大学机构库构建过程中的关键问题研究

张静 邵晶 侯敏娜 周奇

〔摘要〕机构库是绿色OA模式，它对于缩短科学研究周期，促进学术成果共享，提高本机构的学术影响力具有重要意义。存档政策、开放政策、以及可持续发展策略是OA机构库建库过程中的关键问题，文章结合西安交通大学XJTU-Dspace的构建模式，讨论了解决以上几个关键问题的方法。

〔关键词〕高校；可持续发展；机构库；开放获取

收稿日期：2011－03－03

作者简介：张 静（1975－），女，采访中心主任，副研究馆员，研究方向：电子资源管理、中文图书采访、开放获取等，发表论文6篇。

DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2011．06．035

〔中图分类号〕G250.74 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008－0821（2011）06－0138－03

Research on the Key Issues in the Process of

Institutional Repository Construction

——Citing the Example of the OA Institutional Repository of Xi餫n Jiaotong University

Zhang Jing Shao Jing Hou Minna Zhou Qi

（Library，Xi餫n Jiaotong University，Xi餫n 710049，China）

〔Abstract〕IR is green OA mode,which is of great significance to shorten scientific research period,improve sharing academic achievements,enhancing the academic influence of institutions.Policy of documentary,choice of software,protection of copyright and strategy of sustainable development were the key issues in the Process of Institutional Repository Construction.This article cited the Example of the XJTU-Dspace construction mode of Xi餫n Jiaotong University and discussed how to resolve the above key issues.

〔Key words〕university library;sustainable development;institutional repository;open access

机构库（Institutional Repository，简称IR）是指利用网络及相关技术、依附于特定机构而建立的数字化学术数据库，它收集、整理并长期保存该机构及其社区成员所产生的学术成果，并将这些资源进行规范、分类、标引后，按照开放标准与相应的互操作协议，允许机构及其社区内外的成员通过互联网来免费的获取使用［1］。据OA仓储的门户网站OpenDOAR的最新统计数据显示，目前全球已有OA仓储超过1 800个［2］，其中IR有1 553个，占86%，说明IR已经成为OA仓储最主要的实现方式。

国外许多知名大学都创建了机构库，用以永久保存本机构成员的学术成果，并提供开放获取使用，目前在OpenDORA上美国已经注册386个IR，而中国只有10个，其中香港地区4个，包括香港大学、香港城市大学、香港理工大学、香港大学Theses Online、香港科技大学等5个，大陆地区有中国科学院、中国西部环境与生态科学数据中心和厦门大学、福建师范大学等4个机构库注册，澳门地区1个。可见与发达国家相比，中国机构库的发展还处于起步阶段，需要更多的大学图书馆积极参与。构建一个机构库会涉及到知识交流体系中多个层面的问题，如何构建科学合理的存档政策和开放政策、维持机构库的可持续发展是其中的关键问题之一。

1 构建合理的开放获取政策

机构库中存储的数据是依靠作者的自存档来完成的，如何使作者及时、自愿、主动的将自己的研究成果在机构库中存档，需要制定科学合理的开放获取政策并进行广泛的宣传。首先，要加深作者对机构库和自存档行为的认识。作者进行科学研究必然要利用所属大学或科研机构的各种资源，或者得到大学或机构的资助，因此而产生的科研成果在机构中永久存档是理所当然的，而且通过自存档OA自己的成果，可以大大缩短科学研究的周期，可以直接提高论文的引用率，提升自己的学术声誉。其次，对于大学或科研机构而言，它有收集和永久保存本单位科研产出的需要，用以证明自身的学术水平和影响力，同时可以利用这些成果对学科或研究团体的科研水平做出评价，因此大学或机构具备要求成员在机构库中存档的动机和权利。

一个完整的开放获取政策，既包括存档政策也包括开放政策，通常要对政策目标、适用对象、覆盖范围、存档时机、开放共享措施以及机构库的日常维护和管理等问题作出明确规定，其中谁来存档、存档是基于“强制性”还是基于“自愿”、什么时间完成存档，如何实现开放共享等问题，是学术界一直讨论的热点。尽管有些问题在理论上还没有达成一致，但是在许多机构库的构建实践中已经有了较好的解决办法。

机构库最为重要的目标一是在于长期保存和管理本机构成员的学术成果，二是通过开放获取促进本机构成员之间的或与外部的学术交流，因此应当由本机构成员来完成存档。当一篇文章只有一位作者时，由该作者来进行存档，这是毫无异议的，而当一篇文章有多个作者时，由谁来进行存档呢？作者认为，如果多个作者属于同一机构，则由主要作者（第一作者）完成存档；如果多个作者来自于不同机构，只要本机构成员参与了其中的重要工作，就可以在本机构的IR中进行存档。搞清楚这个问题有助于明确自存档行为的主体和客体，即由哪些机构成员来完成存档，哪些文章可以在本机构的IR中进行存档。存档的文献类型主要是期刊论文、会议论文、学位论文以及一些未公开发表的学术成果。

是“强制性”存档还是“自愿”存档？NIH（美国国立卫生研究院，National Institutes of Health）的相关政策的演变，给出了很好的答案。NIH最初的存档政策是“请求性政策”，不具有强制性，实施效果很不理想，调查表明，该政策公布后的近两年里，遵守该政策的项目负责人不足4%。这说明，自愿性的存档政策很难实现机构库的目标。2007年NIH提出的强制性开放获取政策得到了批准，该政策要求受NIH资助的研究人员必须将其经过同行评审的最终版本论文存放在美国医学图书馆在线文档库PubMed Central中，论文的全文必须在发表后至多12个月内可供公众免费获取。这说明机构库存档政策必须是“强制性”和“立即的”才能保证机构库建设目标的实现。对于大学机构库而言，这需要学校的相关部门如科技处、研究生院、人事处等部门予以支持和配合，制定相关的强制性政策，将自存档与毕业离校、职称晋升、参与评奖等个人激励制度相关联，才能保证切实的实施。西安交通大学从2000年开始就已经要求研究生在毕业离校前将学位论文的电子版进行存档，并将其作为离校手续的一个必要环节，事实证明这一措施是十分有效的，目前该系统中已经保存论文39 738篇。

存档时机也是关系到机构库发展的一个重要问题，只有“立即的”存档才能保证学术成果尽早的被开放获取，缩短学术交流的周期，否则机构库就失去了其意义，因此，很多机构库都要求作者“立即存档”。North Texas大学（简称UNT）的开放获取政策为例，它规定：每一位UNT成员，在其文章通过同行评审之后或被出版物收录之后，不迟于公开发表日期之前，都应立即在IR中存储一份电子版。同时鼓励作者把文章设定成Open Access Immediately Upon Deposit，立即开放给公众［3］。

“立即存档”并不意味着“立即开放”，尽管目前有63%的出版社允许作者将文章以某种形式（预印本、后印本、出版版本／PDF）自存档在个人网站或者所在单位的机构库中［4］，但并不意味着这些文章可以实现“立即开放”。由于出版社对于版权的种种限制，一些文章在一定时期内不能够被开放，只能处于“关闭期”。英国南安普顿大学认知科学家Stevan Harnad提出的ID/OA（Immediate-Deposit/Optional Access）模式［5］是一种现实的解决途径，即立即存档、选择性开放，也就是说对于最终评审后被期刊录用的文章，要求作者“立即”将其保存到机构库当中，至于对其立即实现开放获取，还是延迟开放或是不开放，则要根据期刊出版社的政策及许可规定来选择。UNT的开放政策也做了如此规定，他允许作者基于个人意愿或基于出版社的开放存取政策选择“立即开放”或“延迟开放”。对于不能立即开放的文档，在机构库中可以检索到元数据，读者通过Email Eprint Request功能向作者直接发送索要全文的请求，这不违法版权法中“合理使用”的规定［6］。对于作者不愿意开放获取的论文，也可以采用这种方式来保护作者的权利，总之存档是必须的、立即的，是否立即开放，开放到何种程度是可以由作者选择的。

2 机构库的可持续发展

IR的建成需要一定的时间，其在提高机构研究成果的可见性和影响力方面的作用也需要时间的检验，因此这是一项长期的，可持续发展的工作，需要外部环境的支持和内部政策的完善才能实现。

目前国内正式建成并注册的机构库为数寥寥，而其中存储的数据条数更少而且难以维护，说明国内对于开放获取资源还缺少相关政策的支持和推广，因此需要政府发挥宏观管理的政策导向作用，制定我国有关的开放存取制度，鼓励作者将科研成果开放，必要的时候可以采用强制性政策促使学术成果实现存储和开放，同时政府应给予机构库一定的经费支持，台湾大学机构典藏是国内IR中比较成功的，他们每年会从教育部得到足够的经费支持，来完成平台的升级和维护。

制约IR可持续发展的另一个因素是大学和研究机构的支持力度不足，缺少统一的共享平台，机构成员对于开放获取的理念和制度认知度不高。因此，大学和科研机构应积极推进本单位的机构库建设，并制定相关政策鼓励本单位作者将科研成果进行存档和开放，最有效的办法是建立新的科研成果评价体系，有关调查显示，科研人员对开放获取的认知程度不高的原因在于开放获取的科研成果不被有关部门认可，在评聘职称和申报成果时均不被承认，这影响了作者存储和开放自己科研成果的积极性。

IR自身的开放获取政策也是关系到可持续发展的另一个重要因素。OpenDOAR的数据显示，2008年9月至2010年1月间，巴西的IR数量从31个减少至24个，短期内减少了7个［7］。通过分析，作者发现这种负增长现象是由于机构库缺少可持续发展机制。主要体现在存档政策规定的不完善，仅有8%的机构库明确规定了保存政策，有17%的机构库明确规定了提交政策，所有机构库都没有规定内容政策，使得机构库无法保证其存档率；开放政策方面，所有机构库都没有全文数据再使用政策，仅有4%的机构库对元数据的使用限定了非商业用途，开放程度受限。因此，必须制定完善而具有可操作性的开放获取政策。

IR的建设大多依赖于图书馆来完成，图书馆作为文献信息的组织者和传播者，始终站在开放获取运动的前沿，也是建设机构库的主力军，图书馆有必要利用自己在信息交流体系中的重要地位，通过各种方式和渠道宣传机构库的有关政策和制度，让更多的作者了解开放获取的理念。此外图书馆还应利用自身的优势条件，投入专业人员实现本单位机构库的建设和维护，包括协助作者完成存档，对存档数据进行标引、建立导航、并将其在本馆电子资源导航中予以揭示。但图书馆都面临经费紧缺，人力不足的困境，这些都是制约机构库可持续发展的不利因素。此外机构库的发展还需要出版商的积极参与，需要更多的出版商认可和允许作者自存档和开放，这将进而引起版权机制的变革。

3 西安交通大学机构库（XJTU-Dspace）的构建实践

西安交通大学是国家教育部直属重点大学，是1所涵盖理、工、医、经济、管理、文、法、哲、教育等9个学科门类的综合性研究型大学，科研实力雄厚，科研成果数量多，水平高，有必要构建IR将这些成果予以存档。在实验阶段，元数据来源于1990-2009年SCI收录的西安交通大学作者为第一作者的期刊文章、会议文章，以及2000-2010年本校的学位论文元数据，共得到期刊、会议论文数据8 528条，学位论文元数据39 738条。

通过对几个主流机构库开源软件平台进行对比，由于Dspace具有检索途径多、安全性能高、系统管理便捷、支持元数据保护等优点，有利于今后机构库之间的信息资源的整合，因此选择了Dspace作为西安交通大学机构库的平台。搭建的过程在技术上并不存在难点，技术人员根据本校机构库的需求设计了系统结构和功能模块，并建立了映射关系，在安装手册的指导下，导入元数据后，搭建好的机构库平台如图1所示，目前可以实现检索、浏览、提交、审核、存档等基本功能。

图1 XJTU-Dspace平台界面

为了实现实XJTU-Dspace的长期可持续发展，在开放获取政策方面XJTU-Dspace也做出了明确的规定，对存档行为的主体与客体、存档完成的时间、存档的强制性原则都进行了描述，规定：由本机构人员独立完成的成果或与他人合作成完成的成果，均由本机构人员完成成果在XJTU-Dspace的存档；存档行为应当在成果经过同行评审或专家评审之后，正式发表之前完成，最迟不晚于成果正式发表后6个月；存档是必须的，作者可以选择“立即开放”或者“延迟开放”，XJTU-Dspace将通过平台功能的拓展来实现对版权的保护；图书馆将负责数据的长期维护，同时逐步建立起对存档内容的质量控制体系和专家审核体系，以保证机构库内容的学术水平。这些政策的实施单靠图书馆的力量是难以推行的，需要管理层的宣传并在制度上予以保证。

XJTU-Dspace与成熟的大学机构库平台比较，尚需要进一步优化，参照成功机构库经验，计划通过建立帮助社区来对机构库的服务进行优化，除系统自带的帮助文件外，计划建立一些有关使用机构库的文档，如“机构库条目的浏览与检索”、“机构库用户注册过程”、“存档内容上传过程”等，把这些文档组建成一个社区，把用户提出问题的解决方法一起放入，供用户查阅，指导用户使用。另外，可以大力宣传和鼓励教师存档自己的课件、科技报告、优秀大学生作品。使得交大机构库存档内容更加丰富多样化。

4 结 论

机构库的可持续发展是一项社会系统工程，需要政府、机构、作者、图书馆协作完成，需要政策、法律、制度、观念等多个层面的配合才能实现。XJTU-Dspace的构建是一次初步的探索和实践，希望它在保存和开放学术成果，促进学术交流中发挥应有的作用，为推动国内的开放获取运动做出贡献。

参考文献

［1］柯平，王颖洁．机构知识库——大学图书馆的新平台［J］．新世纪图书馆，2007，（1）：5-8．

［2］http://www.opendoar.org/index.html［EB］．2011-03-10．

［3］University of North TexasPolicy on Open Access to Scholarly Works.2010-07-05．

［4］SHERPA/RoMEO.Statistics for the 716 publishers on this list［EB／OL］.http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php?stats=yes，2010-04-05．

［5］Stevan Harnad.The Immediate-Deposit/Optional Access(ID/OA)Mandate:Rationale and Model［EB］.Monday,March13,2006,http://openaccess.eprints.org/index.php?archives/71-guid.html,2009-02-01．

［6］邵晶．绿色OA仓储的“存档”与“开放”策略研究［J］．图书情报工作，2008，（11）：78-80．

［7］侯敏娜．大学机构库存档与共享机制研究［D］．西安交通大学硕士学位论文，2010:14．