浅述如何做好供电企业的档案数字化管理

刘杏

摘 要：随着电网的发展，加强电力档案的管理并将档案质量同数字化管理科学发展联系起来，提高档案利用率是供电企业档案管理的趋势。随着我国现代化建设以及城市化进程的大幅加快，档案的需求及利用也就越来越多，并且要求也越来越高，齐全的档案管理系统显得越发重要。文章论述了如何将先进科学技术运用到供电企业的档案管理的工作中，并就档案管理的数字化进行了相关的叙述。

关键词：供电局；档案；管理

0 前言

档案管理工作是企业管理工作中的重要基础工作，是为企业提供快捷服务和提高企业工作质量和工作效率的必要工作，也是维护企业历史真实面貌的一项重要工作。企业档案管理工作作为企业在生产、经营活动中直接形成的真实的历史记录，是企业最重要的知识资源。而在电力行业，作为关系我国国计民生的重要基础性产业以及公用性事业，对我国的国民经济发展及社会的安全稳定起着不可替代的促进作用，稍有差池，就可能造成重要的社会影响。随着社会的进步，供电企业不断加快现代化建设进程，其内部办公系统网络化正在逐步走向完善，这就要求供电企业的档案管理工作也必须紧跟时代发展步伐，做到与时俱进。不断加快档案管理的数字化建设，才能更好的推动供电企业的发展。

1 统一思想，提高各部门的档案意识

加快档案管理的数字化建设，强化档案意识十分重要。因此，我们建议档案管理部门应定期组织召开相关会议，向内部各部门人员宣传、贯彻档案法，进而提高企业内部干部、职工的档案意识，让大家了解档案工作的必要性、重要性，更让大家明白档案信息资源的开发和利用是供电企业取得长足性发展的一个必要条件。我们要努力建立档案收集、报送以及管理的持续高效机制，同时，所有部门应必须密切配合，共同搞好档案工作，有效发挥档案的作用。

2 加强领导，狠抓档案管理制度的落实

众所周知，企业领导关心、重视档案事业的发展、支持档案工作的进行，是我们稳步推进档案事业的发展，以及实现档案数字化管理的关键。而档案管理的数字化建设更是一项复杂长期的工作，需要多方支持，因此，领导的重视与支持，是各项档案管理制度得以贯彻实施的根本性有力保障，能为档案信息的数字化管理创造非常有利的条件。档案管理数字化建设，需要计算机技术、数据库技术、扫描技术、多媒体技术、存储技术等高新技术作为载体，这就需要大笔的资金来引进先进的技术和设备。从这方面说，我们也必须争取企业领导的高度重视，为档案管理的数字化建设争取更多资金上以及政策上的有力支持。

3 档案管理的数字化，保证重点档案数字化工作

供电企业的档案部门主要是为企业管理者以及工程技术人员服务的，但是，现阶段将全部档案在短时期内迅速又全面的进行数字化是不现实的，因此，对局内保存档案的数字化应该保证重点，突出特色。我们知道，供电企业档案管理部门所保存的档案不但反映了企业的发展历程，还包含了供电局在发展中所克服的很多技术难题以及重点科研项目的记录资料，甚至一些重点经营策略等，这就对当前供电事业的各类决策、经营管理、安全生产有十分重要的参考价值。因此，我们要对使用频率较高、十分重要的档案优先且完整地进行数字化，特别是对供电企业的长远发展具有重要指导意义的档案，更要特别注意其数字化方式，提高这类档案的利用率。

4 建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

建立供电企业的档案数据库系统，这是档案数字化管理的核心。而建立这种档案数据库系统，我们应抓住两方面的重点：①建立收藏档案的目录数据库。它主要是根据本单位各类档案的基本情况，通过“著录标引”，将单位内收藏的文本类、图形图像类以及影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本的数据库，这样就可以通过计算机检索来高效提供档案原件的利用；②建立基层报表数据库。就是在供电企业的档案数字化管理系统中，建立起状态数据库以及基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息，通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按照具体要求进行调整，并且还根据上级的要求以及使用情况，迅速、及时、准确地做好基层报表的填报工作。

5加强档案员队伍建设，做好档案的保密措施

档案工作的数字化管理，归根到底还是需要人来完成的，没有一支高素质且精通业务的档案员队伍，就根本不可能推动档案工作的现代化。我们要加强档案员队伍的建设，应该坚持“走出去，引进来”的原则，建立起激励人才、培养人才、留住人才的长效机制。

进一步加强档案人员队伍专业能力建设，特别是加强涉密档案的科学管理能力。如对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为科学地管理，准确地掌握，有效地保密，及时地提供创造条件。档案管理人员还要善于总结和分析保密工作中的经验与问题，从中掌握档案保密的规律。

如今，信息技术在不断发展，档案管理的方式也发生了极大转变，推行档案数字化管理作为一个新课题，除了配置现代化的设备、仪器外，还要求档案工作者不仅要掌握传统档案管理知识，还要掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等适应数字化建设发展需要的基本技能。而且档案工作者要走出办公室，积极到那些已经建成的数字档案馆（室）参观学习，到各部门、各科室去调查研究，再结合实际，引进先进方法及经验。当然，仅仅如此还远远不够，加强档案员队伍的建设，还要求我们适时的组织专、兼职档案员参加业务培训，学习档案管理法律法规，学习最新的管理方法。建立、完善有效的考核激励机制，用好用活现有的人才资源，提高创新档案工作能力。

6 要更好的实施数字化档案管理应注重的环节

数字化档案管理，在给我们带来便利的同时也存在着一些问题及困难，一旦处理不好，电子文件就会遭受损失。因此，我们在实施档案数字化管理过程中，必须注意把握好书面化、全面化、同步化、专业化以及财务化等环节。一个项目是由参加建设的各方共同完成的，档案工作也一样，从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交，整个环节需要其他部门的密切配合协作，做好档案的书面工作显得尤为重要；档案数字化管理的内涵是多方面的，不要停留在项目的传统资料本身，还要延伸到项目批文、质检报告、竣工验收文件等，通过扫描等多种形式进行数字化处理；实行“双套制”保存电子档案，在保存电子档案的同时，也保存对应纸质档案；要注重分送环节，一份资料对涉及部门要同时分送，同时反应变化，落实到后期的资料收集与归档；设立专职的档案员，专业化分工有利于档案员进一步掌握相关专业知识，使项目档案的组卷更为合理。

7 结束语

综上所述，在现代化建设快速发展的今天，档案的需求及利用越来越多，要求也越来越高，力档案因为“关系民生，接近民生”，就显得更为重要。近年来，广州供电局主动掌握时代节拍，在档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，改进管理理念，积极推进档案工作，努力使档案工作与企业的发展和创新保持同步。但档案数字化建设是一项长期工程，需要从理论上解决的问题很多，需要在实践中探索的问题也不少。我们必须从整体上着眼，从宏观上把握，在具体的工作中力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，从而建立一套完备的数字化电力档案管理系统。

参考文献

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