基于国家级示范高中评估的学校档案管理探讨

　　档案作为记录学生学习成长、教学进步、学校发展的重要文献资料，对学校的可持续发展具有十分重要的意义。目前开展的国家级示范性高中评选活动，有力激发了教职员工的创造热情，促进了高中教学水平的整体提升。学校档案工作是学校的一项基础性工作，是衡量一所学校教育质量和管理水平的重要标志之一，因此，调阅学校档案成为国家级示范高中评估的重要环节，通过阅档，可以全面了解学校的教学、管理现状，对学校方方面面工作进行全面、客观、公正地评价。
　　一、高级中学学校档案管理的重要意义
　　学校档案是学校教学、管理活动记录的载体，是进行教学、管理反思的重要平台，同时也是国家级示范高中评估重要的考评项目，全面反映学校教学现状的“大屏幕”，因此，加强高级中学学校档案管理工作具有十分重要的现实意义。
　　（一）加强学校档案管理是全面展示学校发展现状的重要途径。学校档案伴随着学校的建立而形成，并且随着学校的发展壮大而不断积累和丰富。学校档案记载着学校的改革变迁、活动成果等的历史过程，其真实性、原始性、直观性，为研究学校的发展历程，探索新的发展路径，提供了最可靠的第一手资料。加强学校档案管理可以通过档案全面展示和反映学校的发展状况，而且可以作为国家级示范高中评估的重要参考，虽然学校档案在收集范围、形式、对象等方面不能完全符合评估体系中各项指标的要求，但其中的部分材料与评估材料的分类相符合，如学科考试试卷、教师工作手册、教师业务档案等。因此，可以直接使用这些档案资料组成评估材料，免去档案拆卷、复印、装订等繁琐的工序，有效地缩短评估材料收集、归类、整理的时间，减少工作量，提高工作效率。
　　（二）加强学校档案管理是创建国家级示范性高中的必然要求。学校档案内容十分丰富，真实地记录了学校发展的历史面貌。工作汇报、自评报告、发言辞等评估材料都必须参考学校档案，学校档案是各种评估材料起草、修订和汇编的依据，是评估材料形成的基础。诸如，高考成绩统计表是依据近些年教学档案中的考生人数及成绩等数据统计而形成，可以从一个侧面反映学校的教学质量和水平；而从学校历年的科研档案中筛选出具有代表性的科研课题，经过整理、汇编所形成的档案材料，可以全面反映学校的教学科研水平。
　　（三）加强学校档案管理是创新教学管理模式的现实选择。在全面分析了解的基础上建立高一新生在知识基础、学习习惯、学习方法、个性特长、家庭环境、品德操行等内容的学生档案，并把档案设在年级。以学生入学成绩分段统计，参照全区期末调考分数和全市高考上线均值，设计各年级、各学科期末调考及高考四类上线目标，并分层分类分解到班级和学科，落实责任，一管三年。建立三年教学质量动态跟踪管理记录袋的研究，环环相扣，步步为营，通过加强学校档案管理，形成教学质量管理动态化运作机制。
　　二、学校档案管理工作现状与存在的主要问题
　　档案管理工作是一种“幕后”工作，很难让人看到成绩，虽然近年来各级加大了对高级中学档案管理的投入力度，各种设施进一步得到完善，但在看到取得成绩的同时，还必须要充分认清存在的问题与不足，特别是要认清与国家级示范性高中评估要求之间的差距，不断加强和改进学校档案管理工作。
　　（一）认识不到位重视程度不高。一些学校，特别是学校的领导往往对教学的过程、教学的成效十分重视，而对档案管理工作的重要性认识不到位，重视程度不高，一定程度上影响了学校档案管理的实效。档案管理工作缺乏科学的、严格的考评机制，档案管理人员的积极性不高，档案意识相对薄弱，客观上导致档案材料收集不完整、材料遗失或损坏、档案室资金投入不足等问题，档案管理人员缺乏责任感，工作标准低，档案利用开发水平低。
　　（二）投入不足软硬件设施滞后。由于学校对档案管理工作重视不够，导致学校对档案管理的相关投入相对较少，档案基础设施不完备，档案管理相关标准没有得到有效落实。即使有的学校硬件相对较好，但也普遍存在管理手段落后，传统管理方式在档案工作中依然占主导地位，缺乏利用信息化手段和技术来进行管理档案的有效途径。
　　（三）人才难保留队伍素质不高。学校档案管理队伍名义上是由分管领导、专职档案员、各处室兼职档案员组成，但在日常档案工作中，档案工作几乎完全由专职档案员承担，而兼职档案员没有起协助的作用。兼职档案员缺乏专业培训，对档案材料的收集、整理、保管等业务知识和技能相对缺乏；而且学校的分工调整，导致兼职档案员时常被更换。以上因素影响了学校档案的质量，妨碍了学校档案工作的开展。
　　三、基于国家级示范高中评估的学校档案管理创新对策
　　搞好国家级示范性高中评估，是一项系统性的建设的过程，学校档案建设要以评估为新的契机、新的起点，坚持“以评促改、以评促建、以评促管、评建结合、重在建设”为指导思想，与时俱进，不断推进学校档案工作的改革与创新，促进学校教学管理水平的不断提升。
　　（一）进一步解放思想，提高对档案管理重要性的认识。要进一步解放思想，高度重视档案工作。学校领导的重视是促进学校档案工作的关键，只有对档案的性质、意义和历史作用，特别是在对国家级示范高中评估的认识足够深刻，进一步加强档案管理工作，才能使档案管理制度得到落实，才能为学校档案管理工作打下坚实的基础。
　　（二）进一步加大投入，加快学校档案室现代化建设。要立足于积极开发档案信息资源，为学校教育改革服务，加大投入，推进学校档案室建设现代化。努力改革旧的档案管理机制，建立档案信息开发与管理机制，加大现代信息技术在档案管理中的应用力度，不断提高档案信息化管理水平。同时，要大力推行ISO质量管理体系，把档案工作纳入到学校年度工作计划中，分层落实任务到处室，实行目标管理，在学校内形成积极、主动参与档案工作的氛围，促使各处室按时按质收集、移交档案材料，确保档案工作顺利完成，推动档案工作走上新台阶。
　　（三）进一步优化管理，不断提升档案管理队伍素质。要全面提高档案工作者的素质，面对档案员时常变动、兼职问题比较突出、业务水平低的问题，首先，创造条件让兼职档案员安心工作，确保档案管理队伍稳定；其次，要加大培训力度，采取有效措施，努力提高管理人员的业务水平，让兼职档案员适应档案工作的需要，更好地做好档案工作；再次，加强继续教育，使档案员能够及时掌握新技术、新知识，增强服务能力，更好地为教育、教学服务。