如何做好医院办公室主任工作

■ 夏 蕾 李聪聪 刘梓路 马晓龙 张桂云

1 牢固树立“服务第一”的思想

服务是院办主任的天职，工作的重中之重。院办公室是医院的管理部门和秘书机构，院办主任工作涉及大家的切身利益，要始终把全心全意为大家服务做为检验工作的根本标准，牢固树立“服务第一”的思想，默默无闻地为医院建设做些实实在在的事情。把大家“拥护不拥护”作为工作的出发点和落脚点，把大家的呼声作为改进工作的第一信号，把维护大家利益作为工作的第一职责，把大家满意程度作为衡量工作的第一标准，把“领导就是服务”真正体现在日常工作中。院办主任必须做到“三服务”：一是主动服务。根据医院领导和各部门的工作计划，掌握阶段性任务，主动为大家提供服务，特别是大家关注的切身利益问题，绝不能怕麻烦，怕对自己不利而置之不理。二是及时服务。对医院领导所需的服务，及时“迎上去、抓上手”，急医院领导之所急，想医院领导之所想，确保第一时间内完成各项服务工作。三是跟踪服务。要实行“事后看”式的跟踪服务，经常以对话、聊天等方式，了解服务效果，及时做好跟进服务［1］。

2 正确处理好“两个关系”

一是处理好与医院领导的关系。积极发挥参谋助手作用，协助医院领导做好工作，是院办主任的主要职责。因此，要把工作开展好，就要与医院领导和机关各部门多沟通，多提一些好的建议和想法，理顺关系。平时领导交办的事情，想方设法去完成，积极主动去干好；自己的份内工作，也请医院领导多指导，多支持，多帮助，做到积极不越权，服从但不消极［2］。二是处理好与大家的关系。要把大家的利益放在第一位，急大家之所急，想大家之所想，工作中才能一顺百顺，上传下达畅通无阻，院办公室才能成为一个关系和睦融洽的团体［3］。

3 增强“三种意识”

一是政治意识。要做好宣传医院领导指示的广播员，培养敏锐、独特的政治意识。要加强在政治理论方面的学习，不断提高政治素养，坚定正确的政治方向，使自己在思想上始终与党中央保持高度一致。要保持政治上的清醒，对待事物要擅于捕捉本质，迅速抓住重点，为医院领导找出协调矛盾、解决问题的最佳途径［4］。二是全局意识。院办公室主任是信息交流的中转站，传递情况要准确、及时。要自觉增强大局意识、全局意识，结合实际，主动作为。把建议提准确，把工作做细致，使自己真正成为医院领导决策的得力助手［5］。三是保密意识。岗位的特殊性决定院办主任比其他同志接触的保密事项更多。高密级文件等信息都会在院办主任这里形成一个聚合点，使院办公室成为一个“机要中心”。如果稍有不慎，泄漏或丢失都会给工作造成不可弥补的损失。因此，作为一名优秀的院办主任，无论何时何地，都要紧绷保密弦，做到不该说的坚决不说，不该讲的坚决不讲，不该做的坚决不做［6］。

4 真正做到“四要”

一是思维要超前。院办主任思维要超前，站位要高，要谋全局，想大事，只有这样，才能帮助医院领导从纷繁庞杂的资料中，筛选实用、管用、能用的信息，才能帮忙不添乱。一是要密切关注上级部门关于医院改革方面的政策信息。二是要密切关注医院内部技术创新的发展动向。二是效率要快捷。院办公室工作头绪多，工作量大，要求高，做好办公室工作，作风松散会误事，效率低下会误事，误了事就等于没有履行好职责。因此，院办主任必须要养成团结紧张、作风干练、快捷高效的工作习惯，只有这样才能使医院领导的意图及时贯彻执行。三是工作要细致。细节决定成败。院办主任工作尤其要求细致、细致、再细致。养成工作认真细致、办事扎实的工作作风，是院办主任必备的素质之一。把细致的工作作风贯穿到工作全过程，院办主任应养成记工作日记的习惯，把医院领导交办的，自己计划做的，已经做的等等，认真记下来，防止工作遗漏。四是协调要到位。院办公室作为对外联系的综合部门，需要承担起与上级机关沟通协调的职能。院办主任在上级机关的协调沟通过程中，要充分尊重上级机关，对他们安排的工作能完成的，不讲条件；不能承担的，做好解释；实在有难度的，不要硬碰硬，可请院领导同上级进行协调沟通。

5 努力做到“五勤”

做好院办主任工作的具体经验很多，但最根本的经验是一个字——“勤”。一要眼勤。院办班主任应该眼观六路，耳听八方，观察问题敏锐细致，就是常说的“眼里要有事”。二要嘴勤。院办主任向医院领导请示、汇报工作要动嘴，向其他部门联络办事要动嘴，答复下级的请示要动嘴。因此，院办主任的嘴不能懒，该说的一定要及时说，而且要把问题说得清清楚楚，不能该请示的不请示，该报告的不报告，也不能话到嘴边留半句，说不透讲不明。三要手勤。院办公室的很多工作都需要院办主任亲自动手去做，其中很重要的就是动手写，即把工作中的一些情况用文字的形式记录下来，并要做到及时、准确、详细，院办主任的手不能懒，否则会造成难以预料的后果。四要腿勤。医院工作中需要跑跑颠颠的事很多。如向医院领导请示、报告工作时，要往领导那里跑；处理部门之间的关系时，要往有关业务部门跑。作为院办主任不能怕麻烦，不要怕碰钉子，更不能摆架子，要以实际行动表达出自己的诚心诚意，从而促使事情尽快办成。五要脑勤。以上四勤要想勤得恰到好处，必须勤动脑子，就是要把深思熟虑与动眼、动嘴、动手、动腿紧密地结合起来，以防出现盲目的行动，要做一个既“四体勤奋”又有头脑的部门领导，才是合格的院办主任。

［1］尹凤来.当好医院办公室主任这个“配角”［J］.中华医院管理杂志，1996，12（4）：252.

［2］董燕.谈院长室秘书接待工作的体会［J］.中华医院管理杂志，1994，10（11）：685-687.

［3］王蕊.浅议医院办公室工作人员形象塑造［J］.中国医院，2008，12（1）：69-70.

［4］于露露.浅谈医院办公室的工作特点及工作人员应具备的素质［J］.中国伤残医学，2011，19（1）：111.

［5］张桂云.军队医院人才队伍建设的思考［J］.中华医院管理杂志，2006，22（9）：595-596.

［6］李凤如.医疗改革背景下加强医院办公室建设的实践与思考［J］.临床和实验医学杂志，2012，11（9）：723-724.

张桂云：中国人民解放军总医院医学信息资源科主任，研究馆员。

E-mail：zhangqy@hotmail.com