浅谈县级水利普查机构第一次全国水利普查档案收集与整理

王西海

水利普查档案作为普查工作的最终成果，蕴藏着及其丰富的信息，能够客观、全面、系统地反映我国水利发展状况、江河湖泊基本情况、水资源开发利用和保护现状、经济社会发展对水资源的需求、水利行业能力建设状况等，将为科学制定国民经济和社会发展规划，谋划水利长远发展思路，实现可持续发展战略，提供重要依据。同时，也将为实行严格的水资源管理制度、深化水利管理体制改革以及水资源开发保护利用提供大量翔实的基础数据。做好水利普查档案的收集与整理十分重要。

第一次全国水利普查以县级行政区为基本工作单元，普查数据或表格均以县级行政区为基本单元进行填报和汇总。因此，县级水利普查档案是整个水利普查档案的基础和支撑，做好县级水利普查档案收集、整编意义重大。

一、建立健全水利普查档案管理机构和工作制度

1.落实水利普查档案集中统一管理制度

（1）落实机构，明确责任

根据水利部、国家档案局《关于印发<第一次全国水利普查档案管理办法>的通知》（以下简称《办法》）规定，县级水利普查办是同级水利普查档案工作的责任主体，负责同级水利普查档案工作的统一领导、集中管理。县级水利普查办应明确档案工作分管领导，配备档案工作人员，统筹安排经费，为水利普查档案的收集、整理、保管、利用等创造条件，提供保障。

在组建县级水利普查机构时，一般都明确了由综合协调组或其他工作组负责水利普查档案管理工作。在实际工作中，县级水利普查办应落实专人负责收集、保管普查过程中形成的应归档文件材料，并将档案工作纳入相关领导和档案管理人员的岗位责任制，纳入目标考核，从组织上保障档案工作有序开展，确保普查活动中形成的档案资料齐全完整。

（2）科学分类，集中整编

根据《办法》要求，在水利普查档案整编前，县级水利普查办应结合工作实际，进一步细化水利普查档案归档内容，制定科学的分类整编方案。在立卷整编过程中，应严格按照整编方案要求，遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，分类立卷，确保水利普查档案案卷的成套性、科学性。

水利普查档案整理、立卷工作结束后，由上级普查机构和档案部门进行检查、验收，对于达不到标准和要求的档案要重新返工，一定要保证普查档案整理工作的质量。县级水利普查办应善始善终完成水利普查档案的收集、整理工作，水利普查档案整理、立卷工作不结束，水利普查机构不能解散，以免档案资料散失。

（3）及时移交，统一管理

普查档案通过验收以后，按照《办法》要求，县级水利普查机构应在普查工作完成后3个月内，将已经整理好的水利普查档案向同级水行政主管部门档案机构移交，并办理移交手续。

2.制定水利普查档案工作规划

县级水利普查办应将档案工作纳入水利普查工作计划和管理工作程序，制定切实可行的水利普查档案工作规划，明确各阶段档案工作目标任务和档案收集、归档重点。同时，要明确同级各部门、普查办各工作组及县以下水利普查机构档案工作责任，建立谁形成谁负责、谁提供谁整编的工作机制，构建横向到边、纵向到底的档案工作责任网络，确保水利普查档案真实、完整、收集齐全。

3.建立健全水利普查档案收集、归档等制度

县级水利普查办应及时建立健全水利普查档案收集、归档、借阅、保管等工作制度，保证水利普查档案工作有法可依、有章可循，达到规范化管理的目标要求。采取措施，严格接收、借阅登记手续，保证水利普查档案安全、完整、准确、系统和有效利用。

二、坚持与水利普查工作同步

要提高水利普查档案管理水平，必须坚持统一领导、集中管理，必须实行标准化、规范化管理，做到档案管理与普查工作同步进行，实现全过程管理。确保水利普查开展过程中产生的各类具有保存价值的文件材料及时归档，发挥档案工作“记录历史、传承文明”的独特作用。

1.随办随归，及时归档

高度重视普查档案资料的保管整理工作，特别注重档案资料的积累，普查工作一开始就要明确专人负责收集、整理档案。为有效防止普查资料的流失，确保普查资料齐全、完整、安全，县级水利普查办各部门、个人或县以下水利普查机构在水利普查中形成的应归档文件材料，应在办理完毕后，及时移交县级水利普查办档案部门归档保管。因工作需要，暂不能归档的，也应在阶段工作完成后，定期移交归档。

2.分类整理，扎实推进

第一次全国水利普查工作是一项复杂的系统工程，形成的文件材料数量较多，各阶段的工作成果表现形式多样，有图、表格和文字档案等。这些资料都是原始基础资料，需及时存档保管，其整理归档工作量相当繁重。对这些档案资料，县级水利普查机构要注意资料逐步积累，分阶段、分门别类地做好归档整理工作。

3.妥善保管，确保安全

与纸质的资料归档一样，水利普查电子文件材料归档也应分门别类建立文件夹，在不同时期存放在指定的服务器上不同的区域，以杜绝档案材料的泄密，并注意及时备份。应配备必要的管理设施设备，保管好普查档案。应根据实际工作需要，设置档案库房，购置符合规范的档案装具和柜架，配备必要的保管保护设施设备，确保普查档案资料妥善保管。

三、抓好档案业务建设

1.加强业务培训，提高档案工作人员素质

县级水利普查办应加强对档案工作人员的培训，普及档案业务知识和水利普查知识，加强档案法规的宣传教育，使档案工作人员能熟练掌握档案业务和水利普查知识，提高档案管理业务水平。档案工作人员应加强档案业务知识学习，不断提高自身素质。同时，要增强事业心和责任感，切实做好档案的收集、管理工作，做到不遗不漏，保证档案材料的齐全、完整、准确，使水利普查档案资料能够准确地反映水利普查的全过程。

2.把握水利普查档案管理工作的重点

水利普查的不同阶段有不同的归档重点，各个阶段的工作内容顺序性较强，前一环节的文件材料往往是后一环节的依据，后一环节的文件材料是前一环节的丰富和发展。因此，在建档管理方面要重点抓好及时按工作环节归档，并随时提供利用。

3.抓好水利普查档案工作现代化建设

在水利普查档案管理过程中，要注重运用计算机、扫描仪、光盘技术等现代化工具收集、整理水利普查档案资料。同时，水利普查工作中形成的电子文件和电子数据是水利普查档案的内容，应切实加强对普查电子文件和电子数据的归档管理，应按《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的要求，做好水利普查电子文件和电子数据的归档工作，为提高水利普查档案工作现代化奠定基础