加强高校学籍档案证明服务工作探析

韦娇艳

广西工学院，广西 柳州 545006

加强高校学籍档案证明服务工作探析

韦娇艳

广西工学院，广西 柳州 545006

文章在介绍高校学籍档案证明服务概况的基础上，分析了现行高校学籍档案证明服务存在的问题，并提出具体的改进措施，以提高高校学籍档案证明服务水平。

档案利用；教学档案；档案证明

高校学籍档案是高校档案的重要组成部分，是高校招生录取、教学活动、学籍管理、学位授予、毕业验印等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。出具高校学籍档案证明高校档案部门的职责，也是高校档案部门开发利用高校学籍档案息资源的重要方式之一。做好高校学籍档案证明服务工作不仅可以充分发挥档案的凭证作用，对于构建诚信社会、维护高校自身形象和声誉更具有重大的现实意义。

1 高校学籍档案证明服务工作的概况

《高等学校档案管理办法》第十五条归档范围指出:学生类档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

1.1 档案证明服务的特点

我国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA-T1/2000）中解释，档案证明是依据档案（即国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录）的记载出具的凭证性文件（即国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录）。档案证明具备以下4大特点:

1.1.1 凭证性。档案是人类社会实践活动的原始记录。凭证价值是档案最基本的价值。档案馆为利用者提供的档案证明书是各单位根据依据档案原件，根据档案证明规范的程序制发的， 属于档案部门二次开发的档案信息资源，因此，档案证明书与档案一样，具有凭证的价值与作用，是档案利用者解决实际问题， 维护合法权益的依据。凭证性是档案的价值所在，也是档案部门开展档案证明服务的基础。

1.1.2 权威性。表现在首先档案证明书开具的依据是馆藏的档案，档案具有原始性；其次，出具档案证明书是档案部门法定的职能；再次，开具的档案证明书要求规范和准确。因此，档案证明书与档案原件具有一样的权威性。

1.1.3 客观性。档案证明书是档案人员根据档案原件而开具的，是对档案内容的概括、提炼、如实描述，与档案结论一致，而不是主观编造的，因此说档案证明书是客观的。

1.1.4 书面性。档案证明书都是通过书面文字形式表达的。随着科学信息技术的发展， 档案部门既可以为利用者制发传统的纸质的档案证明书， 也可以制发新兴的电子的档案证明书。但是，无论是哪种档案证明书，都是通过书面形式表达的。

1.2 高校学籍档案证明服务的方式

高校学籍档案证明服务的方式主要有以下五种:

1.2.1 原件复印。高校学籍档案证明通常由档案部门复印档案原件，为利用者提供学籍档案中文复印件一份，加盖档案部门公章，并署如“此件与原件一致”字样或证明章。这种证明方式很常见。

1.2.2 中英文对照翻译件。中英文对照翻译件一般是申请出国留学用的，一般包括学生在大学本科和研究生阶段的学习成绩单、毕业证明和学位证明等，在读大学生还包括高考成绩证明、大学录取证明等。中英文对照翻译件一般由档案馆、教务处、继教院、校办按照职能分工完成。即档案馆提供中文复印件，教务处负责办理英文翻译件，校办在中英文翻译件上加盖学校公章。而笔者所在学校是由教务处或档案部门开具档案中文复印件，国际交流与合作处进行英文翻译，最后由教务处在英文翻译件上加盖教务处公章。

1.2.3 重新制作证明。高校学籍档案不仅记载学生的学历、学位、成绩等信息，而且还记载姓名、年龄等内容。档案部门根据档案利用者的需求，摘录档案原件中能解决和说明问题的材料，按档案证明要求重新制作证明。这也是档案部门出具证明的一种较常见的方式。

1.2.4 填写纸质格式证明。档案人员在接到查询机构格式证明表后，通过查询，对查询信息作出真伪判定后，只需要在查询机构的证明表上填写“属实”或“不属实”，而不需要另外出具证明，再由经办人签名并加盖本单位的公章，最后将纸质结果邮寄回复给查询机构。笔者在工作中目前接触到的是只有某些网站查询机构采用这种格式证明方式。

1.2.5 电话查询、电子邮件出证。由于电话和电子邮件查询时间较短，效率高，现在，许多单位或机构会通过电话或电子邮件进行查询核实，另外有些单位或机构还根据需要同时要求档案部门提供纸质证明。

2 高校学籍档案证明服务工作中存在的问题

高校档案证明服务是档案部门开展档案利用服务的主要方式之一，能否依据档案原件准确地出具一份高校学籍档案证明书，是高校档案部门的职能。它体现档案的凭证价值，发挥档案法律效力。从笔者了解的情况来看，高校学籍档案证明服务存在以下四大问题:

2.1 缺乏学籍档案证明出证制度。首先，在不同高校，由于职能分工不同，高校学籍档案证明出证单位不明确，有些学校是校办出证明，有些是教务部门，还有些是档案管理部门，使利用者不知该去哪里办理证明。其次，出具的证明没有统一的发文编号，也没留下证明的存根。在发现问题时，不知该算谁的责任。年终统计数据及编写档案利用效果事例没有依据，不利于档案数据的统计和宣传利用。再次，有的档案部门没严格按档案证明格式规范办理高校学籍档案证明，存在就是写几句话、盖个章的现象，致使社会对高校学籍档案证明真实性产生怀疑，造成不良影响。第四，无专人管理。有的单位没有指定专人负责管理，在出具高校学籍证明时，同一档案部门出具的证明因人而不同。

2.2 服务方式单一。据了解有些档案部门只提供档案复印件，有些档案部门以提供复印件为主、很少开具其他证明方式；而有些档案部门只对上门来访者服务，不对电话、邮件等方式提供纸质证明邮寄服务，给利用者带来诸多不便。

2.3 在线查询少，电子出证率低。因人力、财力等原因，大多数高校都没有提供网络在线查询学籍这项业务，致使出证效率低。目前国家认可的网上学历认证——中国高等教育学历证书网（简称“学信网”）的推行，对这一弊端有一定的促进作用，但该网只能查1991年以来的学历，对高校别的学籍档案没有涉及，并不能从根本上满足使用者查询别的学籍档案的需要。

2.4 存在安全隐患。在现行高校学籍档案证明服务中，除上诸问题外，还存在诸多安全隐患，如网站设计不合理，存在安全漏洞，档案材料易泄密；利用者目的不一，有些需开实际证明，还有些甚至希望档案部门帮忙开伪证等问题。

3 加强高校学籍档案证明服务工作的措施

针对高校学籍档案证明服务存在诸多问题，需档案部门采取多种措施，加强管理，提高高校学籍档案证明服务水平。档案部门需采取的措施有:

3.1 加强管理，规范出具档案证明流程。出具高校学籍档案证明依据性强，需严谨对待，首先应明确出具学籍档案证明的单位是学校档案馆，避免多个单位出证明引起管理上的问题；其次，要理顺档案证明工作流程，分清工作职责，加强在调档、查阅、制作证明、校对审核等环节中的管理；再次，建立相对应的档案管理制度。如审核批准制度、查阅利用制度、档案证明归档制度、责任追究制度等。

3.2 提高档案证明的完整性和规范性。完整、规范的证明包括:一、标题。要标明证明所针对的人或单位和事。如“关于对**的学历查档材料”， 不能抽象笼统的地“证明”两字；二、发文号。出具的证明应有统一的发文编号，发文编号格式如“XX学校学档[XX年]XX 号”；三、主送机关，即利用者或需证明服务的对象；四、正文。根据利用者的需要，针对问题，按照档案内容进行摘录或概括说明，得出结论，并交代其来源、抄录（或取证）人和抄录（或取证）时间；五、出证时间。即出证年、月、日要写全；六、印章；七、主题词；八、印发机关和印发日期。另外，如是复制件应加盖“此件复制于XX学校档案馆档案（档号:XXXX），仅复制一份”。档案复制件为两页以上，则要加盖单位骑缝式印章。

3.3 按需服务，增加多种服务方式，满足利用者多种需求。高校档案馆是集中保存高校学生学籍档案的部门，承担着提供学籍档案利用的职能。在出具学籍档案证明工作中应做到按利用者需要出具证明，而不是只出复印件，如在校学生查阅档案一般是出具高考成绩证明、大学录取证明，用于出国留学等；已毕业的学生利用学籍一般是要出具在校成绩、毕业证书或学位证，用于找工作、考公务员、升职等；用人单位一般是要核实学历学位证书真伪。同时，应加强对档案室计算机、打印机、复印机、扫描仪等硬件的投入力度，为除为利用者提供纸质证明方式外，还提供电子邮件、传真、电话等证明方式提供物质基础。

3.4 加强资源建设，提高电子出证率。“巧妇难为无米之炊”， 要做好高校学籍档案证明服务工作，首先要加强学籍档案信息资源建设，丰富馆藏，优化档案信息资源结构，扩大教学档案在高校档案中的比重。其次，校园网除要与档案管理系统进行衔接外，还要与学生处的招生系统、教务处的教务管理系统、学位办的学位信息系统、高校OA系统等系统相衔接，以整合学校资源，提高整体工作效率，在保证学校校园网安全的基础上，考虑将学籍档案信息提供给校园网外用户查询。

3.5 把好档案出证安全关，保证档案及档案管理人员的安全。安全工作是基础。首先，要保证档案的安全。表现在:第一，档案人员要遵守保密条例，按制度办事，该请领导审核的一定要请领导审核；第二，档案人员要验明利用者身份，了解利用者实际的目的和需求，代办代查一定需要有委托人的证明，否则不予办理；第三，档案人员只提供相关的档案证明，如在复印高考成绩时盖住其他人的成绩，以防他人信息泄露；第四，要做好在线查询网络数据库的安全防范工作，以防病毒攻击；第五，对于传真、电话、电子邮件的查询，都要有记录，以备查询。其次，要保证档案人员的安全。一方面，各单位要加强档案人员事业心、责任感、道德素养的教育，不断提高档案人员政治素质；另一方面，档案人员自己也要拒绝外界的诱惑，培养实事求是的工作作风，不出伪证，坚持原则，保证档案人员自身的安全。

[1] 秦书凰.出具档案证明服务之规范化管理[J].四川档案，2005（1）:36～37

[2] 张文元.加强高校学籍档案证明管理的思考[J].兰台世界，2010(5月下):52～53

[3] 谭鸿雁.认证服务视角下的高校教学档案资源建设[J].兰台世界，2011(5月下):42～43

[4] 张兆忠.试论档案馆档案证明服务[J].山东档案,2007(3):14～16

[5] 邓海洲.档案证明刍议[J].档案学通讯，1985（2）:33～34

G273

A

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.13.109

韦娇艳（1979年10月），女，广西柳江人，广西工学院教务处馆员，研究方向:档案管理，高等教育研究。