城建档案数字化建设初探

李国方

（昆山市城建档案馆，江苏 昆山 215300）

数字城建档案馆是信息社会数字技术广泛应用和网络技术高速发展的产物，也是二十一世纪城建档案馆发展的必然方向。数字技术是随计算机技术的发展而产生和发展起来的，它是把任何形式的原始信息如人们可以直接感受到的声音、文字、图像等光信号，通过专用设备如扫描仪、采集卡等转换成电信号，再把这些电信号转换成计算机可识别的数字信号记录下来，最后通过计算机和其它专用设备，再把这些数字信号还原成光信号。这种技术被称之为数字技术。只有经过数字技术处理后的信息，才能转化为数字信息，并通过各种数字化辅助设备实现数字信息的贮存、传输和提供利用。

一、数字化城建档案建设的好处

数字城建档案馆在建设和运行中，可有效地缓解了传统城建档案馆在馆藏空间上不足的矛盾，拓展了城建档案馆的服务功能，查询方便、快捷，提高了工作效率。同时方便异地存储，可有效地防止地震等灾害发生时对档案的损坏。我们可以具体从下面几方面阐述一下。

1.1 节约空间

现在，国家的政策是加快城镇的扩大化，这样，势必造成城建档案馆的馆藏飞快地增容，原来的库房就要扩容，实现数字化后，很多资料我们可以只收电子的，从而解决了库房扩建的问题。

1.2 异地存储备份

类似地震这样的自然灾害，是我们人类无法抗拒的，所以，异地存储备份就尤为重要。传统的纸质档案要是实现异地备份费用是非常昂贵的，或者说在某种意义上是不可能的。但是，档案的信息化恰恰解决了空间的问题，使得异地存储变得很现实。

1.3 提高查询检索速度

传统的档案管理，就是把档案编上号，一本本放在档案柜中，当查找档案时，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，当档案多时，就非常费时、费力。如果档案管理信息化后，可以实现即时查询，只要输入要查找的档案内容可以立即找到，查询的方式可以分为模糊查询、组合查询、分类查询等。电脑查询可以大大提高工作效率。

1.4 为领导提供各种决策信息

在电子档案中，我们可以详细记录每栋楼、每条路的各种信息，所有的这种信息都可以充分发挥软件的优势，可以瞬间完成各种统计工作，例如：建筑面积、合同造价、道路总里程等等。

二、城建档案数字化建设的紧迫性

城建档案的信息化不仅是大势所趋，而且随着城建建设步伐的加快，城建档案馆的馆藏越来越丰富、越来越大，传统的纸质档案的管理已经远远跟不上步伐了，档案馆的数字化建设必须提到日程上来。

三、城建档案数字化建设的实施保障

3.1 法律及政策的支持

要想达到城建档案的数字化管理，离开国家的法律以及政策的支持是不能做到位的。2007年9月，建设部推出了《建设电子文件与电子档案管理规范》，2008年1月执行，各地城建档案馆可以接收电子档案。同时规范中提及的成熟的数字签章技术，在于2004年8月颁布、2005年4月1日起施行的《中华人民共和国电子签名法》中明确规定电子签名与传统手写签名和盖章具有同等的法律效力。这是数字化城建档案建设的法律上的一个保障。

3.2 硬件与软件支持

要完成这个系统工程，必须有领导的支持，需要财政的大力支持，因为一个计算软件系统的构成，离不开硬件的支持，在我们这里主要包括：服务器、计算机、交换机、路由器、存储器、扫描仪等等。而在软件方面，包括数字化加工功能、城建档案信息著录管理、档案利用功能、统计分析功能、网站发布以及一些辅助的档案管理功能等。

四、数字化加工

数字化加工就是将纸质的档案文件转化成电子文件，一般都是通过扫描完成的，这里，可以对扫描的文件进行纠偏、去污、剪接、拼接等图像处理，再将处理好的电子文件，以工程为单位批量或按照案卷为单位单个链接到卷内目录中。

下面以房建的档案为例，探讨下如何快速形成房建档案的电子文件。

房建档案一般包括：基建文件、监理文件、施工文件、竣工图、工程竣工文件、声像等电子档案。

基建文件，形成比较复杂，涉及的部门比较多，从形成纸质文件的源头上直接形成电子文件比较难。这部分要形成电子文件一般还是采取扫描的方式比较好，为了减轻档案馆的扫描负担，可以由建设单位直接扫描成电子文件，档案馆直接接收。但是，为了保证电子文件的真实性，需要建设单位在电子文件上加盖数字签章，这也是《建设电子文件与电子档案管理规范》中强调的成熟的技术。

监理文件和施工文件在档案中占据了大量的比重，这部分资料的数字化就显得很重要了。通过仔细的调研发现，在工程中，施工资料软件使用比较普遍，监理文件和施工文件的数字化可以在他们编制资料时直接形成，这样就省去了到档案馆扫描的工作了。在这里同样需要注意的是，形成的监理和施工的电子文件，也是需要加盖数字签章的，否则交上来的意义就不大了。

竣工图，这部分文件的数字化大部分都是采取直接扫描的方式。在我国的大部分设计院，都不直接出竣工图，而都是在施工图上直接修改，再配发设计变更，而不直接出竣工图。如果直接出竣工图，那么设计院就可以直接提供电子图了，如CAD图。但是，CAD的版本很多，对档案馆的管理端的浏览CAD的软件要求就很高，要求及时更新以及兼容各个CAD版本，这点难度比较大，尤其是及时性。不过，现在有种技术，可以把CAD文件直接转成PDF等格式文件，就避免了文件浏览的问题了。

竣工验收文件是和施工文件一样的处理方式，声像文件本事就是数字化的文件，就不再多述了。

如果以上文件，都可以在形成纸质的同时形成电子的文件，档案馆的数字化工作就减轻了绝大部分了。可以大大提高工作效率。

⑵城建档案信息著录管理

这部分主要是完成项目级、工程级、案卷级、文件级信息的著录。因为档案的数字化工作在施工过程中可以容易的形成，所以，现在有的地方已经要求建设单位在工程竣工时，除了提交一份纸质档案外，还要提交一份电子文档，这样，档案馆的管理软件在档案著录时就可以直接导入电子数据了，可以大大减少档案著录的工作量。

⑶档案利用

档案利用包括档案收费、档案的借阅登记和查阅登记，并且根据电子文件的查档情况完成借阅和查阅收费。功能可具有添加、修改、打印等功能。可以根据项目名称、查阅单位、时间等进行查询，也可以几种条件综合进行查询。此外利用科可以通过权限设置，做到具体工程的权限，便于用户自主查询信息

[1]张照余.《档案信息网络化建设研究》.北京图书馆出版社出版.

[2]刘小莹.《建立网上电子城建档案馆的构想》.城建档案,2009.3.

[3]阴子芬.《城建档案信息化建设》.城建档案,2009.12.