如何做好档案管理工作之我见

2011-12-31朱凤智

中国新技术新产品 2011年2期

朱凤智

（中房集团哈尔滨房地产开发公司，黑龙江哈尔滨 150000）

随着社会的发展，企业内部档案管理工作逐渐显出重要的作用。档案是信息的来源，是客观真实反应一个企业的运营情况的媒介，充分利用档案信息，为企业的决策和发展提供有力的依据。档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。做好档案管理工作，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况、适时调整经营策略提供准确依据；另一方面有利于社会各届准确认定企业经营成果，为企业与各届进行有益合作奠定坚实的基础。现就我在实际工作中的经验谈谈体会：

1 培养职业道德

1.1 增强责任心

很多企业高层认为档案管理工作可有可无，导致档案管理人员缺乏足够的认识、没有扎实的基础知识，在档案管理工作中缺乏良好的职业道德，工作粗心。针对这种现象，企业应加强对每一位档案管理员工的培训，建立员工高度责任感。

1.2 做好保密工作

很多档案管理人员的法律意识比较淡漠，甚至不了解相关法律法规，不经意就会泄露一些工作机密。但是作为企业机要文件管理者，要时时刻刻用法律法规来严格要求自己，应加强上岗前培训，学习《档案法》和《保密法》，增强自己的法律意识。

2 提高专业技能

2.1 高科技的档案管理手段

现在是一个信息时代，对档案的管理也应该走向高科技的科学化道路。充分的运用档案管理软件，对档案进行分类管理，建立电子档案，提高检索速度，方便相关人员的查找。将电子档案与网络连接，实现资源共享，有利于信息交流。同时，对电子档案进行加密，对档案管理人员进行身份确认，设立防火墙，防止病毒入侵。重要的是，电子档案要设置为“只读”状态，防止无关人员窜改档案。因此，档案管理人员必须不断地更新相关软件的专业知识，实现档案数字化服务。

2.2 规范化的档案管理手段

企业近几年发展较快，档案管理人员的专业素质参差不齐，有的管理员在立卷过程中没有按照卷内文件目录顺序进行排序立卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会将常年积压的文件一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找，容易丢失；因此，针对这一现象，要建立健全一套完整的、适用本企业的规章制度，对收集上来的档案要及时建档，按要求操作，使其记录内容全面、客观。

值得一提的是，档案交接程序在工作中往往被人忽视。

企业内部很多部门认为档案交接程序可有可无，由于缺少具有操作性的规定，长期以来，档案工作交接基本处于自发状态，交接效果的好坏主要依靠档案人员的自觉。多数单位调整人员后档案工作虽未空岗，但实际工作难以衔接，几度换人的单位档案管理工作则遭受“重创”。因此，档案管理部门应当转换思路，从被动依靠各单位自觉做好交接工作转变为主动用成文的制度进行约束和规范。细化手续，加强监督和检查。

3 加强档案维护

3.1 做好防霉防蛀工作

档案应当存放在一个温度、湿度相对稳定的环境里，及时通风，保持屋内的环境卫生干净、整洁。可是由于某些单位对档案没有足够的认识，所以，档案到处堆放，库房灰尘、垃圾满地、室内潮湿。在这样的环境下档案很容易发霉，纸张变质，不用则已，一用则原始资料遗失，非常可惜。卷柜应在一个通风良好的环境中，墙上挂有温度和湿度计，每天都要打扫库房，不能有灰尘和杂物，发现虫子要及时撒药，防止档案被虫子咬损。