器材部黄涛：全面实施标准化信息化，提升物资设备管理品质

2011-09-07

中国建设信息化 2011年24期

企业传统条件下物资设备管理特点

传统条件下公司同所有建筑企业一样，物资设备管理具有需求多样性、管理模式不统一的特点，同时也具有计划性不强、采购周期不固定、经常发生物资库存积压、应急采购非常普遍的特点。另外公司依靠传统手段不能实施集中采购，总部也无法有效的实施相关数据的汇总、查询对比等管理活动。

物资设备信息系统涵盖的内容

综合信息系统物资设备模块涵盖了项目物资管理、项目设备管理、企业资源管理、基础数据管理等全部内容，各模块之间互相都有逻辑关系，并与相关业务部门互联互通。

下面是物资管理的供应商准入、招标过程、计划管理、验收发放、结算支付等业务之间的逻辑关系示意图。

物资设备信息系统的设计思路

综合信息系统物资设备模块由企业自行开发，设计的依据是企业自身优化后的物资设备管理模式。设计的方法是与综合信息系统统筹开发，通过系统的刚性约束实现管理的标准化。系统设计的方向是借鉴行业先进管理经验，具备前瞻性和开放性。系统最终的目标是通过实施管理数字化，实现物资设备管理智能化。

物资设备信息系统的功能特点

物资设备模块具有，前后约束、上下贯通、动态互通、横向关联、标准刚性、柔性接口6大特点，实现集中管控功能，多维分析功能2个主要功能。

1 业务先后逻辑前后约束

物资设备模块具有业务先后关系的刚性约束的特点，如项目总需用计划到月度需用计划，从月度需用计划到采购计划，从采购计划到物资验收、从物资验收到采购结算、从采购结算到付款申请每一个环节缺一不可。同时考虑到施工现场的变化性和不确定性的特点，分别在不同环节设置了计划调整、工程辅材、零星采购3个灵活开口。

项目物资管理通过实施业务先后关系的刚性约束，执行计划、对比计划、检查考核3个方面得到保障，以往可能出现超计划或无计划采购的现象现在则可以避免，实行刚性约束后如果主材无计划，采购就在系统中通不过，另外以前有些项目零星采购金额很大，公司想进行这方面的控制，但是各类材料混淆在一起后，公司检查起来根本就分不清楚，现在哪些是零星采购系统自动分类汇总，一目了然，并可以实时提醒。

下面是系统录入的月度采购计划，它只能在月度需用计划中选择，并自动对比采购计划与需用计划的界面。

2 企业和项目的上下贯通特点

物资设备模块在企业、分公司、项目等各管理层级的上下贯通，如企业管理的租赁申请、租赁合同和项目管理的设备交接、安装检定、维保检查、租赁结算都与项目的设备总计划中的设备编码强制关联；另外设备租赁合同、租赁结算、设备交接都与企业的合格租赁商强制关联。

设备管理通过企业与项目的纵向关联，真正实行了单机管理，确保了项目严格执行合同、企业能够对设备安全使用进行监控、设备的过程管理受控，如以往可能大型设备没有安装方案就进场安装，安装方案是否经过审批公司总部不清楚，信息系统实行关联以后，技术部门编制安装方案与设备安装相关联，没有方案系统就不允许安装。另外以往设备做没有做维保检查，总部根本就不清楚，现在设备维保检查必须在系统执行，并与结算挂钩，当期没有做规定的维保检查就不能办理结算，设备安全隐患就大大减少。

下面是系统在办理租赁结算时与租赁合同、合格供应商、项目计划、设备交接关联的界面。

3 业务与财务资金管理纵向关联特点

物资设备模块与其他模块协同开发，实现了业务与财务资金的横向关联，如物资管理的验收单、领料单、物资盘点、废旧物资处理等单据全部必须在线制作，公司不再受理手工填写的单据。系统制作的单据经过确认和审批之后自动形成物资采购结算单、料具租赁结算单、物资收发存报表。这些单据经过系统审批以后直接传递给财务部门作为财务核算和资金支付的依据。

通过业务和财务的横向关联，提高了工作效率、共享了部门信息、实现了过程受控，以往填制的验收单结算单五花八门，报表上交财务以后检查核对非常困难，一般只能要求总金额对的上就可以了，无法实行一一对应，尤其是发现金额对不上以后要再核查，要找出差错非常困难，有时候就为了1分钱或1个小数点要熬一个通宵。现在这些数据和报表都自动生成，不需要再为此费时费力。

4 物资设备管理与商务成本的动态互通特点

物资设备模块与商务成本模块互动开发，实现了物资设备管理与商务成本动态互通，物资的领料发放由商务预算人员审核后确认，物资发放信息在系统自动生成收发存报表，收发存报表自动形成项目的物料消耗成本，项目的物料消耗成本在系统提交给商务部门形成项目成本分析。

通过系统与商务部门的的动态互通，项目的材料消耗成本能够动态显示，并且与商务部门口径一致，以往总部不能掌握项目的实际成本动态，往往判断一个项目的材料是否盈亏，需要等到项目结束；要界定亏损的原因，要等到审计结束。项目要进行成本分析往往需停工盘点，开会商讨，并且结果还不一定准确，现在则物料消耗成本在系统互动生成，一旦出现材料消耗亏损则自动预警，实现了过程受控。

5 刚性标准与柔性接口功能

物资设备模块与以往信息系统的主要区别之一就是实行了标准化，建立了统一的编码体系、标准的数据字典、统一的审批流程。材料编码由总部统一维护，对数据录入格式做了控制，建立了统一的审批模板、岗位授权和角色功能。同时在刚性标准的基础上建立了较为弹性的接口，如物资编码可以及时维护，根据具体单位定制流程模板等。

通过实行标准化以后，系统具备了统计分析、动态管理功能，同时也提高了工作效率。公司在以前应用的一套信息系统，大部分的数据是挂附件，数据完全不能汇总统计，另外当时公司因为时间仓促，材料编码收集不完整，故将新增编码授权给了分公司，分公司又将账户共享给了项目的材料员，导致同一种材料有几十个编码，完全不能对比分析。以往公司要求统计一种材料的采购平均单价，由于材料的计量单位不一致等原因，统计出来的结果差异很大。现在柔性接口与刚性标准互相约束，实现了标准化与灵活性的有效结合。

6 实现集中采购和动态分析的功能

物资设备模块实现了集中采购的功能，信息系统解决了集中采购的两大障碍：时间和空间，信息系统实现集中采购的3大基础，即供应商统一、招标过程统一、采购计划汇总。所有参与招标的供应商只能在公司的合格供应商名册中选择，合格供应商由公司总部统一审批和维护；招标的过程统一规范为招标申请、招标文件评审、开标评审、合同评审、合同交底；系统能够自动按组织机构和期间汇总需求计划，为实现规模采购提供了依据。

通过实现集中采购功能，合格供应商在各单位互通共享，采购成本降低、实现了阳光采购。以往公司的资源分散在各分支机构或少数人中，同一供应商在不同单位供应商的价格都不一样，总部也无法掌握各供应商的履约情况，并且有的供应商在某一个地方出现违约，换一个地方可以继续在单位做生意，甚至有的供应商还跟随某个人的调动而流动。通过系统自动的生成的决策支持系统，公司领导只要动动鼠标就可以在千里之外随时掌握项目各项活动，在以往依靠人工统计分析费事费力且数据不可靠。