谈档案信息资源的开发

　　档案信息资源开发，是指尽可能地挖掘呈潜在状态的档案信息，以满足社会各方面利用需要的过程。即把分散的、零乱的、社会活动需要的档案信息，通过挖掘、收集、整理、编辑等系统化、科学化的工作，以多种形式、不同渠道，运用不同的手段提供给社会各方面，有效地实现档案信息的规范化、数字化、服务化。本文就档案信息资源的开发浅谈几点自己的拙见。
　　一、加强基础建设，既具现代化又有民族特色
　　随着时代的发展，档案馆的基础工作凸显很多问题，如馆藏不够丰富、建筑陈旧、管理不够科学规范、手段落后、服务方式单一等问题，对档案工作者提出了挑战，当务之急就是加强基础建设，使其与时代接轨，有效挖掘出档案信息的社会功能，不然开发利用只能是无源之水、无本之木。
　　1、抓馆库建设。档案馆设施设备的建设和配置，是档案安全保管和有效利用的物质保障。因此档案部门要积极主动地向当地党委、政府汇报，努力争取相关部门和领导的支持，加大对档案馆相关设施设备建设和经费的投入。努力把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心、档案信息服务的中心和设计科学、功能齐全、具有先进文化标志性特征的现代化档案馆，以及具有文化品位、有民族特色、有现代气息，能充分发挥档案馆各项功能的标志性建筑。
　　2、抓业务建设。加强基础业务建设的目的，就是为了加强档案部门对经济建设和各方面利用档案的适应能力，促进档案信息资源的开发利用，这也是档案工作的核心所在。不少档案部门因基础业务建设薄弱，造成馆藏不丰富，结构单一，一些本来可以为经济建设提供参考依据的档案信息因开发不及时，不能发挥其作用。因此，进一步推进档案资源建设，为档案服务打下坚实的基础是一项事关档案事业兴旺发达的基础性工程。只有不断加强对档案基础业务建设重要性和紧迫性的认识，不断丰富馆藏，优化结构，才能更好地为党和政府的中心工作服好务，为人民群众服好务。
　　二、建立档案信息网络，实现信息共享
　　随着档案信息资源开发意识的普遍提高，各级各类档案馆已变被动为主动，依据社会需求信息来开发自己的档案信息。
　　1、建立一批数字化的档案馆（室）。通过科学地规划，逐步建成数字化的档案馆和档案室，配备信息化基本设备设施，联通机关局域网、政务网，配备文件归档与档案管理利用应用系统，实现室藏重要档案文件资料数字化管理，提供电子文件归档接收与电子档案查询利用一体化、网络化服务，实现数字档案网上移交进馆的功能。实现数字档案的接收、管理与利用一体化，全面提升信息化发展水平。
　　2、加强档案信息资源库建设。规范档案信息数字化，按照共建共享、互联互通的要求，加强档案信息资源库建设，确保档案信息交流与共享。优先完成馆（室）藏档案基础信息目录数据库建设，加快推进重要纸质档案全文数据库和照片、声像多媒体档案数据库建设。同时，围绕党和国家工作大局与群众切身利益需要，建设历届党代会、人代会、地方名人、烈士、劳模、土地、婚姻、户籍、地籍、房产、知青、职称等一批档案信息专题数据库，充分挖掘、利用数字档案资源，开展档案信息深度加工和专题编研，为党委、政府和人民大众提供优质的服务。
　　三、增强社会服务功能，实现多元化服务方式
　　1、增强档案馆的社会服务功能。档案信息工作本质上就是一项服务性的工作，一直以来，其功能主要是收集、保管和提供利用档案，但就档案馆本身而言，实际上它的服务功能不仅仅如此，如：档案信息服务、寄存档案服务、档案保护设备服务和档案业务技术和咨询服务等都属于社会服务的范畴。因此，档案馆要增强社会服务功能必须要树立服务意识，研究社会民众的服务要求和规律，制订科学的服务体系，改善服务环境，拓宽渠道，改变做法，完善服务手段，提高服务效率，真正为社会和大众服务，充分发挥档案信息资源的作用。
　　2、建立档案信息服务中心。
　　档案信息服务中心主要担负档案信息的收集、加工、交流和咨询等任务，负责研究制定档案信息的开发计划，接受供需双方的委托，对档案信息资源合理进行开发、论证和评估等。档案信息服务中心因为其信息的可信度高，不仅可以作为档案信息扩散的媒介，扩大档案社会化宣传，为档案做广告，还能增强档案的利用率。同时档案信息服务中心还能提供档案信息资源服务，其咨询服务范围可以是政策咨询，也可以是商业和科技方面的信息咨询。
　　3、改革运行机制，创建多元化服务方式。长期以来，档案部门采取的是一种“定时开馆，等客上门”的被动服务方式。为改变这种死板的、单一的运行机制，使档案工作更开放、更具活力，档案部门要转变观念，改革运行机制，创建多元化的服务方式。如：主动服务。这对档案工作者提出了更高的要求，要坚定服务思想，端正服务态度，秉承“为人民服务”的工作态度，主动服务；同时档案工作者不但要掌握一定的专业基础知识，还要学习掌握计算机技术、缩微技术等新知识、新技术，只有这样，才能跟上时代发展的步伐，真正有效地开发好档案信息资源。
　　四、充分利用信息技术手段与载体，加快档案信息资源开发
　　1、丰富档案信息资源的开发手段。积极创新和应用数字化加工、多媒体处理、网络共享等新型信息资源开发技术和手段，扩大档案信息资源的应用范围，提高档案信息资源的可用性，充分挖掘档案信息资源的社会价值。突破传统档案成果在类型、载体形式、加工手段、信息来源等方面的限制，向社会提供包括纸质与电子、文字与影像、目录与全文、丛书与短讯等各类形式的档案信息增值服务产品。开展档案信息专题开发和加工，充分利用规范化、可共享的数字档案资源，突破传统档案管理界限，积极应用互联网信息采集技术，进行包括档案、图书、文献、音像、网络资源等各类信息的整合和加工。
　　2、拓宽档案信息资源的发布渠道。大力推进档案传统服务的信息化改造，加大查阅利用等传统窗口服务和内部业务建设中的新技术应用水平，提高档案馆信息综合服务能力。充分利用公众网、党政网和档案网站，开设档案信息查询利用窗口，提供档案信息网上检索利用，定期公布开放档案目录和全文信息，主动提供公益性信息服务，最大限度地实现档案信息的社会共享。积极开展已公开现行文件和其他政府公开信息的利用服务工作，通过开展现行文件网上全文阅览，在偏远地区的社区、农村等公众场所设立多媒体自助查阅点，简化利用手续等措施，最大限度地为公众获取公开信息提供便利。继续加大依法开放档案力度，规范开放机制，建立开放档案的定期公布程序和渠道。加大与信息服务、新闻媒体等部门的合作力度，通过电话热线、在线交互、无线信息服务、中介咨询服务等平台，扩大档案信息资源的服务范围。大力开展档案陈列、展览和档案信息下乡、进社区等活动，方便群众利用档案信息资源。
　　3、加快档案信息资源开发利用的市场化进程。充分发挥市场机制的作用，提高档案信息资源开发利用的效率和效益。对于已公开而又广泛存在需求的档案信息资源，要充分利用社会力量和市场手段，对档案信息资源进行加工和开发，形成档案信息加工业、档案信息咨询服务业等产业，加大档案信息产品在项目策划、推广、宣传、销售等环节的市场化运作，并以此形成档案信息资源开发利用的长效发展机制。
　　五、改变档案管理的传统格局，营造广阔的发展空间
　　1、档案管理的工作重心发生转移。传统档案馆把保存好档案作为主要职能，传播人类科学文化作为辅助职能。而网络的普及，使档案馆已经超出狭小的地域范围，服务范围和对象也不断扩大，档案管理的重心也就转移到信息的传播和信息资源的深加工上。
　　2、传统管理向现代化管理转变。多年来，我们在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作中，一些经验和形式已被固定下来，成为档案工作的准则，但随着迈进21世纪，办公自动化、“信息高速公路”的建设朝着网络化方向发展，这在给人们带来极大效益的同时，也给档案管理部门传统的管理方法带来了冲击。无疑，传统的服务观念、方式和手段，将难以满足档案部门及档案工作者对各门类、载体档案信息广、快、精的需求。要扭转这一局面，则要变革目前档案管理手段的模式。传统管理是基础，现代化管理是方向。没有良好的基础，实现档案管理现代化是一句空话。因此，就档案而言，就是要开通信息高速公路，及早使档案信息车辆上“网”上“路”，最大限度地实现档案信息资源共享，为知识经济建设有效服务。
　　3、区域化管理向网络化管理转变。由于单个档案部门的档案信息输入、处理和输出能力都是十分有限的，而用户的档案信息需求又是全面的、无限的，所以档案管理部门之间与其它各类信息系统之间必须加强协调和配合，现代信息技术的发展已经为这种合作提供了现实可行性。为最大限度实现知识经济时代对资源共享的需求，就必须变区域管理为全方位、网络化管理。
　　档案信息网络的建设，不仅可以促进和加强档案馆之间的协调和合作，还能快速而有效地提供各个层次的各种需求，促进档案信息资源的社会化，为档案信息资源的开发利用提供广阔的发展空间。