浅谈电子档案的特性及管理

　　随着计算机和网络技术的飞速发展，人类社会进入信息时代，党政机关、企事业单位逐步实现了办公自动化，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式，也成为目前档案管理工作的重要内容。要做好电子档案的管理工作，就必须了解电子档案的特殊属性，并根据其属性制定相应的管理措施。
　　一、电子档案的特殊属性
　　（一）内容与载体的可分离性。对于传统的纸质档案而言，档案就是原件。电子档案的出现，则对传统的档案观念提出了挑战。内容与载体的可分离性，是电子档案不同于纸质档案最重要的特性之一。
　　电子档案是数字化形式，其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一载体，可以从这台计算机传输到另一台计算机。电子档案的内容是以数字信号的方式存在于不同的存储空间，不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。
　　（二）对计算机系统的依赖性。正是由于电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。
　　（三）快捷性、共享性、高密度性。在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。
　　（四）不稳定性及不安全性。由于电子档案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。在档案的原始性方面，电子档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态，其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会导致档案信息失实。此外，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。
　　二、怎样做好电子档案管理
　　（一）建立电子档案管理制度。电子档案从形成到开发利用，中间经过很多环节。任何一个环节的职责不清、制度不明或考虑不周，都可能影响电子档案的原始性和真实性。因此，建立电子档案全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。
　　（二）要建立收集、积累制度和严格的归档制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，并由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
　　（三）要对电子档案的存储载体有严格要求，明确保护措施，避免因存储载体原因而对电子档案的原始性、真实性和完整性造成危害。
　　（四）要做好电子档案利用时的保密工作。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的。由于电子档案利用方式与所依赖技术的多样化，导致了利用工作的复杂性。同纸质档案相比，电子档案利用过程中的保密性与安全性更加难以控制。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。从信息安全的角度出发，在电子档案的利用中，可采取两项措施：审核使用权限；划分密级层次。
　　（五）保证电子档案载体的安全。防光、防湿、防尘、防磁是妥善保管电子档案载体的重要措施。电子档案载体应避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度。
　　可采用去湿机、空调调节系统等设备调节库内温度和湿度，使环境温度保持在17℃～20℃，相对湿度保持在35%～45%。电子档案要采用密封保存，以防灰尘落在载体上。
　　（六）电子档案和纸质档案并存。纸质档案便于长期或永久保存，而利用较不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。在这种情况下，两种载体的档案会在一定时期内并存。现在普遍的做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体档案并存要特别注意两种档案内容上的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时应注意保证电子档案与纸质档案相符。