水利工程档案资料管理和应用

2011-08-15范永胜

山西水利 2011年8期

关键词：档案资料监理水利工程

范永胜

（运城市水务局，山西运城 044000）

水利工程档案资料管理和应用

范永胜

（运城市水务局，山西运城 044000）

水利工程档案管理是一项长期的基础工作，从水利工程档案的特点出发，介绍了在其收集、整理和利用过程中应注意的事项，针对目前水利工程档案管理存在的问题，提出了制度建设、技术改进、人员培养等方面的对策和建议。

水利工程档案；档案管理；工程档案

2011年中央一号文件的出台，标志着全国水利建设进入一个大有可为的战略机遇期，在新的历史时期，水利基础设施投入将进一步加大，水利工程建设项目会越来越多，建设管理行为将不断予以规范。水利工程档案资料反映了水利工程项目建设管理的全过程，因此，加强档案管理，提高对水利工程档案重要性的认识，做好档案管理工作，是规范水利工程项目管理的重中之重。

1 水利工程档案概念及特点

水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等不同形式的历史记录。由于水利工程建设项目具有单一性、特殊性，涉及面广，问题复杂，建设周期长、投资大，因此，水利工程档案具有鲜明的特点：形成周期长、档案种类多、数量大；涉及领域广泛，是多种技术、工艺的综合运用；管理利用时效长，有些技术档案需永久性保存；水利工程的单一性与特殊性决定了档案的复杂性和多变性。

2 水利工程档案资料的收集和管理

2.1 资料收集

水利工程档案是工程建设管理全过程的真实记录。完善的档案资料对管理单位及其相关人员熟悉工程状况、搞好养护维修和改造、不断提高管理水平具有重要作用。收集档案资料一定要全面系统、真实可靠。水利水电工程档案资料主要包括基建资料、监理资料、施工资料和竣工验收资料四大类。

基建资料是指工程在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批及工程概预算等工程准备阶段形成的资料，由建设单位负责提供。

监理资料是指监理单位在工程设计、施工监督等监理过程中形成的资料，主要包括监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料和其他资料。监理资料由监理单位负责完成，工程竣工后，监理单位按照有关规定和要求将监理资料移交给建设管理单位。

施工资料是施工单位在施工过程中形成的资料的统称，主要包括开工资料、施工管理资料、施工物资资料、施工试验资料、施工质量评定资料、施工技术文件、施工记录等几大类。工程竣工验收后，施工单位按有关规定和要求将施工资料移交给建设管理单位。

竣工验收资料是指工程项目竣工后，在竣工验收过程中形成的资料，主要包括竣工验收申请及批复、竣工验收会议文件资料、竣工图、竣工验收记录、竣工验收工作报告、竣工验收鉴定书、其他相关财务文件和声像、缩微、电子档案等。竣工验收时，各参建单位按规定准备相关资料交验。

2.2 整理归档

资料的整理与收集是同步进行的，按单位和时间的先后分阶段进行整理。资料的整理过程是将收集的资料逐一进行分类，使之明了和一体化，最终按相关规定将资料归档，装订成册，达到交工标准。档案整理立卷质量是档案管理和利用工作的保证，各参建单位应严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程既相互独立，又便于利用的原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。归档的文件材料要原件材料必须完整、系统、准确地反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。

3 水利工程档案的价值与利用

工程档案记录了工程建设的全过程，真实反映了项目管理过程和工程实体的现实面貌，具有比工程实体本身更长久的寿命。规范、准确的基建档案是工程进行检修、管理、改扩建的凭证和依据，如工程扩改建时经常参照以前的竣工图。工程技术人员可根据工程档案要求，规范工程技术管理手段、程序，为工程事故进行分析、责任认定、提出改进方法提供技术依据，通过工程档案质量管理，提高工程项目质量。随着国家经济建设的快速发展，重点工程项目不断增多，提高对水利工程档案重要性的认识，是新形势下工程档案管理的重要任务。

水利工程建设是国家基础设施建设的重要部分，不仅关系到国家和人民的生命财产安全，而且关系到国民经济的可持续发展及社会的和谐稳定。水利工程档案产生于整个水利基本建设全过程，真实地记录了人类改造自然、利用自然资源、兴利除害的全过程，建立完善、系统的水利工程档案对工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程有借鉴与参考作用。因此，做好水利工程项目档案工作是着力于眼前、受益于千秋的大事。

4 水利工程档案管理存在问题及对策

4.1 存在问题

4.1.1 质量问题

根据水利工程建设档案管理规定，水利工程档案是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。然而，目前多数工程档案质量存在以下问题：一是分类笼统，内容不够齐全，没有按照规范将各单项工程、单位工程及分部工程进行组卷、立卷，一些工程档案存在数据不完整、不准确、不真实的问题；二是案卷形式不够规范标准，工程档案内容繁杂，涉及单位较多，受时间和空间制约较大，一些档案案卷还存在纸张标准不统一、书写不规范、竣工验收签名不完整造成责任划分不清等问题；三是检索功能不强，不能按项目分类、名称、年度、文号、密级等进行检索，档案利用率不高。

4.1.2 管理问题

第一，对档案工作的重视程度不够，没有完善、健全的档案管理制度。一些单位重视技术工作，忽视档案管理，档案行政管理部门对工程档案管理法规宣传、贯彻不够；档案资料流向制度不健全，工程建设中技术、施工人员的调动、变更，出现了人走档案走、人走档案没人管的现象。同时对工程档案管理的业务指导缺乏应有力度，不能对工程档案进行专项执法检查，在制度建设、人员配备及装备投入上有待提高。

第二，归档不够及时。水利工程档案不同于一般企事业单位档案管理，从档案的收集到归纳、整理都具有不确定性。根据《水利工程档案管理规定》，工程档案的归档时间可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作应在工程竣工验收后3个月内完成。但该规定在目前的很多施工项目中不能严格执行，很多档案仅是勉强移交。

4.1.3 专业化管理人才缺乏

在水利工程建设中，缺乏专业档案管理人员，档案人员大都是临时抽调，没有经过专业培训，且兼职较多，文化层次低，专业技能落后。档案人员只是被动地接收、保存资料，普遍存在着案卷质量差、不规范等问题，严重影响归档质量。

4.2 对策

4.2.1 建立健全档案管理规章制度

严格执行责任制，完善基建档案管理体制，建立健全基建档案管理规章制度。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和沟通。应根据单位基建工程情况，实行基建档案现代化专业管理模式，制定基建档案各项规章制度，依法治档，按照质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理，并真正落实到部门和人员工作中，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。另外，实行档案人员走进施工现场，及时监督指导工程档案的收集整理归档，这样既改变了档案管理工作的附属地位，又提高了档案工作的效率，使收集归档工作顺利进行。同时，基建档案管理工作应纳入基建工程项目管理过程中，基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，就同步开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。

4.2.2 档案管理现代化

运用现代技术进行档案管理已成为当前档案管理的发展方向，通过计算机技术加强对水利工程档案工作信息化、网络化建设，大力推行缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中的运用。目前，光盘刻录技术已相当普遍，国家制定的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使工程建设档案管理中利用光盘库载体进行档案管理成为可能，为项目档案管理指明了方向。

4.2.3 提高档案工作人员素质

档案人员必须提高素质，以业务素质的提高为抓手，学习档案专业知识，对现有的兼职和非专业档案人员，通过委培、进修、培训等方式，不断拓宽档案管理工作人员知识面，提高其综合素质，同时大力引进档案专业高级人才，为水利工程项目建设服务。

4.2.4 提高水利工程档案有效利用率

水利工程档案工作应按照新的标准，加强基础业务建设，以简化整理、深化检索为宗旨，实现科学化、规范化管理。要充分利用计算机和网络技术，加大信息资源的存储、加工量，提高信息的检索速度和深度，做到资源共享，不断提高水利技术档案的管理和利用水平。