浅析高校档案开发利用与服务领域的拓展

杨 萍

（潍坊学院，山东 潍坊 261061）

浅析高校档案开发利用与服务领域的拓展

杨 萍

（潍坊学院，山东 潍坊 261061）

随着信息化时代的发展，高校档案开发利用和服务领域的拓展成为一个重要的课题，我们必须转变观念，健全制度，规范管理，加强对高校档案开发利用的认识；加速档案信息化进程、提高档案开发利用科技水平；兴办服务实体，发展档案产业，加强横向联合，实现信息资源共享，拓展档案开发服务领域。

高校档案；开发利用；服务领域

高校档案工作是学校事业发展的重要组成部分，是学校履行人才培养、科学研究、社会服务和开展各项活动的真实记录，尤其在高等教育竞争越来越激烈的情况下，档案工作“以史鉴今，资教育人”的作用日益凸显。适应教育改革发展的新形势，档案工作不仅要做好征集、整理、鉴定、保管等方面的工作，更要注重开发、研究、利用，增强创新服务意识。从过去那种传统的、封闭的、静态的管理方式，转变为现代的、开放的、动态的服务管理模式，最大限度的发挥档案资源的作用。

一、切实加强对高校档案开发利用的认识

1.转变观念、与时俱进。长期以来，由于受传统观念的影响，人们对档案资料的认识，不同程度存在着重存、重保、轻用的意识。从而制约了档案工作的现代化进程和创新服务功能的有效发挥。随着形势的发展，增强档案开发利用、不断强化创新服务，已经成为档案管理者急待解决的重要课题。要有创新行为，首先要有创新意识，要从思想上转变观念，特别在信息化时代的今天，档案工作也要与时俱进，确立档案现代化的管理意识，本着“以人为本、服务至上”的观念，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路，增强档案创新服务功能，把档案开发利用作为重要的信息资源管理好、利用好。

2.健全制度、规范管理。建立健全档案管理的各项规章制度，是规范档案管理和搞好开发利用的有力措施和可靠保证。因此，档案工作人员要认真学习贯彻好各项档案法规，依法治档、依法护档、依法用档。通过建立健全系统有序的管理体制，做到归档有范围、立卷有标准，借阅有规定、保密有条例、开发利用有目标。从组织和管理制度上，确保档案工作制度化、规范化，有利于档案信息的开发利用。

3.强化业务、提高素质。档案管理水平高低，创新服务质量优劣，开发利用效果如何，直接取决于档案工作人员的素质。为此，在加强档案工作人员政治思想教育和职业道德教育，牢固树立为教学服务、无私奉献、敬业精神的同时，还必须不断强化档案工作人员的业务素质。一方面要经常组织档案工作人员参加业务培训，不断提高和更新专业知识；另一方面要建立档案工作网络，适用现代化管理和先进技术的需求，提高管理利用水平，使档案工作跟上学校办公化步伐。

二、加速档案信息化进程，提高档案开发利用水平

1.建立档案馆网页，开展网上利用。当前，许多高校都有自己的网站，利用互联网开展网上服务。档案部门也要以网站为基础，加快档案信息资源数据建设，尤其是电子文件数据库建设，在网站上实现电子文件的适时管理与利用。实现档案信息资源数字化，档案信息服务利用网络化。例如，在学籍档案管理中实施信息资源利用，可以将新生录取卡、学生注册表、学生成绩册、毕业生证书编号、学位证书及档案传递情况等一系列资料，建立学籍档案数据库，构成现代化服务平台，既提高档案管理水平，也方便师生检索和查询资料。

2.建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）要与学校的信息管理部门密切配合，建立电子文件（档案）数据管理中心，集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询利用服务。实现电子文件归档，无论利用何种途径，不能由档案部门自行从网站上下载，以确保电子文件形成期间对其数据的真实性、准确性。

3.电子文件的自动上传收集。目前，在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统的纸质文件资料收集有很大差异的是，许多电子文件的形成，通过下载和上传就完成了。因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到。然而，电子文件归档涉及的问题和受制约因素较多，仅靠档案部门很难完成。应采取文件形成部门、档案管理、计算机与信息中心协作配合，集成一体，发挥各自的作用，才能形成较好的电子文档。

4.开展在线服务。传统的档案利用方式，是到档案馆（室）利用档案资料或展览阅读。当今，社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络，及时、准确、简捷的获得多种信息。过去那种被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被现代化的档案服务方式所代替。档案部门必须顺应新形势的要求，转变工作职能，提供现代化的档案利用服务。例如，可以在网页上通过汇编相应的专题，提供数据库查询，电子信箱等服务方式，让利用者与档案部门之间，在网上进行快速交流和各种查询服务。

三、拓展档案开发服务领域

1.兴办服务实体，发展档案产业。从信息资源开发的现状看，档案工作人员已经不单纯是档案的保管员，还应该是档案信息财富的拥有者和提供者，档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，而且还是档案信息的聚集中心、交流中心。科技知识时代，档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、储存、检索、服务为主要内容的工作实体。

2.加强横向联合，实现信息资源共享。在科技进步的新形势下，各方面的知识和信息总量在急剧增加，面对浩瀚繁杂的信息资料，任何一个文献部门都不可能将所有信息资料进行全部收集、整理、加工、保存。因此，必须打破档案、图书、情报、教学、科研等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势，联合开发利用，实现资源共享。

3.注重“反馈”，深层次开发档案信息。信息资源反馈，在档案开发利用中起着重要作用，通过反馈开发利用信息资源所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如，在教学工作和教育改革方面的信息资源。在反馈过程中，不断总结推广，从而不断完善教育改革的成果，促进教学和改革的深入。其它各项工作也是一样，在不断进行信息资源的反馈中，相互学习，取长补短，在实践中自我评判、自我调节、自我检验，从而促进高校档案事业发展。

[1]沙勇忠.国外信息伦理学研究述评[J].大学图书馆学报，2003，(6).

[2]薛匡勇.军队档案管理学导论[M].北京：解放军出版社，2004.

[3]覃兆刿.价值目标与伦理重构——关于档案馆社会化服务的功能与效能研究[J].档案学研究，2005，(5).

责任编辑：王玲玲

G270.7

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1671-4288(2011)01-0135-01

2010－10－24

杨 萍（1972—），女，山东济南人，潍坊学院历史文化与旅游学院助理馆员。