邮发报刊供应链管理及其信息流程

李彦祎

(中州大学图书馆，郑州450044)

邮发报刊、内部报刊和影印外文报刊等三部分，组成了我国高职院校图书馆重要的报刊资源，其中，邮发报刊占有较大份额。邮发报刊是指通过邮政局收投渠道获得的报刊杂志，［1］因它具有刊种多、数量大、读者范围广、订阅时间集中等特点，加之认知局限或业务惯性，大多职业院校图书馆都把邮发渠道作为订阅报刊的首选渠道。每年11月份，各馆都会从《邮发报刊简明目录》上集中选订一批报刊文献，作为馆藏报刊资料的重要补充。

高职院校图书馆十分重视邮发报刊的系统性，尤其重视其登录工作，目的是保证报刊文献的系统完整。笔者所在的中州大学图书馆馆藏文献百万册以上，报刊杂志年订量1700余种，堪称中型图书馆。为了从订阅源头上确保馆藏报刊的系统完整，馆领导安排专人从事报刊登录工作。如何正确解析供应链管理信息流程之原理，主动配合邮政收投机构做好邮发报刊的收投登记工作，皆为相关人员研究的必要课题。

一、供应链管理与邮发报刊的投送

供应链管理是通过前馈的信息和反馈的物流及信息流，将供应商、制造商、分销商、零售商，直到最终客户连成一个整体的管理模式。［2］从单一的企业角度来看，供应链管理是企业通过改善上、下游供应链关系，整合和优化供应链中的信息流程、物资流程、资金流程和商业流程，以获得企业的竞争优势。供应链管理一体化的管理理念，其核心意义在于如何使企业能够与合作伙伴在供应链运作上实现协同性，实现供应链合作伙伴资源共享、协调支持供应链所有企业的协同运作，从而取得整体最优的绩效水平，达到提高供应链整体竞争力的目的。

现代市场的竞争已从企业间的竞争演化为供应链之间的竞争，提高整个供应链的竞争能力已成为企业的迫切需求。为了增强供应链信息流程之间的交互性，技术构建信息流程已成为一种必然趋势。信息流程是指信息流经的路程，供应链信息流程是专指物流供应链的上、中、下游合作者中间的信息交互过程。而针对邮发报刊供应链来说，其信息流程则是报刊杂志的生产商、发行代理商以及集体用户或个体使用者之间的信息往来。为加强信息流程对供应链资源的管理和访问，作为覆盖全国物流网络的中国邮政，亦正在加强收投部门供应链管理的“核心思想，”即加强“系统”思维观和“流”的思维观，以优化整体为目标，通过对报刊征订工作各个环节运作的信息化管理，使邮发报刊的订阅投送渠道“像小河流水般的顺畅”。

自2003年中国邮政进军物流领域以来，凭借覆盖全国的网络优势，邮政合同物流迅猛发展，连续多年保持高于20%的增长。［3］所以，在报刊杂志供应渠道方面，虽也有不少图书供应商在竭力扩大经营品种，先后开展了报刊杂志的代订代送业务，然而赢得高等职业院校图书馆青睐的仍是邮政收投局。收投局是杂志社与图书馆之间的中介机构，在报刊征订及投递交易信息的流程上，流程的方向也是在邮局与图书馆之间双向流动的。如果仅仅把眼光放在看得到的报刊投递形式上，而忽视对信息流程的创建，甚至过分强调资金投入和报刊的订购，而延误对信息的把握都是不对的。

二、邮发报刊供应链信息流程的框架结构

同众多物流供应链一样，邮发报刊供应链也包括物资流程、商业流程、信息流程、资金流程等四个流程，四个流程有各自不同的功能以及不同的框架结构。邮发报刊供应链信息流程的框架结构共分四个层次，分别为:

1．资源层

在邮发报刊供应链信息流程中，人们所关注的资源包括:物理资源和逻辑资源。物理资源是指各种供应链资源，例如报刊杂志社的报刊实体、邮政局的分检发送设备，图书馆的验收、登录设备等。逻辑资源存在于数据库中的各种数据，如《邮发报刊目录》的电子光盘等。邮发系统的逻辑资源一般都使用计算机管理，供应链信息流程数据库应与其他数据库集合，才能有效地与各链点进行有效的合作。

2．资源代理层

各地邮局即谓之报刊资源销售的代理机构。图书馆作为报刊的订阅者和使用者，通过邮局发布的信息诸如《全国邮发报刊简明目录》，记录每种报刊出版信息的端点，系统分析后，确定订阅与否。

3．应用层

包括与供应链业务逻辑相关的各种web service，可按照各自的职能进行分类，例如订单管理服务、库存待投报刊管理服务等。

4．控制层

这一层提供一些系统所需的基础功能，例如安全控制、地段划分、改刊信息垂询、身份认证服务质量、保证等。

三、信息流程建设与供应链的协同性发展

1．信息流程建设

将交易活动集中在具有灵活运用信息能力的交易伙伴身上的行为就叫供应链管理。［4］以灵活运用信息能力为主要内容的信息流程建设，则是提升企业管理软实力的重点。在供应链管理中，借助现代信息技术的应用，实现企业物流系统电子化管理，对于响应市场的速度，减少库存积压，提高运输质量，保证服务水平有着至关重要的作用。对此，我们建议，为加强邮发报刊供应链的信息流程建设，图书馆要主动与邮政投递系统沟通，设计出切合图书馆需求的软件，实现与各馆的《图书管理集成系统》中的“连续出版物子系统”登录工作的无缝接规，有效提升供应链信息化水平。鉴于商业流程主要是买卖的流通过程，邮发报刊供应链的商业流程，主要内涵是邮局接受图书馆的征订、签验订单和签著收投合同及报刊实体配送等业务流程。该流程的方向是在邮局和图书馆之间双向流动的。邮发报刊供应链信息流程的建模从信息发布开始:首先，代理层省邮政报刊发行局发送订阅信息，以发布报刊杂志的邮发代号、报刊名称、出版频率、月(季)半年价等简明目录信息为主。一方面通过报道价格促使货币的流通，保障报刊杂志的出版单位资金的正常运作，确保资金的及时回收;另一方面，由于每条信息均严格按邮发代号数字的数序排列，用户依据地区代号可以判断某出版物的地区和级别，确定其价值，决定取舍，从而实现馆藏报刊文献对服务对象教学、科研活动的情报保障。图书馆则依此工具填写注册表格、付款，确定订阅关系，确认创建的信息流程。

2．供应链的协同性发展

基于邮局与图书馆上、下游间的合作伙伴关系，上下游彼此间的信息需保持透明，构建同心圆式的供应链。邮局在实施报刊杂志实物投送时，持有《投递清单》，因是图书馆签验报刊杂志的重要依据，该业务文书内容有段别、地址、单位、用户名称等投递标示，涉及报刊特征的项目有报刊代号、报刊名称、期数、份数等，基本上反映了报刊的外部特征，图书馆依单划到，签验所收到的报刊杂志。

由于经济的发展和社会的发展，作为重要的科学文化、教育产品，报刊杂志也发生着内容、形式以及出版周期等方面的随机性变化，扩版、改名、并刊、停刊、调价现象时有发生，从而带来“市场不确定性”。面对快速变化的市场环境，如何做到准确的预测，快速的反应以克服“市场不确定性”所带来的风险，及时、快速地响应消费者需求等，是邮发报刊供应链信息流程的重要任务。当然，报刊杂志的出版发行环节首当其中，应第一时间分布相关信息，通过信息流程为供应链的中、下游合作者提供现实数据。同时，作为代理层或使用者亦应依据异常现象进行垂询和情况反馈。如中州大学图书馆则通过编制《勘核表》来对收投局投递的报刊进行咨询核定。《勘核表》的内容有订购号、题名项、卷期标识、出版频率、邮局回复以及图书馆核对等项，系统地反映投递动态，达到及时资讯补缺之目的。虽然《勘核表》与邮局的投递清单有所不同，但在加快供应链的反应速度，使供应链整体的交易成本最小化、收益最大化，确保图书馆的利益上意义重大。体现了协同性这一供应链运作的基本特征。

四、结语

在邮发报刊的出版、发行、配送和验收使用过程中，最终在于用户能否按时获取相关文献资料。人们把物流供应链管理理念运用到邮发报刊的发行投递过程中，加强供应链之间的信息交流，为的是整合并优化报刊出版供应商、发行代理商、订阅者签验等方面的业务效率，使报刊杂志以正确的数量、正确的品质、在正确的地点、以正确的时间、最佳的成本进行生产和使用，从而最大限度地维护广大读者的合法权益。

［1］赵玉春，王立志．科学实用的期刊订阅方法:统分系统法［J］．高校图书馆工作，1993(1)．

［2］李波，洪涛．供应链管理(SCM)［M］．北京:电子工业出版社，2006．

［3］龚英．供应链管理在邮政物流业务中的应用思考［J］．现代物流报，2011(1)．

［4］汤浅和夫．供应链下的物流管理［M］．孙玉生，译．深圳:海天出版社，2002:24．