谈深圳大运会的竞赛信息服务工作

　　【摘要】本文对深圳大运会竞赛信息服务工作进行介绍，总结实际运行过程中所存在的问题并提出解决建议，以期为日后大型综合性运动会竞赛信息服务的组织者提供经验，使其更好地完善信息服务工作。
　　【关键词】深圳大运会 竞赛 信息服务
　　
　　继北京2008年奥运会之后，各类大型综合性运动会在我国陆续举办，随着我国各参赛项目成绩的提高，我国学者对于大型运动会比赛项目以及运动会带给我们的各类影响的研究越来越广泛和深入，但对于运动会组织工作中的竞赛信息服务与管理问题的研究非常薄弱。
　　大型综合性运动会是体育的盛会，它的筹备和组织工作也是严密而有规律的。信息在大型综合性运动会筹备工作中具有很重要的作用，信息既是信息管理的对象，也是信息管理的手段和工具。
　　一、深圳大运会竞赛信息服务工作介绍
　　大型综合性运动会竞赛信息服务（Information Service）是为运动员、随队官员、技术官员和各单项联合会官员提供必要的信息服务性工作。它的服务对象是国际化的客户，英语为第一语言。设在大运村体育信息中心各项目的体育信息台和各项目比赛场地的体育信息台提供各项目的体育信息服务。相关工作人员由各项目竞赛管理团队统一计划、安排和调配。他们的具体工作职责是赛前协助信息服务人员的培训、管理并协调信息台的布置及器材设备的到位和管理。赛后组织本部门工作人员和志愿者进行总结。其主要职责有以下六个方面：
　　（一）负责所有的大运村和场地的运动会信息台服务，检查、核对和维护报名数据，发布所有的训练日程、竞赛日程、比赛成绩、通知和通告，协助解决运动员和官员的一般需求；
　　（二）协调和告知运动员和随队官员相关信息，包括从大运村到场地的交通、盒饭、及其他官方信息；
　　（三）在竞赛、场地、日程及其他重要信息方面同行政主管、运动员服务主管联系，使之分发到运动员和官员；
　　（四）建立和维护收发传真和使用电话手续；
　　（五）主办运动会信息台，提供当地城市旅游和娱乐信息资料；
　　（六）领导竞赛信息团队的工作，按照规章制度进行组织和管理。
　　二、深圳大运会竞赛信息服务工作情况
　　（一）赛前准备期
　　1、招募及培训
　　2011年世界大学生运动会相关项目比赛的信息台服务主管要求是大运会赛前三个月正式全职上岗，人员大都来自于体育系统、协会、国际裁判、社会招聘及赛区团队，他们负责相关项目在比赛场馆和大运村的信息台管理，注册通行区域为比赛场地、场馆工作区、场馆公众区及大运村。向上受综合事务经理的管辖，向下领导竞赛信息志愿者。
　　主管上岗后首要的就是选拔志愿者，要求志愿者需具备良好的沟通技能和与语言能力，工作中要认真负责，对竞赛相关信息掌握熟练，忠实可靠，具备良好的服务技能和友好的个性。根据竞赛信息工作需要和便于赛事的有效管理，负责竞赛信息服务的志愿者分为两个岗位，以跳水项目为例，共16名志愿者。岗位分布为：大运村信息服务台4人；比赛场馆竞赛信息服务12人。
　　对于一个全新的工作环境和工作要求，志愿者有很多知识需要学习。在这样的情况下，进行充分而有效的培训就极为必要。培训形式为主管讲解、PPT演示、集体或分工作小组讨论、情景模拟、工作流程研讨、岗位英语培训等多种形式。内容包括政治思想教育；人员行为规范和纪律规定；整体培训计划说明；介绍大运村体育信息中心及场馆信息台相关情况；赛时注册卡和通行权限学习；竞赛信息表单讲解和学习；工作流程桌面演练和信息台布置；应急预案研讨等。
　　2、制定信息发送计划
　　信息的发送计划是根据赛程制定的纸质公报发送时间表，是信息团队发送公报的时间标准。发送计划在信息公报发送中起着重要的指导作用，它可以告诉信息台什么时候该发什么公报。有了发送计划，各个场馆的成绩公报团队就能明确自己的工作准则，为团队赛时的顺利运行打下坚实的基础。
　　赛前，主管应按技术手册的要求填写好报表需求表，包括所需报表种类和数量，及时和成绩打印分发室沟通好赛时标准及发送要求，这样赛时才能有序的提供信息咨询、发放工作。
　　3、联调
　　演练培训与联调测试是赛前竞赛组织工作的重要彩排。通过联调测试，我们可以进一步增强团队各业务口之间、人与人之间、人与设备之间、团队与团队之间的磨合，并通过实战演练提高团队人员办赛的能力，测试人员是否到位，对比赛项目、运行流程、岗位职责是否了解，人员是否相互熟悉并能良好配合。
　　在测试赛中总结所有可能出现的问题，编制应急预案，增强团队的风险防范意识，促进业务口的相互配合，减少突发事件的影响，保证赛事活动的正常进行。应急预案是一种应对突发事件的特殊程序，对加快实现大运会筹备冲刺阶段的高效运作，为大运会的成功举办提供了强有力的技术保障。
　　（二）赛时运行期
　　经过赛前长时间的充分准备，大运会44个比赛场馆的信息服务团队在赛时保证了绝大部分信息需求的供应和解决，得到了运动员、教练和官员们的一致好评。现将赛时易出现的问题归类如下并提出几点建议。
　　1、存在的问题
　　 （1）打印分发室资料送达缓慢，部分公报被迫延迟发送；（2）运动队索要额外资料；（3）训练日程临时更改；（4）信息台器材损坏。
　　2、解决建议
　　（1）信息服务台当日得到与竞赛有关的通知、训练安排表、班车时表、比赛抽签、每日成绩公报、每日竞赛日程等有关信息后立即进行复印，并尽快发放给各队，满足参赛队需求。有关比赛如必须在每场结束后才能得出下场出场名单等公报，势必会影响发送时效，这时就有必要用平静、友好的方式向有需求的受众解释，安抚其焦急的心情，并做出得到公报马上送至其手的承诺。
　　（2）除发放有关竞赛信息材料外，信息台工作人员还要负责解答或上传下达各队提出的关于本项目的问题或要求，有时还需要提供纸质信息。在对客户所需信息不能确切答复时，志愿者应及时向竞赛信息主管请示，或进一步请示综合事务经理，并以得体的方式答复询问者。各信息服务台工作人员还要随时保持联系，以确保信息的及时性和一致性。
　　（3）各队如对训练日程提出调整或变更，需由各队领队在调整时间前一天填写训练日程预定或变更申请表（包括训练是否对媒体开放等信息）并交到信息服务台。根据申请变更的时间，由竞赛管理团队训练场地服务协调安排训练场地和时间，并由信息台尽快将反馈信息传达到相关参赛队。同时，信息服务台将变更或协调后的训练安排时间和地点及时通知交通服务台，以便及时进行交通安排；根据日程安排的竞赛、训练的班车正常运转出现问题时，交通服务台予以帮助协调解决。
　　（4）当信息台相关复印打印仪器或网络出现故障时，应立即与通讯维护部门联系，请专员第一时间赶至检测并维修。对于需要前来询问信息的受众致歉并明确告知恢复正常运行时间，使其在清楚事情进展的同时不产生焦躁情绪。
　　另外，按紧急程度、事件名称、上报流程、场景描述、预案依据、应对预案、应对步骤、主责单位、配合单位、资源需求等要素来制定应急预案。
　　通过场馆团队各业务口的通力合作，加上竞赛团队全体工作人员的帮助和支持及全体志愿者全身心的投入，创造了一个良好的竞赛环境，保证了2011年深圳世界大学生运动会的顺利举行。
　　2011深圳大运会圆满、精彩、成功，给我们留下了一段令人难忘的记忆。信息服务工作的顺利进行也得到了运动员、教练及官员们的一致认可。总结其经验主要是：一、领导重视，全员参战，组织保障坚强有力；二、健全制度，理顺机制，工作机构高效运转；三、精心设计，强化培训，竞赛组织忙而有序；四、以人为本、注重细节，服务保障严谨细致。这些经验，希望能为今后的大型综合性运动会成绩公报发送工作提供些许帮助。
　　参考文献
　　①深圳大运会官方网站：http://
　　www.sz2011.org/jsxx/index.shtml
　　②马铁，《为实现奥运战略提供有效的信息服务》[J].《体育科研》，2001（2）：29-31
　　（作者：均为广州体育学院研究生）
　　 责编：周蕾