浅谈如何做好全会小组秘书工作

潘祖俊

浅谈如何做好全会小组秘书工作

潘祖俊

政协全会的小组秘书工作既紧张又辛苦。面对繁重的工作任务，如何克服困难完成好工作呢？通过几年来担任小组秘书的实践，自己或多或少有一些感悟，现将体会与大家共同探讨。

明确职责 准确定位

小组秘书是政协委员联系上下、沟通各方的桥梁，如果找不准自己的角色定位，就会导致失职或越位。在我看来，小组秘书就是为辅助大会秘书处实施会务管理并为小组的政协委员提供综合性会务服务的工作人员。他们以综合协调、沟通信息、会议记录、信息报送、会场服务等为主要职能，是各小组政协委员参加会议的参谋和助手。

小组秘书在政协全会中承担的具体任务有：委员报到服务，会议日程提醒，会议签到，会议通知、文件、餐券、交通费、文具和资料的领取及分发，委员出勤统计，会议记录，简报撰写，信息报送，会场引导，协调处理委员的其他会务需求等等。其实，小组秘书在会上更像委员们的临时管家，无论大事、小事，不仅事事都高度关注，更要将方方面面照顾周到。这就要求小组秘书必须具备高度的责任感，能够热情、真诚和细致地为委员们提供服务。

小组秘书在上会后应尽快适应自己角色的转变，无论是面对委员还是其他工作人员，要尽到小组秘书的职责。同时，每天睡前应对自己当日的工作进行反思和总结，并对第二天的工作做好统筹计划，努力避免工作失误和工作缺位。此外，需要注意的是，小组秘书工作的性质是服务，不是“包办”，要力求找准服务委员的对接点，找准服务与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位。

提高认识 注重协作

政协全会是个巨大的系统工程，许多问题都不是一个人可以解决的，因此小组秘书间彼此协作成为一种必然选择。要做到彼此协作，首先小组秘书需要不断提高自己的政治认识。这个“政治”包括政治方向、政治立场、政治观点、政治纪律、政治鉴别力、政治敏锐性等多方面。

其次，小组秘书要提高自己的团队意识。政协全会上每个小组一般仅有2或3名工作人员，无论大家来自哪个单位，要共同完成好小组秘书的各项职责，团队精神起着非常重要的作用。小组秘书增强团队精神可从四个方面来把握，一是增进信任，统一目标；二是增进团结，和谐相处；三是明确分工，行动一致；四是互相监督，防微杜渐。

再次，小组秘书要认识到协作不仅仅是一种精神，更是一种工作原则，需要贯穿到工作中的全过程和各个细节。这种协作不仅是本组各位秘书之间的相互协作，还包括本组与其他小组以及全会各职能组之间的协作。当然，在工作中，大家难免会有分歧，而且这种分歧往往会不断重复，但只要各位小组秘书的目标一致、齐心协力,都能秉持“一切以大局为重，一切从大局出发”的原则,即使偶有不同的观点，只要大家静下心来耐心商谈，最终都可通过交流、协调和融合使问题得以解决。

夯实基础 科学工作

政协全会时间紧、任务重，因此，小组秘书工作为每人都提供了锻炼提高和展示自我的平台。作为小组秘书需要打好以下三项基础：

提早准备，超前规划。尽管上会时间不过短短几天，但很多工作需要提前准备，因为会上的时间很多情况下是不够用的。《会务手册》通常会在会前发给大家，小组秘书必须认真研读和用心掌握其中的各项信息。同时，小组秘书应尽量在会议正式开始前做到四个熟悉，即熟悉日程、熟悉委员、熟悉空间、熟悉程序。“日程”指每天的会议安排和活动安排，“委员”指本组委员的外貌特征和各项基本情况，“空间”指会议驻地的基本布局和各个会场、餐厅的具体地点，“程序”指各项具体工作开展的流程。只有熟悉了这些，开展工作才能得心应手，不然会处处受制。所谓超前规划是指对自己工作的步骤和细节需要做到心中有数，比如委员报到前应该准备好哪些东西、会议记录时应该采取何种方式等等，心中应该对要开展的工作进行一次全方位的模拟演习，这样才能做到有条不紊。

把握重点，分清主次。会上，每名小组秘书平均要服务十几位委员，很多时候各种意想不到的事情会突然出现，这就需要小组秘书的工作安排主次分明，凡事懂得分出轻重，运用清晰的逻辑思维梳理细节，不能“眉毛胡子一把抓”。重要的事先办，急事先办，及时处理；对大事要高度重视，一抓到底，而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。

博学不穷，笃行不倦。做好小组秘书工作还需要勤于学习，善于学习，尤其是要努力做到“三知”，即知“国情”、 知“市情”、知“民情”。此外，小组秘书应熟悉政协工作的语言，了解政协工作的基本情况，还要尽可能多掌握些本组委员工作领域的一些专业知识和基本情况。只有了解这些，在做会议记录和撰写简报时才不至于一头雾水，听不懂委员的发言。应当说，做好记录、撰写好委员小组讨论简报是小组秘书肩负的最为重要的职责之一。只有把委员们的真知灼见真实地、准确地记录下来，并把它科学地、条理清晰地整理出来，才能把“提高政务性服务能力”的要求真正落到实处。随着人民政协事业的不断发展，唯有不断地充电学习，提高自身能力和素质才能适应形势发展的需要。尤其作为小组秘书，更要不断加强学习，力争做“多面手”和“复合型人才”，努力适应新形势对小组秘书工作越来越高的要求。

善于沟通 关心委员

只有充分了解委员，才能更好地为委员服务。由于委员人数众多，很少有小组秘书能对本组委员充分了解。不了解委员就容易给工作带来阻碍，而解决这一问题的首要手段就是沟通。沟通，是一种双向的交流和了解。沟通需要坦诚，需要传达真实的信息，需要双方进行真情的投入。小组秘书在实际工作中需要加强与委员的沟通，利用多种形式与委员进行交流，通过亲切交谈和真挚热情的服务，营造良好的政协氛围，激发委员的履职热情和动力。

会议期间，小组秘书还应时刻保持与本组全体委员的联络畅通，掌握委员的出勤动态，提醒各位委员每次小组讨论的主题是什么、需要带哪些资料开会。小组秘书还需在生活中关注委员、关爱委员，留意委员的身体健康状况和各种履职需求，准确掌握委员的基本信息和意见建议，对委员提出的问题给予及时的解答或解决，并及时地将这些信息反馈给相关职能组。小组秘书还要及时协调各相关职能组，努力满足会上委员的学习和生活需求，为委员履职创造更好的环境。只有这样，才能与委员交流一点就通，让委员真正感受到政协大家庭的温暖，感受到政协组织的关心适时到位，服务送于无形。

劳逸结合 注重保健

保持健康的身体才能更好地工作，每位小组秘书在完成工作的同时不能忘记关注自己的身体，要注意休息，劳逸结合。以下方法或许可助大家“一臂之力”。

一是学会在快节奏中提高自己的心理承受能力，在各种事件中基本保持心理平衡。通过统筹科学安排工作，制定切实可行的计划，并适时为放松留有余地。每天都应留出一定的休息、“喘气”的时间，尽量让精神上绷紧的弦有松弛的机会。

二是转移烦恼，努力做好心理调节，想办法将遇到的烦恼“宣泄”或转移。如找朋友聊天，一吐为快，或通过散步、看电影等排遣心理不适。困难时要看到光明面，失败时要多看自己的成绩，要有自信心，相信自己的力量。

三是抓空儿就锻炼，养心健体。运动能有效地增强机体各器官、系统的功能，且能促进脑细胞代谢，使大脑功能得以充分发挥，提高工作效率，延缓大脑衰老。每天可在工作间隙，抓住空闲就赶紧锻炼身体，放松身心，增强体质。

“月晕而风，础润而雨”。任何事物都有其规律可循，关键是我们能不能去发现它，去认识它，去把握它，小组秘书的工作亦是如此。在小组秘书工作的岗位上，我体会过成功的喜悦，也有过失误时的沮丧，工作中的酸甜苦辣使我成长。面对人民政协事业的飞速发展，每个工作人员必须充分意识到自身肩负的责任，脚踏实地，勇于开拓创新，才能在平凡的岗位上做出不平凡的工作业绩，从而开创更为广阔的人生舞台。

作者系北京市政协人事联络室联络处干部

责任编辑 崔晨