试论如何加强税收征管档案综合管理

　　随着市场经济的蓬勃发展和税收征管改革的不断深入，税收征管档案作为一种专业性较强的信息载体，已不再是简单的资料收集与保管，它已经成为推动税收事业发展的一项必要的基础性工作。
　　一、税收征管档案现状和存在的问题
　　税收征管档案是指税务机关在税收征收管理活动中，形成的与税收征管有关和涉及所属纳税人的各种有利用和保存价值的文书、凭证、帐册、图表、声像等不同形式或载体的历史记录。多年来，税收征管档案工作的地位和作用并未被许多基层税务机关所重视，主要体现在以下四个方面：
　　（一）对档案工作主观认识不够。个别单位领导对档案和档案信息化建设工作认识不到位，在档案人员配备及软硬件配置上未做长期考虑。有的单位档案员兼职过多，精力分散，不但档案知识掌握得不够好，而且计算机专业知识也不熟练。其结果是：档案工作人员工作被动，对档案管理在认知上、操作规范上很不到位，使档案管理软件在其工作中不能发挥应有的作用。
　　(二)对档案和档案价值概念模糊。在档案及档案价值的理解和把握上趋于数量化、片面化，单纯地认为档案装订和归档应该多多益善，缺少对档案综合管理、利用的现实性与有效性相结合的高效能考虑，尤其是在档案价值的鉴定上表现为概念模糊，操作混乱。比如，双定户纳税申报表，在实行简易申报以后，完税证已经代替了申报表，但是有些单位也将大量的申报表进行了装订、归档，造成了人财力不必要的浪费。
　　（三）档案结构单一，管理责任不明，重点不够突出，不利于档案综合分析和利用。许多机关档案室基本上是机关文书档案，反映税收征管实际的税收征管档案资料在质量、规模上有所欠缺。另外，对反映税收征管实际的各种录音、录像、照片等形象化记录材料和技术档案保管上，未形成统一标准。职能交叉、设置不科学也是一个不可忽视的问题。税收征管档案不能实行直通化、集中化管理，有的临时设在办税服务厅，有的暂设在税源管理环节，甚至有的还存放在税政部门。
　　（四）档案管理手段滞后，很难达到档案利用的最佳效果。一是在管理模式上，由于缺乏对档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用，档案工作自觉地依靠高科技的机制还尚未健全，导致了档案利用效果难以最大限度地服务于税收工作实际。二是在管理手段上，有些人简单地认为档案管理现代化就是计算机管理档案，只要购置了计算机，就实现了档案管理现代化。这种肤浅的认识，不仅妨碍了档案人员对现代化理论和技术的钻研与应用，而且使档案人员在具体工作中不能积极主动地适应现代管理方式，不思创新，遇到困难束手无策。结果把管理现代化搞成了表面化、形式化，严重影响了实现档案现代化、信息化的建设步伐。
　　二、对档案管理走向现代化、信息化的几点建议
　　税收征管档案管理现代化是一个完整的系统，包括现代化的档案管理方式、管理理念、现代化的设备和复合型、高素质的管理人才及相关的社会环境等。因此，税收征管部门要实现档案管理的现代化、信息化应做好以下几方面工作：
　　（一）思想上高度重视，增强对档案工作的主观能动意识。首先，税收征管部门的领导，要及时协调部门关系，为档案工作的健康发展创造更通畅的客观环境。要成立以主要领导为组长的工作考评小组，组织人员到各征收单位指导资料的收集、整理。其次，要规范档案工作程序，完善管理制度。要制定出符合本单位工作实际的档案管理措施、标准，把工作任务、责任量化、细化，分别交予相关单位领导、直接责任人。同时，要加大对档案工作的目标考核力度，在规定时间内对各单位进行严格考评。
　　（二）提升档案质量，增强价值意识。我们应该借用专家们提出的关于档案保存的“洋葱理论”，把无价值的档案称为“洋葱皮”，而需要保存的档案称为“洋葱心”，即按照档案类别来确定其保存价值，对重复、无保存价值的资料进行清理、销毁，对有利用价值的档案进行收集、登记、归档，充分实现档案资源的保值增值。
　　根据国家档案局信息化建设精神和省档案局制定的档案信息化建设目标，税收征管部门关于档案室的信息资源建设质量、档案网络建设的标准也应加大工作力度，在电子公文如何实现保值增值方面，应按照国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》要求，制定出符合本单位工作实际的电子文件归档管理办法，避免政出多门、责任不清现象发生。此外，加强与档案综合管理部门的沟通和交流，发现问题及时处理，确保档案信息化建设工作真正落到实处。
　　（三）确保充分实现档案综合分析和利用职能，增强服务意识。一是不断强化档案工作人员的服务意识；二是不断加大对档案工作的宣教力度、投入力度、奖惩力度。在抓好服务上，第一，应着重强化档案工作人员岗位责任意识、目标管理意识，坚持奖勤罚懒原则，使他们更好地为档案工作站好岗、负好责，使档案工作最大限度地为税收工作铺好路、服好务。第二，要按照档案工作的实际要求，指导、协调各文书部门、各业务部门搞好各种档案的立卷和归档工作。严格执行国家税务总局制定的《全国税务机关档案管理办法》及《河北省地方税务局税收征管档案管理暂行办法》，对档案进行集中统一管理，切实维护档案的完整与安全。
　　（四）优化人员结构，合理配置资源。一方面，要以现代化的技术要求为准，结合本单位实际情况，针对档案工作者的不同层次、不同岗位，有步骤、有计划地对档案人员进行继续教育。另一方面，要从工作岗位和个人基础条件出发，突出重点，尽快解决档案人员的知识结构老化问题，不断进行知识更新，提高档案人员对相关学科如经济、管理、科技等知识的扩展能力。档案员不仅掌握计算机数据库的管理技术，还要熟悉档案室情况，及时跟踪、了解档案业务最新领域及其发展情况，使档案人员视野开阔、技术全面，逐步适应档案管理现代化和信息化的需要。不仅如此，还要努力成为了解税务行政管理、税收征管、税收行政执法及各行各业等相关知识的“杂家”。除专业知识和计算机知识外，应重点充实信息学、传播学、图书馆学、行政管理学、经济学、法学等相关知识，不断增加知识储备。