探索会计电算化中辅助核算应用的学习方法

龙仲平

探索会计电算化中辅助核算应用的学习方法

龙仲平

一、会计电算化辅助核算类型与辅助核算应用特点

（一）会计电算化辅助核算类型

目前，许多财务软件所提供的辅助核算类型不尽相同，主要有以下三种基本类型：一是扩展明细核算功能类型，主要表现在客户往来核算、供应商往来核算、个人往来核算、部门核算和项目核算方面。二是扩充系统功能类型，主要表现在银行结算方式管理、数量核算管理和外币设置与核算管理方面。三是便捷操作手段功能类型，主要表现在期末自动转账凭证设置与使用、期末损益自动结转设置与使用等方面。在这里主要介绍扩展明细核算功能类型的辅助核算，即典型的辅助核算类型：

1.客户往来核算。在建立了客户分类体系基础上，设置和编制客户档案，将会计科目设置为客户往来核算，使会计科目在核算和管理上反映不同的客户信息情况。

2.供应商往来核算。在建立了供应商分类体系基础上，设置和编制供应商档案，将会计科目设置为供应商往来核算，使得会计科目在核算和管理上反映出不同的供应商信息情况。

3.个人往来核算。在设置和编制职工个人档案基础上，将会计科目设置为个人往来核算，使会计科目在核算和管理上反映出企业与个人之间的资金往来信息情况。

4.部门核算。在设置和编制企业部门档案基础上，将会计科目设置为部门核算，使会计科目在核算和管理上反映出企业各个部门的业务完成和支出控制信息情况。

5.项目核算。在设置和编制企业项目档案基础上，将会计科目设置为项目辅助核算，使得会计科目在核算和管理上反映出企业各项资产库存信息情况和各项工程支出、各项产品成本费用信息情况。

（二）会计电算化辅助核算应用特点

1.辅助核算项目在设置与运用上比会计科目更具灵活性。由于科目体系直接影响会计主体信息，在财务软件中一般会计规范了对科目的设计、使用和增删操作都有较为严格的约束，而辅助核算项目相对独立于基本会计账簿体系，其操作与维护不受会计核算规范约束，会计软件可根据其与基本账簿体系关系灵活地定义项目操作的规程。

2.辅助核算项目共享特性打破会计科目的树形结构体系，构筑起账户间交叉引用的网状数据结构形式。由于一个辅助核算项目可任由不同的科目共同使用，实现了多个科目对同一辅助核算项目数据的共享，从而提供有关这个辅助核算项目的所有关联资料。这种科目与辅助项目间的关联操作成为基本账簿体系的重要补充。

3.辅助核算功能的应用，简化了会计科目体系，保持了科目体系相对稳定性。由于使用会计电算化辅助核算功能时，可用相关辅助档案代替明细科目，从而达到简化会计科目体系的作用。同时，在使用传统明细科目核算时，如果相关信息发生变动，会造成会计科目变动，而使用会计电算化辅助核算时，由于不必建立或修改相关会计科目，当发生信息变动时不会影响到会计科目表，从而使科目体系保持相对稳定。

二、会计电算化辅助核算应用方法

（一）客户往来与供应商往来辅助核算应用方法

客户往来与供应商往来是反映企业和客户、供应商之间发生的经济业务。会计科目中的“应收票据”、“应收账款”、“应付账款”、“应付票据”等都是处理客户、供应商往来业务的账户。当客户往来业务比较频繁，清理往来账工作量大时，如果继续使用手工方式设置科目：

1122应收账款

112201应收账款—广东 112202应收账款—福建

11220101应收账款—广东—A单位 11220201应收账款—福建—C单位

11220102应收账款—广东—B单位 11220202应收账款—福建—D单位

…… ……

在此将地区、客户单位作为往来科目的二级、三级科目的设置，造成科目体系庞大。因此，对于往来客户较多，往来核算管理要求高的单位，可使用系统提供的客户往来核算。在系统初始化中对上述科目重新设置，将应收账款账户的性质定义为客户往来核算，接着将具体的地区、客户单位等二级、三级明细科目从科目体系中剥离出来，通过建立客户分类体系和编制客户档案来完成客户往来辅助核算。即：

将这些地区、客户单位等信息录入后，存放在客户档案文件中统一管理。在输入凭证时，遇到科目性质为客户往来科目，系统自动从客户档案文件中提取地区、客户单位，供财会人员选择。财务人员可以对应收（或应付）账款从不同角度进行统计查询，便于反映企业与客户、供应商之间的往来资金核算和管理情况。

（二）个人往来辅助核算应用方法

个人往来是指企业与内部职员之间发生的往来业务，如个人借款、差旅费借款等。由于各单位的经营性质、经营方法不同，有些单位个人往来业务很少，有些单位个人往来业务很多。对于后者，在进行账务处理时，可启用账务处理系统提供的个人往来核算。将个人往来业务的管理、清理工作纳入个人往来辅助管理中，可减少清理工作量，有利于加强个人往来账户管理。个人往来核算的使用与客户、供应商往来核算的原理相同。假设手工方式下科目设置如下：

1221其他应收款

122101其他应收款—个人借款 122102其他应收款—差旅费借款

12210101其他应收款—个人借款—张三12210201其他应收款—差旅费借款—张三

12210102其他应收款—个人借款—李四12210202其他应收款—差旅费借款—李四

…… ……

要进行个人往来核算，先对上述科目结构进行修改，并将二级科目“个人借款”、“差旅费借款”性质定义为个人往来核算。将具体的个人明细科目从原科目体系中剥离出来，把个人信息存放在个人档案文件中统一管理，通过编制职员个人档案来完成。即：

01张三 02李四 ……

在输入凭证时，遇到科目性质为个人往来核算科目时，系统要求用户确定个人往来户的名称。记账时，该笔业务发生额分别记入该科目总分类账、明细分类账、个人往来辅助账。财务人员可以从科目、个人的角度进行统计和查询，以便反映企业与个人之间的资金往来核算和管理。

（三）部门辅助核算应用方法

为了加强管理、提高经济效益，许多企业单位都实行了部门核算，考核收入和费用两项指标。如“管理费用”科目下，除了要按费用分成管理人员工资，办公费、差旅费、业务招待费等明细核算，还需要进行对每个费用在不同部门中进行核算。如果一个单位有10个部门需要进行部门考核核算，费用项目有10个，那么在“管理费用”科目下就应设置100个明细科目。这种核算方式在手工条件下工作量是相当大的，但利用系统提供的部门核算辅助功能，却能轻而易举地实现。下面以管理费用为例介绍部门辅助核算功能的使用。首先，在系统初始化时设置会计科目为：

接着将部门从科目体系中剥离出来，在设置部门档案为：

01一部 02二部 %03三部 ……

输入凭证时，若输入科目性质为部门核算的科目，系统将自动提示用户输入相应的部门对照表供财务人员选择部门。在记账后系统将自动形成部门核算与管理所需的各种数据。用户可以查询部门总账与辅助账，以便反映各个部门的收入完成与支出控制情况，有利于企业对各部门的考核与管理。

（四）项目辅助核算应用方法

项目是专门的经营对象，它可以是一项工程、一种产品等。实际会计核算时，经常要求围绕这些项目发生各项支出，按费用类别设立专门明细账，以便完成对每个项目费用情况核算。在手工方式下按项目设立二级科目，在其下级设立费用明细科目。例如：

5001生产成本

500101A产品 500102B产品

50010101直接材料 50010201直接材料

50010102直接人工 50010202直接人工

50010103制造费用 50010203制造费用

…… ……

在账务处理系统中，应用项目辅助核算可取代该核算方式。在进行科目设置时，把生产成本账户的性质定义为项目核算。如：

将具体项目从科目体系中剥离出来，在设置项目档案为：

01产成品：101A产品 102B产品 ……

在日常业务处理中，录入凭证时，当输入科目的性质为项目核算时，系统要求财会人员录入项目代码。记账后，即可在项目辅助核算模块中查询各种项目核算与管理所需的账表，以及项目统计表和项目执行计划报告。

综上所述，在会计电算化中辅助核算能起到较好的核算和管理作用，使用辅助核算不但能简化科目结构、减少科目数量，而且能方便的对一些特殊的核算进行横向或纵向统计的分析，这一切工作并不需要用户录入额外或重复的数据就能实现。使用辅助核算在强化会计信息的管理和控制同时，还能为企业的预测、决策提供信息和依据。

（作者单位：黔东南民族职业技术学院）