试论电子档案信息化管理

汪圻

摘要：随着计算机和网络技术的飞速发展，人类社会进入信息时代，党政机关部门、企事业单位逐步实现了办公自动化，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式，也成为目前档案管理工作的重要内容。

关键词：电子文件；电子档案；信息化

档案是人类社会发展的历史记录，随着经济社会的不断发展，信息、网络及计算机技术的飞速发展，使整个社会信息化程度日益提高，在日常工作中相应生成了大量的电子档案，电子档案将成为未来档案的主体。

一、必须加强档案信息化基础设施建设

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

（一）计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还、收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

（二）档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效。建立企业档案信息网络，实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

二、加强电子文件的归档办法

电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，各单位必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

（一）建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要和计算机与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。

（二）由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统籌电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。

三、鉴定电子文件归案质量

（一）保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

（二）保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

（三）保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

（四）保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前，将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交；有条件的单位，负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内，将其向本单位档案部门进行在线移交。 档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

四、重视和加快电子档案管理人员的培养

随着网络时代的来到，新生的事物----电子文件、电子档案。如何利用现代技术来提高电子文件档案化管理是档案工作面临的一个新机遇和挑战。电子文件归档、电子档案保存和档案的开发利用，就给档案管理人员提出了新的课题。由于电子档案的内容是数学化，其保管需要相应的技术，所以从事电子档案管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前来说，一是要重视吸纳各高等院校的档案专业型的人才充实到干部队伍中。二是聘用具有懂计算机应用技术或数字通信技术的工程技术人员到档案部门工作；三是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们进行系统的档案管理基础、电子计算机知道、数学通信技术进行强化培训，使他们能迅速掌握档案管理的基本知识技能，以适应电子档案管理的需要，解决档案管理人才缺泛的现状。