高校档案信息数字化进程缓慢问题刍议

梁秀梅

(郑州航空工业管理学院纪委，郑州450015)

档案信息数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术(Optical Character Recognition光学字符识别)、数据库技术等，将传统纸介质的档案信息和归档的电子文件等加工组织成有序结构的档案信息库。它是档案管理现代化的重要基础，是实施档案信息化建设的重要环节，对提高档案管理技术水平和档案服务效率等有重要意义。

我国政府有关部门非常重视档案信息数字化工作，早在2002年11月25日，国家档案局就与中央档案馆一起发布了《全国档案信息化建设实施纲要》。在该“纲要”的开篇，明确提出要“积极推进档案资源数字化”。在“档案信息资源建设”部分，专列一项“积极推进档案数字化进程”。其措施是先在中央档案馆，中国第一、二历史档案馆和“北京、天津、辽宁、上海、江苏、安徽、广东、重庆、陕西、青岛、杭州等省、市档案馆进行档案数字化工作试点”，并要求“其他有条件的档案馆也要进行这方面的研究和探索”。该“纲要”发布近十年来，不仅要求进行试点的档案馆档案信息数字化进程较快，而且其他省、市的档案馆也在这方面做了大量努力，取得了突出成绩。其突出标志是一些档案馆实现了馆藏档案信息可在局域网上查阅。如南京市档案馆早在该“纲要”发布前的1995年就开始建设局域网，并实现了在局域网上查询馆藏档案信息，后来又提供馆藏档案信息的网络远程查询。合肥市档案馆在2006年开始建设局域网，4年后实现了馆藏档案信息的可在内部网络查询。［1］甘肃兰州、天水、平凉3市档案馆，在2010年达到了馆藏档案信息的可在局域网上查询。［2］高等学校不仅是传授科技前沿知识的地方，也是生产先进知识的场所，其管理水平和管理技术手段等应与其身份相符，然而事实并非完全如此。就档案管理方面来说，除少数高校的档案馆藏档案信息进行了比较完全的数字化，实现了档案的信息化管理，使馆藏档案信息可在局域网上查阅，达到了与社会在该方面的先进水平基本同步外，大多数高校的档案管理数字化进程较为缓慢。

以河南省高校档案管理为例。全省除某些中专挂靠个别大学做其二级学院，实际建制仍属中专外，独立设置的公、民办高校约90所，至今无一所档案信息完全实现数字化，有的甚至就根本没做这方面的工作。具体表现可分为三种情况:其一是对档案库内部分纸质档案信息进行了扫描等电子处理，对本单位新产生的文件的电子稿及时收录归档;其二是曾出资委托社会专业人员对本单位库存的部分纸质档案进行了电子扫描等处理，对本单位新产生的文件的电子稿未予以收录归档或未全部收录归档;其三是对本单位的纸质档案信息未做一点数字化处理。

为什么追踪和把握科技前沿的高校在档案信息数字化方面却表现得如此迟缓?据笔者所知，原因主要为三点:

一是对档案信息数字化的重要性认识不够。在相当多的高校内部，长期弥漫着忽视档案工作的氛围。除非某项工作需要查证档案，平时从学校领导到一般教工，很少有人去关注学校档案。“它不能束缚高校各项工作，因此长期被人忽视。”［3］对档案工作的这种认识现状，决定了对档案信息数字化工作的态度，进而影响了档案信息数字化工程在学校的推进。

二是高校档案利用人次少的状况，使不少人误认为档案信息数字化的需求不迫切。高校的多数职工忽视档案工作，也不能简单地责怪他们认识偏颇，因为现在高校档案利用人次少的状况很容易使他们产生那样的心理。

有人曾对陕西师范大学档案馆2000－2009年共10年的档案利用情况进行统计，以利用人次计，最少的2002年有887人次，最多的2006年有2143人次。但2006年利用人次多是因为2007年教育部要对该校进行本科教学评估，学校有关部门需做材料准备，故对档案利用率较高。2007年由于同样原因，利用人次也较多，为1756人次。其他年份利用人次在887人次到1506人次。除去2006、2007两年的特殊情况，其他年份共有9336利用人次，平均每年1167利用人次。除去每年共约3个月的寒暑假及开学9个月的共约72天的星期六、星期日，平均每个正常工作日约有6利用人次。［4］河南省某个有30年历史的高校，现有约1000名在岗职工，约200名退休职工，已毕业学生约60000名。尽管有这么多的档案潜在可能利用者，据笔者了解，该校综合档案室每年平均实际接待的查阅者才三四百人次，折合每个正常工作日平均接待2人次左右。如此小的接待量使学校大部分教工体验不到档案的作用和重要，也使查阅者感到传统查阅方式在查阅质量和效率方面基本可满足自己的需要。加上查阅者已习惯传统的查阅档案方式，故对档案信息数字化要求不迫切。

三是现有高校档案工作人员整体技术层次偏低，进行档案信息数字化管理的力量不足。高校是专业技术性质比较强的单位，其主体工作人员——教师，往往选择业务能力比较强、综合素质比较高的人员充任，其次是行政管理干部。档案工作的专业性在高校不被看重，往往安排领导干部或骨干教师的相对综合业务素质较低的家属充任。这些家属本身的进取能力较差，或者不具备进行档案信息数字化管理的能力，或者经过培训可承担这一工作但效率较低，自然影响了学校档案信息数字化工作的进程。

上述三个原因相互影响，而最根本的是第三点。由于高校档案利用人次少，致使人们轻视该工作，在人员配备方面相对随意。但是需要指出的是，高校档案的利用人次少，既有档案本质属性的决定性因素，也有档案管理者的人为因素。从其本质属性来说，档案的基本功能是备查。既然是备查，就不可能是天天使用。这一点，不同于现行文件。现行文件的功能是解决现实问题的依据，因此可能经常查阅。档案则不同，它记述的是过去的情况，只有当人们解决的某个现实问题牵涉到某个档案记述的某个过去事项时，或者欲解决的某个现实问题与某个档案记述的某个过去事项具有相似性，需要借鉴其处理办法时，才可能需查阅相似档案。这样说来，档案的利用人次不能简单地同现行文件类比。但是一旦需要查阅档案，其查阅的方便程度和查出效率也是很重要的。相对传统纸质档案查阅人到档案室借出查阅，档案信息经数字化加工后上网，查阅档案人可在与局域网联通的自己办公室计算机上检索查阅所需的档案信息，肯定是既方便又高效。所以，加快档案信息数字化管理进程是非常必要的。

档案信息的开发和宣传既包括传统的档案编研工作所做的纸质形式，也包括将档案信息数字化加工后上网，在网上介绍宣传的电子形式。由于计算机的普遍使用和网络的可共享资源，使档案信息传播形式既方便有效，又相对成本较低。这从另一个方面说明加快档案信息数字化进程的必要。

高校进行档案信息数字化工作不仅在现实上是必要的，而且也是国家要求其履行的法定职责，是其必须承担和完成的任务。2008年8月20日教育部和国家档案局联合发布的《高等学校档案管理办法》第五条明确规定“高校档案工作由高等学校校长领导”，其主要职责有四点，第二点是“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。第八条明确规定“高校档案机构的管理职责”之一是“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”。从目前各高校的情况来看，学校的信息化建设已有良好的发展，学校的文件发布、科研管理、课程安排、工资发放、图书管理等基本依托网络运行。也就是说，从整体上看，各高校还是比较重视信息化建设的，大多高校档案信息化建设进程缓慢的责任可能不在学校领导层一方。因为按常理学校领导关于某项工作的职责主要是规划、投入和督查三方面，其中的规划和督查是主观努力问题，很容易做到，而投入则受客观物质条件限制。各高校目前既然已实现了部分电子政务，配备了一定的服务器和办公用计算机，局域网已建成和使用，就意味着学校实现档案信息化的客观物质条件已基本具备，不再需要另行大的投入，需要做的是档案信息的数字化加工及上网维护管理等工作。在这种情况下，大多学校领导的责任是督催不够，更主要的责任是大多学校的档案管理者主观不够努力。当然，进行档案信息数字化加工，实现档案信息化管理，需要档案管理者付出很多，比如前面提到的那些任务等。也许对以往纸质档案信息的数字加工，网页的设计等可由学校付款委托社会有关专业技术人员来做，但档案信息数字化加工的组织和信息上网管理等必须由档案管理机构来做。特别是档案信息化管理以后，由于现有技术水平局限，纸质文件档案还要继续存在，意味着档案管理机构传统的纸质档案接收、整理加工、管理等工作还要继续做，新兴的档案信息上传网络及档案信息的网络管理等任务也要承担。这样，就既增加了工作量，又增加了工作难度。按照一般的思维判断，这对档案工作人员利少弊多，难怪一些高校的档案工作人员对之表现不积极。但是道理已如前所述，进行档案信息数字化加工，实现档案信息化管理，既是高校档案部门提高服务效率，提升服务层次的需要，是档案服务适应高校整体信息化管理的需要，也是国家要求其必须履行的法定职责。所以，作为高校档案工作的主管领导——高校校长，必须加强对档案机构进行档案信息数字化工作的指导和督促;作为高校档案工作的具体承担者——高校档案机构及其工作人员，必须认清形势，明确自己的使命和具体任务，积极规划，认真组织，努力投入到档案信息数字化工作中，争取早日实现所在学校的档案信息化管理，使所从事的档案工作更好地为所在学校的教学、科研和行政管理等方面服务。

还要特别强调说明的是，各高校的档案都在日益增多中，纸质档案信息的数字化和电子文稿的收录加工，如果不及早进行，将来的加工任务将越来越重。而高校档案信息数字化，实行档案信息化管理，又是“高校信息化建设的必然趋势”［5］和高校档案管理的必由之路，所以只有尽早开展这项工作，才是明智之举。否则，只能给自己和后任者留下麻烦。

［1］叶繁．合肥市档案馆与南京市档案馆信息化建设对比［J］．档案管理，2011(1)．

［2］殷红仙．甘肃省“十五”与“十一五”档案信息化比较［J］．档案管理，2011(1)．

［3］侯海玉．高校档案管理的理性化审视［J］．东北农业大学学报:社会科学版，2006(1)．

［4］孙大东．陕西师范大学档案馆十年(2000—2009)利用调查［J］．档案管理，2011(1)．

［5］饶永．简论高校档案数字化建设［J］．电子科技大学学报:社科版，2004(2)．