浅析高校数字档案馆的发展与建设
2011-08-15孙丽梅
孙丽梅
（潍坊学院，山东 潍坊 261061）
浅析高校数字档案馆的发展与建设
孙丽梅
（潍坊学院，山东 潍坊 261061）
数字化的建设程度和信息资源的开发利用程度直接影响一个国家的经济发展水平和综合国力。高校是各种先进科学技术的前沿阵地，在数字化校园时代，档案馆作为数字化校园信息资源系统的重要组成部分，正面临着数字时代的挑战。因此，建设高校数字档案馆为全社会服务，是大势所趋，也是高校档案工作进入信息化时代的必然结果。文章分析高校数字档案馆建设中面临的问题，提出相关解决对策，以期对高校数字档案馆建设有所裨益。
数字档案馆；档案管理；网络技术
在全球信息化建设的大环境下，数字化的建设程度和信息资源的开发利用程度直接影响一个国家的经济发展水平和综合国力。高校是各种先进科学技术的前沿阵地，在数字化校园时代，档案馆作为数字化校园信息资源系统的重要组成部分，正面临着数字时代的挑战。因此，建设高校数字档案馆为全社会服务，是大势所趋，也是高校档案工作进入信息化时代的必然结果。
一、高校数字档案馆的发展
1.数字档案馆的概念
广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建（包括软硬件系统的设计和组织实体的建立）。
2.我国高校数字档案馆的发展现状
目前，数字档案馆的建设正在国内众多高校中如火如荼地进行着，其中以上海交通大学、南京大学、东南大学、浙江大学等高校为代表已经取得了显著成效。如上海交通大学数字档案馆系统运用多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台，通过档案门户网站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一站式的数字档案信息服务。南京大学的“南大之星”多媒体档案网络管理系统等的开发和运行，搭建了数字档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。东南大学2004年开始电子公文网上归档，目前文档一体化管理已十分成熟。
二、高校建设数字档案馆的必要性
1.建设数字档案馆是信息时代发展的需要
随着信息时代的飞速发展，档案管理的数字化建设已经成为加快高校信息化步伐和发展高校档案事业的需要。在数字化校园时代，学校档案馆作为数字化校园的重要信息来源、存储和提供利用的部门，数字化程度的高低同样标志着学校信息化建设的全面性，也是学校综合达标的重要指标之一。
2.建设数字档案馆是适应高校发展的需要
近年来，随着高校的扩招，档案数量激增，给有限的存储空间和有限的人员配备带来了挑战。数字档案馆是把档案载体以数字化形式加以储存，一般储存在专门的存储设备中，与纸制档案资料相比占用空间小，有效地节省了物理空间。同时，通过数字档案馆的建设，档案管理将有效改变归档立卷、整理编目、统计检索等传统模式，解决档案整理耗时费力、利用检索效率低等问题，形成档案网上接收、适时监控和远程共享的工作体系，真正实现档案资料的“收、管、存、用”一体化。通过档案管理平台的标准接口，与办公系统规范化衔接，各部门形成的电子文件可以做到实时接收、及时管理，实现文档管理一体化，创建起一个高效、全面协同的工作环境。
档案作为一种特殊的文献资料，它是形成于社会实践活动的原始的历史记录，一般没有副本，档案管理中的一大难题是档案资料多次查阅后会磨损，尤其是一些原始的比较珍贵的资料，数字档案馆的建设可有效保护档案原件。
3.建设数字档案馆是合理有效提高档案利用率的需要
如何按照国家及高校档案标准管理好档案，并安全快速提供档案利用是目前高校档案馆信息化建设的发展目标。建立数字档案馆是知识经济时代对档案管理工作的迫切需求，一是档案信息数字化，使得信息资源管理智能化，信息采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点，利用者运用现代化技术进行智能化检索，检索速度快，检全率和检准率易保证。二是资源管理虚拟化，通过网络和馆际互借来建设虚拟资源，可有效地实现档案信息资源共享。三是用户可以突破时间地域的限制，通过计算机方便地获取、使用档案信息，在节省大量的人力、物力和财力资源的同时使档案服务更人性化。
三、高校数字档案馆建设中的问题与对策
数字档案馆尚属于新兴事物，在其建设过程中面临着许多问题，主要分为技术层面和非技术层面两大类。
1.技术层面的问题
（1）档案管理平台的建设
档案数字化建设是一项系统工程，具体包括总体设计、软件开发、档案整理、系统管理、光盘备份等。高校档案要想实现数字化，首先必须投资开发或购买一整套与高校相适应的档案管理软件，同时配备构建这个数字平台所需要的硬件设施。一是档案综合管理系统的选择。档案管理系统的总体性能指标主要包括可靠性、易用性（用户界面）、集成性、可维护性、可扩展性、可管理性和软件时间效率等，为更好的实现档案资料“收、管、存、用”一体化，档案管理软件应包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、系统管理和档案数字化加工功能模块，系统可在线升级，能够跟随网络技术的发展而发展。同时，作为数字化校园建设的一部分，在数字档案馆建设中，档案管理系统应预留接口以实现档案馆与其它应用系统如网络办公、教务管理等的数据信息互通等。系统具有良好的开放性，各高校之间能够互联。二是硬件设施的配备。信息系统一定要具有稳定性、可靠性，给电子资料提供一个安全的存储环境。因此所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计，不存在单点故障，确保整套系统的安全运行。磁盘阵列可采用不同的RAID保护级别，保证用户的不同需求。所有硬件均可支持热插拔，保证系统应用的连续性。系统数据安全性要求很高，可根据用户的需要，完成数据的隔离或共享。可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接，以提高系统的安全性。
（2）高校档案馆现存档案的数字化建设
主要是将馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理，即将档案馆的所有档案数据通过手工著录、扫描等形式，将档案信息由各种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字形式存储到各种存储设备中，完成现有高校档案馆的馆藏档案信息向数字化转化的过程。档案的数字化建设需要前瞻性的系统思维，要提前控制好哪些数据适合数据化、信息化，哪些数据适合以传统方式保存，不要片面强调“信息自动化，档案数据化”，保证保密档案的安全保密性。再者，档案数据化的技术标准问题。众所周知，档案数据化的前提是计算机技术的广泛应用。我们在进行档案数字化建设时，必须考虑这一前提，并以数据的共享为旨归。
（3）信息安全问题
网络信息安全现已成为人们关注的热点，档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密。档案数字化转型，给我们的档案管理和利用带来了巨大的便捷，但同时也增加了档案管理的风险性：它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面：对信息安全的威胁主要来自计算机病毒、黑客对信息资源的攻击、不法分子蓄意摧毁系统的处理能力或破坏系统的通讯装置等。应严把信息存储载体质量关，确保存储设备的安全和存放环境，提高信息载体的保存寿命。软件方面，要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
2.非技术层面的问题
（1）建立健全数字化工作体系
从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化，要逐步建立和健全一套完善的数字化档案工作体系，即数字化档案的收集、保管、利用等档案工作的基本环节以及各项新规章制度的制定。同时，广大档案工作人员要从自身做起，改变以往的手工工作习惯，使数字档案馆真正“自动化”起来。
（2）提高数字化档案工作人员的素质
数字档案馆与传统档案馆相比，信息的载体不同，信息的组织、加工、管理方法不同，服务内容和服务方式也有很大的不同。档案管理人员需要通过网络与用户沟通，引导用户利用网上信息，协助用户在短时间内获取所需的信息，这就对档案工作人员提出了更高的要求：首先，必须具备档案专业知识，专业知识是档案工作人员提高服务层次，为各类用户提供优质信息服务的必备条件和基础，只有具备一定的专业知识，才能够做到在大量数字化信息资源中根据用户的需求去灵活地选择、评价和编研开发各种信息资源，为用户提供利用；其次，未来的档案馆员应成为数字化信息专家，应具备一定的计算机和网络知识，熟练掌握计算机和网络操作技能，掌握数据库检索技术、多媒体使用技术及文献信息处理等现代化技术，能根据用户需求筛选、梳理和组织下载有关信息。另外，档案工作作为一项保密性极高的工作，还要求档案工作人员要有较强的法律意识。从目前档案馆员知识结构的现状可以看出，符合这些要求的高素质人才还远远不能满足数字档案馆的要求，档案工作者的继续教育和知识更新势在必行。
总之，数字档案馆是传统档案馆发展的必然趋势，高校数字档案馆的建设是一个循序渐进的过程，我们要紧跟时代发展的脚步，积极学习现代化技术，根据高校的现实状况，不断提高高校数字档案馆的建设水平。
[1]张珊，魏斌.高校档案管理信息数字化建设[J].科技信息，2010，（11）.
[2]张清莲.论高校数字化档案馆建设[J].太原师范学院学报（社会科学版），2009，（1）.
[3]谢怡，张晓莉.关于高校数字化档案馆建设的思考[J].兰台世界，2007，（3）.
责任编辑：王玲玲
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A
1671-4288(2011)01-0133-02
2010—10—12
孙丽梅（1981—），女，山东寿光人，潍坊学院档案馆馆员。
