新版公文格式国家标准GB／T 9704—2012《党政机关公文格式》简析

王 成

一、概述

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。为了适应中国共产党机关和国家行政机关工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），并于2012年7月1日正式实施。《条例》规定：公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。这就要求必须制修订与《条例》配套的国家标准《党政机关公文格式》。

为此，国家标准化管理委员会于2009年启动了GB／T 9704—1999《国家行政机关公文格式》的修订工作。修订工作历时3年，新版国家标准GB／T 9704—2012《党政机关公文格式》于2012年6月29日由国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会正式发布，并于2012年7月1日正式实施。

二、GB／T 9704—2012的主要内容

GB／T 9704—2012共包括11章，主要规定了党政机关公文通用的纸张要求，排版和印刷装订要求，公文格式各要素的编排规则，公文中的表格处理，公文中计量单位、标点符号和数字用法以及信函、命令（令）、纪要三种特定格式的公文，并给出了十几种公文式样。具体包括：

（1）范围。

（2）规范性引用文件。

（3）术语和定义。

（4）公文用纸主要技术指标：涉及纸张定量、白度、横向耐折度、不透明度和p H值。

（5）公文用纸幅面尺寸及版面要求：包括幅面尺寸、页边（上白边）、订口（左白边）、版心尺寸、字体和字号、行数和字数以及文字的颜色。

（6）印制装订要求：包括印制要求、印刷要求和装订要求。

（7）公文格式各要素编排规则：包括公文格式要素的划分，版头、主体、版记、页码等公文格式要素的编排。

（8）公文中的横排表格。

（9）公文中计量单位、标点符号和数字的用法。

（10）公文的特定格式。

（11）公文式样。

三、GB／T 9704—2012较之GB／T 9704—1999的主要变化

GB／T 9704—2012《党政机关公文格式》是对GB／T 9704—1999《国家行政机关公文格式》的修订，自 实 施 之 日 起 代 替 GB／T 9704—1999。GB／T 9704—2012 相 对 于 GB／T 9704—1999 而言，在标准名称、适用范围、标准结构、公文用纸、公文印刷装订要求、公文要素编排、特定公文格式编排等方面进行了修订。

1.修改标准名称

标准的名称由1999版的《国家行政机关公文格式》改为2012版的《党政机关公文格式》，英文名称也相应地由“Layout key for official document of administration”修 改 为 “Layout key for official document of Party and government organs”.

2.修改标准的适用范围

标准的适用范围从国家行政机关制发的公文扩展到各级党的机关和国家行政机关制发的公文。

3.调整标准的结构

（1）GB／T 9704—1999的第5章“公文用纸幅面及版面尺寸”、第6章“公文中图文的颜色”、第7章“排版规格与印制装订要求”调整为GB／T 9704—2012的第5章“公文用纸幅面尺寸及版面要求”、第6章“印制装订要求”。

（2）GB／T 9704—1999的第9章“页码”并入GB／T 9704—2012的第7章“公文格式各要素编排规则“。

（3）新增“公文中计量单位、标点符号和数字的用法”，将其作为第9章。

4.调整装订要求

按总体要求、骑马订和平订、包本装订三个层面，对GB／T 9704—1999有关装订要求的内容进行调整。同时将GB／T 9704—1999中的“骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处”的说法调整为“订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处”，并新增“骑马订钉锯均订在折封线上”的要求。

5.增加、删除若干要素并调整部分要素名称

GB／T 9704—2012新增“发文机关署名”“页码”两个公文格式要素，删除“主题词”格式要素，并将GB／T 9704—1999中的“眉首”“公文份数序号”“秘密等级和保密期限”“发文机关标识”“公文标题”“公文正文”分别修改为“版头”“份号”“密级和保密期限”“发文机关标志”“标题”“正文”，保留“附件”并增加“附件说明”。

6.修改若干要素编排规则

GB／T 9704—2012对下面的要素编排做了统一：

（1）份号、密级和保密期限、紧急程度

——份号：如需标注份号，用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

——密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

——紧急程度：如需标注紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。

——如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（2）发文机关标志

——发文机关标志可以使用发文机关全称或规范化简称，也可以不加“文件”二字；

——发文机关标志上边缘至版心上边缘由25 mm改为35 mm，取消上行文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为80 mm的规定。

（3）发文机关署名、成文日期和印章

——发文机关署名：GB／T 9704—1999规定“单一机关行文、两个机关联合行文时不署名，两个以上机关联合行文时都要署名”，而GB／T 9704—2012规定无论是单一机关行文，还是两个或两个以上机关联合行文，一般都要署名。

——加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排；单一机关行文时，一般标注发文机关署名，印章同时下压发文机关署名和成文日期；联合行文时，一般标注发文机关署名，最后一个印章同时下压发文机关署名和成文日期。

——不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数；联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

——成文日期：GB／T 9704—2012规定用阿拉伯数字标注。

——印章：GB／T 9704—1999规定印章采用中套、下套方式，而GB／T 9704—2012规定：印章端正居中下压，使发文机关署名和成文日期处于印章中心偏下位置；增加不加盖印章的编排规则和签名章的编排规则。

7.细化信函、命令（令）和纪要格式

GB／T 9704—1999对公文的特定格式，如信函、命令（令）和纪要等，没有进行详细规定，GB／T 9704—2012对信函、命令（令）和纪要等特定公文的格式进行了较为详细的规定，可操作性和实用性强。

8.增删式样

GB／T 9704—1999所提供式样较少，只有6个，GB／T 9704—2012在此基础上，删除其中的“上行文首页式样”，另外新增7个式样：联合行文公文首页版式两个、信函格式首页版式、命令（令）格式首页版式、公文末页版式、附件说明页版式、带附件公文末页版式。

9.统一公文中红色分隔线

GB／T 9704—1999中使用了“正线”“反线”“武文线”“文武线”等概念，但没有国家标准对这些概念进行统一规定，影响实际应用。为避免这一问题，GB／T 9704—2012统一将这些线称为红色分隔线，并对其粗细程度分别进行了规定。

四、关于GB／T 9704—2012《党政机关公文格式》的宣贯教材

GB／T 9704—2012涉及面广，影响大。为紧密配合《党政机关公文处理工作条例》的实施，做好GB／T 9704—2012《党政机关公文格式》的宣传贯彻工作，使各级党政机关工作人员尽快熟悉、掌握和运用GB／T 9704—2012，国家标准化管理委员会组织编写了《GB／T 9704—2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》。该指南对GB／T 9704—2012《党政机关公文格式》进行了系统讲解和全面阐述，主要内容包括公文格式标准化、标准编制过程、标准条文释义、常见问题解答，并结合公文处理工作实际，给出了不同应用背景下公文格式的式样。

因此，为全面了解关于GB／T 9704—2012《党政机关公文格式》更详细的阐释，以更好地领会和掌握GB／T 9704—2012的精髓，请参考中国质检出版社（中国标准出版社）出版的《GB／T 9704—2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》一书。