目前档案管理中存在的问题及对策

张静

（重庆市电力公司，重庆 400014）

1 档案管理主要存在的问题

1.1 思想观念落后、对档案管理工作重要性认识不足是影响档案管理工作重要的思想根源。目前，社会上普遍存在一种认识，认为档案工作是一项附带的工作，搞好搞坏无关大局，因而在行动上表现为不重视档案工作。有的档案工作人员服务意识不强，缺乏主动的工作热情和周到的服务态度，有的档案工作人员对利用者态度生硬，缺乏耐心。这种对档案不重视的观念以及在此观念影响下的档案工作，必然影响档案工作的全面开展和用户对档案的利用，从而导致档案利用不广泛，档案应有作用难以发挥。

1.2 档案工作管理体制混乱、档案管理制度不完善是影响档案管理工作的关键因素。“统一领导、分级管理”是档案工作的基本原则。但目前，这种管理体制在很多行业和地区尚未真正落实。有的单位没有将档案管理工作纳入到单位整体工作之中。同时，在单位内部，档案管理体制也不健全。有的未设置专门的档案管理机构，档案工作由其他部门代管，有的虽然设置了综合档案室，但没有实行统一领导，而是几个性质不同的部门共管。管理体制的混乱势必影响了档案管理制度的建立与执行，使档案工作没有统一的规章制度可循。档案管理制度不完善，管理制度执行不得力，同样影响了档案管理工作的正常进行。

1.3 档案工作基础薄弱、设施简陋是制约档案管理工作的重要因素。目前我国很多欠发达地区，尤其是中小地区普遍存在着经费不足的问题，加之思想认识问题，资金往往被用于基本建设和一些其它建设项目中。档案管理工作的基础设施建设资金投入有限，有的甚至就没有，因而不少单位档案工作基础非常薄弱，设施十分简陋。致使这些单位档案管理现代化水平低，工作环境简陋，档案工作基础薄弱。

1.4 档案管理队伍整体素质偏低是制约档案管理工作的不可忽视的又一重要因素。从总体情况看，我国尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，专职档案工作人员的学历结构、知识结构、职称结构都不尽合理；另一方面，兼职档案管理人员大都末接受过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能。档案工作人员专业水平的高低，直接影响档案管理水平的高低。很多档案工作人员毕业于非档案管理专业，档案管理基础理论和基础知识相对缺乏。这直接制约着档案管理水平。

1.5 档案资料收集不及时、整理不规范、分类不科学、编研乏力。目前我国档案归整工作普遍存在时间滞后的问题，很多是隔一年整理一次，有的时间更长。档案整理归档工作的延后，会影响利用者对档案的利用。并且还存在归档范围标准陈旧，归档材料范围内容简单，整理不规范，标准不统一等问题。这将影响档案资料的整理工作，致使档案整理不规范。档案编研是一项沙里淘金的工作，很辛苦也很耗时，但它是对档案信息的二次开发，具有较强的目的性，可以更直接服务丁档案的利用者，更好的发挥档案的价值。目前很多行业和地区的档案编研工作，冈日常工作繁忙、人员紧缺，导致没有时间进行深入的调查和精心的策划。

1.6 档案利用率低。目前很多地区因对档案工作重视不够，各部门形成的档案材料没有实行集中统一管理，很多档案散存于各形成部门，不能达成集中统一管理的基本要求。有些部门档案信息资源开发利用工作还未提到日程。这种情况，导致档案利用困难，利用率低。

1.7 档案管理信息化程度不高。很多地区的档案数字化建设水平还处在较低的水平，有的档案室数字化管理是一片空白：有的档案数字化管理刚刚起步；有的虽然也应用了档案管理软件，但距真正意义的数字化管理尚有差距。传统的手工收集、整理、提供利用还是普遍现象；档案检索方式大多还采用人工检索。传统的借阅方式，给档案利用者带了诸多不便。不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。

2 发挥档案信息资源的作用

2.1 要提高认识，转变观念

从思想上，必须充分认识档案的价值、地位、作用和意义，充分认识档案管理工作的重要性和必要性。把档案管理工作作为行业、地区整体工作的重要一环，树立国际化观念、创新观念、服务观念、法制观念，用新的观念指导档案管理工作。

2.2 要建立健全制度，完善管理机制

①是要建立健全档案管理制度，包括修订原有的规章制度和制定新的规章制度。各行业和地区要依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关行业规章、制度和标准，结合实际制定档案管理办法、归档范围、保管期限以及档案利用制度等相关规章制度，各业务部门要严格按照档案管理办法，规范档案管理工作。在档案收集、整理、鉴定、保管、利用、保密、统计等方面建章立制，使档案工作有章可循，逐步迈入规范化的轨道；②是要理顺档案管理体制，尽可能建立独立的档案管理机构，真正建立起“统一领导，分级管理”的档案管理体制。各级政府主管部门要将档案管理纳入统一领导的范畴，强化宏观管理，加强业务指导。

2.3 要明确指导思想，确立相关原则

在档案管理上作中，要坚持量力而行、循序渐进、实用实效的指导思想。同时，要确寺相应原则。①是保障重点的原则。就是依据档案的性质和重要性的不同，在可能的人力、财力条件下，按轻重缓急的顺序对档案进行数字化加工。②是技术实用性原则，就是对档案数字化处理要采用最有实用价值的模式。

2.4 要增加经费投入，夯实物质基础

各行业和地区要尽可能增加经费投入，配置必要的业务设备和档案安全保护设施，加强现代化管理手段，夯实档案管理的物资基础。

2.5 要加强人员培训，提高队伍素质

要坚持令员培训，全面提高队伍素质，要为档案工作人员培训创造良好条件，定期举办培训班对档案管理人员进行专业培训，改善档案人员的知识结构和学历结构，提高其综合业务能力。适当增加档案专职人员，同时对各业务部门兼职档案人员进行定期档案业务知识培训。

2.6 改进档案管理信息化手段。应用技术手段，提高信息化水平

如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为档案部门不得不考虑的问题。随着时间的推移，档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案的重要性。工作中，也要探索一条档案管理现代化的道路。加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，开展公众网卜查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。档案管理的信息化、网络化可以给档案及相关部门带来显而易现的效果和收益。

很多行业和部门已在逐步意识到了档案管理的重要性，加强了对信息化工作的规划和投入，在逐步实现档案信息管理标准化、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。利用计算机，通过输入、扫描等方式，将单纯的文字载体变成数字信息，存储在计算机中。与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过互联网快速传递。档案存储数字化大人提高档案的利川率，并降低了档案管理的成奉。同时建立档案信息网站，将其联入互联网或公众信息网，不仅能实现档案部门间的信息交流和资源共享，而且能够拓展档案利用服务的范围，从封闭的机要服务转向开放服务。

总结：全社会应充分认识档案工作的重要性，认清档案工作者的历史重任，正视困难，扫清障碍，不断提高档案管理水平，使档案管理工作在为社会各项工作发展服务的过程中发挥更火的作用。

[1]陈娟.成人高等教育档案管理中存在的问题及对策.继续教育研究，2008年1期.

[2]郝嫩月.目前电算化会计档案管理中存在的问题及对策.商场现代化，2007年23期.