会计电算化实施中的问题及预控措施

2011-11-16蒋敏

中国农业信息 2011年8期

蒋敏

【摘要】由于财务工作本身的特点，以及网络的迅速发展、电子商务的迅速兴起等等，一些先进的、现代化的事物的不断出现，对会计电算化系统提出了更高、更严的要求，使建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓。因此，本文就当前我国会计电算化应用中遇到需要解决的几个问题及预控措施谈点个人想法。

【关键词】会计电算化实施问题预控措施

我国的会计电算化工作起步较晚，从20世纪70年代末才开始，经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段，到目前的管理型会计软件发展阶段。在这几十年的发展过程中，已取得了长足的进步，商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用。许多会计软件的开发已经走向专业化、商品化、社会化的轨道。但由于财务工作本身的特点，以及网络的迅速发展、电子商务的迅速兴起等等，一些先进的、现代化的事物的不断出现，对会计电算化系统提出了更高、更严的要求，使建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓。因此，本文就当前我国会计电算化应用中遇到需要解决的几个问题及预控措施谈点个人想法。

一、充分认识会计电算化的重要作用

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实物的简称。是让电子计算机代替人工，实现记帐、算帐、报帐、查帐以及部分需由人脑完成的对会计信息（数据）的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。它具有运算速度快、存储容量大、高度数据共享、检索查询速度快捷、制作报表容易、数据分析准确等特点。

我们必须认识到会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。从表面上来看，会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中，减轻会计人员的劳动强度，提高会计核算的速度和精度，以计算机替代人工记帐。而实际上，会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进，而且必然会引起会计工作组织和人员分工的改变，促进会计人员素质和知识结构，会计工作效率和质量的全面提高，节省会计人员的时间和精力，转变会计工作职能，推动会计理论和会计技术的进步，提高整个会计工作水平，大幅度增加企业的经济效益，使会计理论和实务的方方面面都将发生前所未有的深刻变化。比如具有数据集中存放和管理特征的“电算化会计”，采用先进的数据库及数据仓库技术，实现了数据分类集中存放，完全取消了各种会计明细分类帐和对帐操作，各种报表数据均能通过数据共享及时而准确地取得。

二、结合自身实际的正确决策是实施会计电算化的前提

由于各单位具体情况不同，会计电算化的应用程度应有所不同。会计的职能是反映、监督和参与决策，从系统职能看即分为核算职能、管理职能和决策职能。因此，电算化会计信息系统一般可分为电算化会计核算信息子系统、电算化会计管理信息系统和电算化会计决策支持子系统。通过会计核算来反映企业的经营活动情况，通过会计管理来监督企业的经营活动情况，通过会计决策来参与企业管理。在上述三个子系统中电算化会计核算信息子系统是基础，只有会计核算得出的信息正确，才能对信息的使用者提供进行管理和决策的有用信息。一般来说，会计电算化的程度越高，越能满足管理的需要，越能为提高经济效益服务。在实际工作中，各单位可根据经营规模、会计人员的素质、会计基础工作的规范等情况，按照循序渐进、逐步提高的原则，选择与自身条件相适应的应用方式:1、单项业务电算化2、多项业务电算化3、整个会计核算系统电算化4、会计管理信息系统电算化5、会计决策支持系统电算化6、会计电算信息网络化。

当前随着计算机网络技术的大规模应用和迅速发展，以及对会计信息资料的分析与研究的深入，使会计电算化系统出现了许多新的特征，即会计电算化系统必然向网络化的方向发展。因此，我们在选择会计电算化应用方式时，既要切忌盲目攀高比大，不切合单位实际工作需要，造成资源浪费，影响会计工作的正常开展，又要具有超前性，以适应会计电算化迅速发展的需要。

三、完善和提高会计软件功能，形成企业管理的核心

会计电算系统的发展方向，必然由核算型向管理型发展。这样，系统数据共享与关联就成为燃眉之急。目前的财务软件在帐务处理、会计核算方面已经非常成熟，但存在数据重复输入、分散存储、进行财务管理、预测决策分析困难等缺点，这一方面是由于各开发单位都按各自的棋式组织数据，造成系统数据大量冗余和重复；另一方面由于新增的分析功能模块与系统相对独立，数据共享与关联性差，不能直接使用财务管理的基础数据。缺少数据支持，新增功能的功效并不显著。解决的办法有：1、向管理业务子系统延伸。这主要是指软件的横向扩展，使其与物资供应、产成品销售、库存管理、劳资管理等系统接轨，并最终成为整个企业MIS的内核，在数据保密的基础上有条件地反馈给各子系统需要的数据信息。2、向财务管理方面提高，这应该说是财务软件的纵向延伸，简单地说可以从以下几个方面做些文章。① 应收帐款管理。在用计算机自理处理时，首先根据企业与市场竞争对手的具体情况，选择适当的信用标准（如客户最长、最短付款周期及平均付款周期），建立相应的信用标准信息库；利用信用标准对用户信用质量加以分析、归类，辅助决定对客户是否赊欠款及额度等。② 全面预算管理。这是财务管理层的一项重要内容，预算是计划与控制的工具和前提。计算机可以根据近期数据分析，作出销售预测，进而作出生产、成本等方面的预算，最后编成预算报表提供管理部门参考。③ 财务指标分析及评价。它是对会计核算层所得数据的分析与总结。建立计算机财务系统指标分析系统，可根据计划与实际或连续若干时期某项指标执行情况的对比分析，揭示其变动趋势；另处也要运用各种分析方法，进行指标完成情况分析，从而为决策层提供决策和评价依据。其实，无论是向管理业务系统延伸（横向扩展）还是向管理方面提高（纵向延伸），它们所共同的基础，就是保证基础数据的标准化。

四、软件开发者和使用者应共同参与会计电算化网络建设

由于各个系统都是在不同的操作平台和支持软件下自行开发的,数据格式、结构、类型千差万别,编程风格各异，各软件公司技术保密,相互缺乏交流和沟通,没有业界的协议,自然也就没有统一的数据接口,很难实现数据共享、信息交流。针对这个问题，软件开发者和使用者应共同采取的措施：一是,提高数据的标准接口技术,增强数据的共享性。互联网上的数据类型多种多样,如对应的货币性数据,其数据精确程度,对应的数据单位等都有好几种,而这几种类型的数据组合在被系统接受时往往因为精确度或单位不符合,而被予以拒收和报错。因此应提高数据的标准接口技术,在对接受的数据进行核实后,根据对方的类型自行对其进行调整,并记载数据类型以便在恢复和返回数据时,能够按照原标准进行发送。二是,内部各环节传输实现数字化标准管理,提高单位系统对外交往的效率。

五、要加强会计信息系统的安全性、保密性

会计电算化系统的安全性是指电算化系统保持正常稳定运行，系统数据信息保持安全和完整。会计电算化的安全性一直是系统设计者考虑的问题，同时也是系统用户最为担心的问题，其安全风险表现在以下几方面：

1.会计信息数据的失真

会计信息的真实、完整和准确是对会计信息的基本要求，一旦会计信息系统的安全受到损害，最为直接的就是会计数据的错误、数据的丢失或被篡改，致使信息失真，这里的不安全因素表现为：一是硬件缺陷，如计算机硬盘的损坏而又没有数据备份的情况下造成数据丢失。二是人为的误操作和有意破坏，造成数据丢失和被篡改。三是外部环境如操作时停电或处于磁场环境磁盘被磁化造成数据丢失。另外在电算化网络环境下，一些非法用户的侵入或数据在网络的传输中数据被截取和篡改，也将造成信息的不安全。

2.企业资金结算的安全问题

在网络经济的电子商务环境下，企业经营越来越依赖于客户，企业在网上的财务活动日益增多，如网上定购、网上销售、网上结算、网上理财、网上证券投资及外汇买卖等，买卖双方都是不谋面的信息交流，完全凭借双方的信誉进行交易活动，这样企业就面临着财务结算的安全问题，一些非法用户侵入他人的计算机系统，通过网络传输非法转移电子资金及通过窃取密码盗窃银行存款，致使企业资金面临安全风险。

3.企业重要信息的泄露。

信息技术高速发展的今天，信息在企业的生产经营管理中变得越来越重要，决定着企业在激烈的市场竞争中的成败。因此利用高科技手段非法窃取企业机密，是构成企业系统安全风险的重要形式。如在网络环境下，财务信息传递完全借助于网络进行，财务信息被截取和篡改或泄露成为不可避免的问题，特别是网络黑客非法侵入网络用户或程序，捕获信息或通过窃取系统合法用户口令、密码，以此合法登陆，实现非法的目的，获取重要商业秘密，将给企业造成不可估量的损失。

4.计算机病毒侵袭造成系统无法正常运行

计算机病毒可以破坏计算机内的程序、数据，甚至破坏硬件，计算机病毒可以通过磁盘、光盘、网络和电子邮件进行传播，如以前出现的一种CIH的恶性病毒，直接攻击、破坏硬件系统，主要传染Windows95/98的可执行程序，极大威胁着系统的安全。病毒的隐蔽性强，传播范围广，破坏力大，对电算化信息系统及远程网络传输的安全构成极大的威胁。

为了更好地促进会计电算化的发展，笔者认为可以采取以下措施来解决好以上问题：

4.1建立健全会计电算化管理制度。在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性，因此建立健全会计电算化管理制度是必要的。第一，实行用户权限分级授权管理，建立网络环境下的会计信息岗位责任。第二，建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施。第三，从电算化网络软件的设计入手，增加软件本身的限制功能。第四，建立会计信息资料的备份制度，对重要的会计信息资料要实行多级备份。第五，强化审计线索制。第六，建立进入网络环境的权限制。

4.2在财务软件中增加安全功能。会计电算化软件各层数据处理应层层设防，在软件功能上增加必要的提示功能、检验功能和限制功能，要防止操作失误造成数据破坏，操作人员进入系统要设置口令和密码，以防无关人员非法进入。系统各模块也要设置相应的口令，并对系统操作人员进行授权，防止无权人员的操作。在系统中应建立起“操作日志”，记录所有人员对系统所做的操作，包括操作的时间、操作人员姓名、操作内容等，这样一旦出现问题，可以依据“操作日志”所提供的线索，对有关人员进行核查。

4.3建立预防病毒的安全措施。为了防止病毒的侵袭，要坚持使用正版软件，不能使用盗版或来路不明的软件，对外来的软盘要先进行病毒检测，方可在计算机中使用；在计算机中装入防病毒软件，这样在开机时进行时实控制，对硬盘进行病毒检测，及时发现并杀死病毒；定期备份数据和文件；不打开和阅读来历不明的电子邮件等。

4.4建立必要的技术防护措施。为了防止非法用户和黑客的侵入，可以通过设置防火墙、采用身份识别系统等技术防护措施，将非法用户拒之网络之外，面对重要商业秘密泄密的问题，可以对软件的重要信息采用加密技术，以防重要信息在传输过程中被泄露。

4.5加强对会计电算化系统使用人员进行安全教育。系统使用人员特别是系统操作人员树立安全意识，要加强计算机、通讯和网络理论知识的学习，提高业务素质，还要树立良好的职业道德，自觉遵守各种操作规章制度和操作规程，防止工作中出现不必要的失误。

六、要尽快提高会计人员计算机操作业务技能

目前，不少单位的人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，他们对微机的软硬件知识了解甚少，一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训，但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢，而且在上机时经常出现误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。

各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。另外企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，他们能够掌握国际先进技术，精通信息技术，熟练应用会计电算化，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。

七、要做好电算化会计档案管理工作

随着我国会计电算化事业的不断发展，应做好会计电算化会计档案的管理工作，使其发挥更大、更好的作用。为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，我们必须处理好以下几方面的问题：

1.数据备份问题

由于会计数据的重要性，对存储在硬盘里的数据必须经常进行备份工作，以便由于各种原因引起会计数据丢失或会计数据遭到破坏时，能借助备份恢复到最近状态。在备份磁盘上要注明数据备份的日期，所备份的内容，软件的版本号，以免引起混乱。

2.电算化后会计档案保管问题

会计电算化后，会计档案主要以两种方式存在，存储在磁性介质上的会计资料和据此打印输出的会计凭证、帐簿、会计报表等资料。打印输出的会计档案保管方法同手工作业下的保管方法。存储在磁性介质上的会计资料应远离机房，做好防霉防潮的工作，定期将数据进行重新处理。

以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题。若我们在会计电算化实施过程中做好了各项预控措施，就能及时解决好这些问题，它必然会促进我国会计电算化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。

参考文献：

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