城建档案信息化指标体系构建

◎ 北京市城市建设档案馆 魏松

一、研究背景：

2002年11月25日，国家档案局中央档案馆印发《全国档案信息化建设实施纲要》，标志着档案信息化建设在我国档案界正式启动。从档案信息化建设的目标、任务到具体的信息技术应用、体系构建，可谓是无所不包。档案信息化评估体系作为绩效评估的前提和重点，对此的研究必然成为理论研究的重点和热点，且是难点所在。

二、研究问题及方法：

近年来我国的城建档案信息化工作已取得一定的成就，但仍存在许多问题亟待解决。 而城建档案信息化评估体系的构建就是解决这些问题的关键所在 。

本文在对国家信息化建设的大背景和城建档案信息化建设的现状综合分析的基础上，进行归纳总结，采用文献法和案例研究法，通过专家访谈形成的调查问卷的形式获取一手数据进行实证计算，所采集得到的数据使用SPSS V15软件进行相关性科学分析，最终形成一个较为科学、完整和实用的评估体系。

三、现状：

城乡建设档案（以下简称城建档案）信息化，是指通过运用现代信息技术，配置城建档案计算机辅助管理的基础设施， 建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的标准规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才，对城建档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务的活动和过程。

我国城建档案信息化的发展经历了三个阶段，第一阶段是从上世纪80年代中后期到1993年，该阶段是城建档案工作现代化的初步探索时期；第二阶段是从1994年到1998年，这是一个全面发展、成果显著的阶段；第三阶段是从1998年到当前是一个巩固发展的阶段。

所存在的问题整体来看是总体水平较低，信息服务有待提高，具体主要有以下几个方面：1、自身技术和信息化基础设施落后，2、档案馆仍未走出封闭状态，3、档案介质仍囿于传统形式，4、资源共享观念淡薄，5、档案资源的深度开发不能满足社会需要，6、档案馆信息化水平不平衡。

四、评估体系现状：

有关城建档案信息化评测和评估体系构建方面，还没有相关理论著作出现，所能参考的只是有关档案信息化评测和评估体系构建领域寥寥可数的几篇论文。如张照余的《档案信息化评估体系研究》，郑丽的《档案信息化建设测的评估体系探索》，朱健的《档案信息化测度评估体系的构建》，曹娜的《档案信息资源评价指标问题研究》等，这些都是研究性的评估体系，国内一些省市和工作部门已有一些评估标准出台，如《浙江省综合档案馆信息化评估标准》、《辽宁省档案信息化建设评估》都是已经制定并实施的档案信息化评估标准。

学者研究所构建的评估体系有着自身的优缺点，优点表现在首先是评估体系构建相对全面、系统，其次，指标设置方式的相对科学性。缺点表现在四个方面：1、指标代表性有所欠缺，2、评估体系的可操作性没有得到证实，3、评估方向有所偏差，4、缺乏计算方式和详细计量规则。

实践操作标准优缺点则与学者所构建体系相对应，优点表现在首先是可操作性强，其次是可结合工作重点灵活调整。缺点主要表现在一方面权重赋予较为主观，另一方面指标计量没进行无量纲化处理。

五、评估体系构建原则与意义：

本体系在构建时基于五大原则：科学性原则、系统性原则、可比性原则、可扩展性原则和可操作性原则。以此为基础，内容上做到信息化建设中投入与产出的平衡；时效上做到短期收益与长期规划的平衡；权重上做到定性法和定量法的兼顾与平衡。

六、评估对象的确定：

当前评估体系的评估对象一般是分为宏观和微观两大类别：宏观是指整个国家或地区的发展水平，微观是指某一个城建档案馆、城建档案室的发展水平。

本体系指标设置基于微观，源自实践，实用性强，不但能够衡量某特定馆、室的实际情况，还能在不同馆、室之间进行，找出差异与差距，区分优劣。

七、专家访谈：

本评估体系的构建在对现有评估体系进行了充分研究的基础上，采用德尔菲法进行。该方法是建立在专家的知识、经验和主观判断能力基础上的研究，因而专家的选择就成了重中之重的所在。

本次专家的选择上，主要以在城建档案学界比较知名、有着较多相关课题经验和实践经验为前提，结合我国不同区域之间城建档案信息化情况不同的现实，尽可能选择了具备高学历、高职称、相关研究成果丰富的专家。

八、成果：

1、评估体系是由基本涵盖了城建档案信息化建设过程中各方面因素的三级指标因素构成，具体包括4个一级指标、16个二级指标和54个三级指标，保证了指标体系的全方位、多层次。详细参见表1“城建档案信息化评估分值体系”。

2、在充分借鉴各源自理论界和实践操作领域的指标体系基础上，采用德尔菲法和层次分析法，详细了解了业内专家对于指标设置的全面性、完整性和科学性以及重要性的看法，计算得出了各级指标的相应权重。

3、城建档案信息化评估体系的建立为城建档案信息化系统的建设状况评估提供了较为全面、科学和拥有较强操作性的方式和手段，通过评估可以帮助相关人员更清楚的认识到信息化过程中的真实情况，进而找到问题、遗漏或漏洞，为下一步工作指明努力的目标和方向，促进城建档案信息化事业的健康、快速发展。

表1 城建档案信息化评估分值体系

九、不足与展望：

首先，由于本文是对城建档案信息化评估体系的初次尝试，是评估体系构建的初级阶段成果，虽然借鉴了大量的文献和研究成果，指标的选取上还可能存在考虑不周之处，需要在实践中进一步加以完善；

其次，全国城建档案馆尚没有进行过任何信息化相关评比，数据获取较为困难，加上相关统计数据的缺失，不但导致本体系无法在更广大范围内无法加以验证，还影响了体系中的各项具体评分细则确定，给该体系的科学性和实际操作性带来了较大程度的影响，需要在将来的发展过程中随着数据来源的充实而相应修正。