文档或者阅读整个产品的源代码才能得到，导致每项工作基本上都是从头开始，工作的质量和效率都非常低下。工作的成果又成为新的档案，企业的档案资源越来越庞大，而这些档案资源成为了永久的陈列品，形成恶性循环。另一方面，员工自身也不能从企业历史档案中积累经验成长进步，导致企业整体工作效率和实力低下，企业竞争力下降。

当前企事业单位已经进入一个由学习和知识主导的知识经济时代。在这个时代，信息改变了资本的属性，知识成为最宝贵的资源和最重要的资本，并且日益成为促进发展的主要因素。企事业单位发展需要的不仅仅是一大堆没有可利用价值的数字化档案资源，而更重要的是需要从大量档案中不断提取出来的有价值的知识资源，从数字化档案管理模式向知识管理模式转变，只有这样单位的价值积累才会越来越多，单位竞争力才会整体提高。可见，知识管理是企事业单位发展中的必由之路。企事业单位需要引入一整套知识管理体系，实现从浩如烟海的数字档案信息资源中发现和提取有价值的知识，同时建立单位知识库、建立单位知识共享平台，最终实现单位和员工共同快速发展，提高单位的综合竞争力。

体系模型的构建

知识管理是对知识从获取到存储、共享利用的全过程的管理，基于这样的观点，笔者围绕知识从产生、获取到利用的整个生命周期提出了企事业单位知识管理体系模型，该模型包括知识源、知识挖掘平台、单位知识库和知识共享平台四大部分组成。

——知识源是知识的来源，按照可见性不同可分为显性知识源和隐性知识源，显性知识源主要包括单位的各类档案资料、外部引进的各类资源等，隐性知识源则主要是存在于员工大脑中的不可见的知识和经验，知识就是从这些知识源中挖掘出来的。

——知识挖掘平台是知识管理体系中关键性的基础平台，它主要解决的问题是：从非结构化的知识源中找出有价值的不同知识（也称之为知识发现）。目前这项工作无法完全依赖于数据挖掘信息系统来完成，而是以人工整理分析为主、以数据挖掘系统为辅助工具的人机结合的平台。企事业单位搭建知识挖掘平台，关键在于制定知识发现的方法策略，约束员工按照既定的规则从单位的档案资料库中去分析并抽取出有价值的满足不同对象需求的知识点。

——单位知识库是知识统一存储和管理的地方。存储在单位知识库里的知识一般都有以下公共特征：知识目录，是为了管理知识的需要从业务上划分的知识目录树；知识类别，为了区别不同属性的知识引入了知识类别；知识，是包含所有属性的知识条目，知识属于某个知识目录和某个知识类别；关键词，是为了检索方便不断建设的知识词库，一条知识可以有多个关键词。为了管理这些知识，还需要建设知识库管理系统，用来进行知识的录入、审批、修改、删除等操作。通用的知识库管理系统一般要求具备以下功能：目录维护功能，包括添加、删除、修改、查询知识目录；知识类别维护功能，包括添加、删除、修改、查询知识类别；关键词维护服务，包括添加、删除、修改、查询关键词；知识维护服务，包括添加、修改、查询、作废、清理知识，还包括知识流转审批等功能。

——知识共享平台是为了方便知识检索和传播而设计的，它联系着知识源和单位知识库，单位员工或者经营者通过知识共享平台可以很方便的从知识源中查找到自己想要找的档案资料，同时也可以很方便的从单位知识库中快速检索到自己最关心的价值知识。在知识共享平台中主要包括搜索引擎和知识地图两部分内容。

这四部分之间的关系是：单位员工或者经营者通过知识共享平台获取知识，进行单位日常经营活动，经营的成果包括“一些输出的档案资料和员工经验的积累”，而这些最终又演变为单位的知识源，挖掘产生新的知识。单位的知识管理就是这样一个从知识源到知识挖掘、知识存储、知识共享的一个周而复始的过程。

实施的重点环节

那么如何在单位里进行推广实施企事业单位知识管理体系呢？笔者认为主要采用以下几步骤分期实施。

认知培训。这个阶段是单位导入知识管理体系的敲门砖，目标是让单位员工和经营者共同参与知识管理活动。由于大多数员工只希望从单位或者他人那里获取知识，而不希望共享自己学习的经验知识，所以首先要对员工进行培训引导，让员工认识到知识共享对个人发展的好处，然后通过制度和单位文化的共同作用创造知识共享的文化和让员工养成知识共享的习惯。在组织知识管理的实施中，必须注意抓住“知识管理的火种”，所谓知识管理的“火种”即是指这样一些人：认同知识管理的理念并能身体力行的参与单位的知识管理实践；能通过自己的行为影响别人去认识知识管理、促进其余员工参与知识管理。单位知识管理的实施过程中，只有拥有尽量多的知识管理的“火种”，知识管理才可以比较顺利的实施。如果单位能将一些对知识管理感兴趣的、有一定研究的人员培育成知识管理的“火种”，让这些人参与知识管理的实践并推动身边人的参与，那就没有什么困难不能克服。

体系构建。一是构建知识挖掘平台。知识挖掘平台关键是建立一套知识搜集和知识发现的流程制度和作业指导书，同时需要研发知识挖掘信息系统，用来辅助人工整理和发现知识之用，有了工具和制度，就可以保证了我们手工去整理和发现知识。二是构建单位知识库。需要研制知识库管理系统，用于管理知识，同时需要制订知识入库审批的流程、规划单位知识目录体系，知识分类体系和词库等。三是构建知识共享平台。知识共享平台的核心工作是研制基于知识库的搜索引擎和知识地图系统，知识地图需要人工规划出知识的来龙去脉，知识与知识之间的网状关系模型。

推广应用。整套知识管理体系的推广应用需要知识管理制度做保证，可以选取适当的部门和流程依照规划基础进行知识管理实践，并从短期效果来评估知识管理体系，结合推广中出现的问题进行修正，效果明显则开展单位全面的知识管理实践。