浅析档案信息服务变革

王晓萍，张丽媛

(黑龙江省教育学院档案室，哈尔滨150080)

浅析档案信息服务变革

王晓萍，张丽媛

(黑龙江省教育学院档案室，哈尔滨150080)

现代科学技术的进步，要求档案信息服务进行相应的变革。档案工作者如何适应新形势发展的需要，不断提高档案信息服务质量是检验档案工作者的一个重要指向。基于此，从转变档案信息服务观念、唤醒沉睡档案、提供多元化档案信息服务模式等方面进行探讨，旨在努力探究档案信息服务的新理念、新内容、新方式和新变化，为提高档案信息服务提供一些可资借鉴的参考意见。

档案;信息;变革;理念;模式

档案的产生就是为了利用，不被利用的档案就像一堆不舍得丢弃的垃圾，不仅占用不必要的空间，而且还影响其真正作用的发挥。这既是对宝贵档案资源的一种浪费，也是对档案资源的轻视与不尊重。如何提高档案的利用效率，使档案资源充分发挥其应有的价值，是档案工作者一个永恒不变的主题。要想使静静躺在柜子里的档案重新活跃起来，就不得不从转变档案信息服务观念、唤醒沉睡档案、提供多元化档案信息服务模式做起。

一、转变档案信息服务理念

理念是行为的先导，也是思想的前提。要树立正确的档案信息服务理念，必须从转变档案信息服务理念开始。而正确的档案信息服务理念的建立，又是通过以“自我为中心”向以“用户为中心”的转化来实现。

以“自我为中心”的服务理念是传统的档案信息服务的心理与实践模式，它的服务观念是把广义的管理和历史研究、文化教育视为档案信息服务的基本领域，很少向社会其他群体和对象提供服务，社会其他群体和对象也很少有充分利用这些宝贵资源的机会。以“自我为中心”的服务原则是“有什么样的档案就提供什么样的服务”，并不关心用户的希望与期待。久而久之，社会和用户也难以认同其提供的各种信息服务。随着当今科学技术的不断进步，社会主义市场经济的快速发展，这种认识越来越显示出其不应有的局限性和片面性，越来越不适应纷繁变化的现代世界。

以“用户为中心”的服务理念是根据用户的需求及时主动地为用户提供必要的信息服务。它的基本理念体现的是“用户本位”思想，基本原则是“用户需要什么服务就提供什么服务”。这种思想理念的建立适应了当今社会发展的需要，越来越为广大用户所认同。

在现实社会中，随着用户日趋多元化、个性化的发展需要，客观上对档案信息服务提出了越来越迫切的要求。档案服务对象也由面向专家、学者及各级官员的精英服务，转向包括农民、学生、普通老百姓等在内的更广阔的范围。普通群众对档案信息服务需求越来越旺盛，必将使档案信息服务走向普通化、大众化的道路。另外，当今世界互联网已占据了人们的日常生活，信息资源的数字化、网络化导致用户获取信息模式的彻底改变，不同层次的用户越来越依赖于网络来获取可用信息资源，这必然导致档案信息服务的彻底变革。因此，需要档案信息服务的理念从以“自我为中心”向以“用户为中心”的转化。

为了实现向以“用户为中心”理念的转变，作为档案信息服务工作者要从以下两个方面作出努力。

一是确立以“用户为中心”的理念，加强对用户要求的调查、分析和预测，以增强信息服务的针对性和时效性，提高信息服务的效率。各行各业用户的利用需要是多方面的，不同时期、不同任务对档案的需要也有所不同，如果不对客观需要进行调查研究，只是利用工作坐等“利用上门”，即使档案工作者愿意主动开展档案利用工作，也往往会由于无的放矢而不能取得较好效果。档案工作者要熟悉国家的政治经济、科技文化和社会环境等各个方面，对档案需求热点有方向性的把握，还要进行经常性的调查研究，倾听来自用户的声音，确切了解他们的需要。此外，在服务过程中档案工作者要注意用户的反馈，经常性地与用户保持良性的互动关系。

二是要注重对用户档案意识的培养，也称为档案用户教育。主要指档案工作者对其服务的对象进行档案意识、档案信息及服务业务等诸多方面的宣传、介绍，进行档案利用的技术培训，以提高用户的档案素质和利用档案的能力。

二、唤醒沉睡档案

档案是承载人类文化、延续人类记忆的重要载体，是各类历史事件的真实记录。在浩如烟海的档案信息资源中，由于各种不同的原因，多数珍贵的档案资源长期湮没在档案的库房里，锁在铁柜子里难见天日。这种情况的直接后果是，一方面其重要的价值没有得到很好的发挥;另一方面，用户对档案的需求也得不到更好的满足。因此，唤醒沉睡的档案，让其切实发挥应有的作用，充分体现它的价值，是档案工作者义不容辞的责任。

要将沉睡的档案唤醒，充分为社会发展与进步服务，需要做好以下几方面的工作。

一是及时“解放”档案。档案都是有保管期限的，到了期限的档案应该及时面向广大群众，为普通群众提供可资借鉴的条件。

二是及时“解密”档案。档案都是有保密级别和年限的，到了该解密年限的档案也应该及时公布于众，还原历史的本原，让人民群众了解历史的真实，为所有人提供研究与参考的可能。

三是由“信息服务”走向“知识服务”。

信息服务是以向人们提供有用的显性信息为内容的信息传播过程，体现的是一种检索和传递服务。知识服务是在知识经济背景下产生的一种新的服务观念，是以信息知识的搜寻、组织、分析、重组等的知识和能力为基础，根据用户的问题和环境，融入用户解决问题的过程，提出能够有效支持知识应用和知识创新的服务。信息服务中的核心部分如信息资源建设、信息组织、信息存储、信息检索以及信息传递等，在知识服务中同样不可或缺，都需要以IT技术作为支撑。而知识服务又出现了一些新的技术如网络导航、知识发现、智能代理等。

知识服务是数字档案知识管理的最终目的。也是用户通过数字档案中的知识地图，来利用其中的数据库、知识库。更是对档案用户数据库的信息运用智能技术分析其兴趣和爱好，形成需求空间，在需求空间中主动查找相匹配的需求，再向知识库搜索相关知识，从而为用户提供最佳服务。

档案信息服务的核心竞争力不在于其拥有多少信息资源，而在于是否能快速便捷地利用本身的信息资源帮助用户发现问题和解决问题的有用信息，并将这些信息转化成知识，形成解决方案，进而将这些知识或者方案渗透到新的研究和服务中。传统档案信息服务的竞争力主要体现在信息搜集、组织和传递方面，知识含量较少，难以适应知识经济发展和知识创新的需要。知识服务的本质是知识创新，核心是以人为本，重点是帮助用户发现问题和解决问题。显然，知识服务能满足知识经济时代信息用户的需求，信息服务的内容正从信息走向知识，信息服务也正朝着知识服务的方向发展。

三、提供多元化档案信息服务模式

档案信息服务模式大致可以分为两类:一是实体化服务模式，二是虚拟化服务模式。

实体化服务模式是比较传统的一种服务模式。它是在信息化程度不高的条件下运用传统的信息服务手段而基于记录载体而建立起来的一种档案信息服务模式，是目前我国档案信息服务的主要模式。主要有以下五种。一是档案外借。将部分档案借出，为利用者服务。二是档案阅览。这是最常采取的一种服务方式，利用一定的空间开辟阅览室，方便利用者查找、阅读等。三是档案报道。即通过档案报刊或新闻报道向社会及利用者提供和报道档案信息。四是档案阵列。五是档案展览。即按着一定的主题和内容，组织档案展览，通过各种档案展览活动的开展，为广大群众提供历史事实或提示历史真相。这种展览方式宣传范围广、内容具体直观，容易吸引利用者和引起社会较大的反响。

实体化服务模式能让用户亲身体会到实体档案带来的，但数字化档案无法产生的价值效果，所以其在今天我国档案信息服务工作中仍有很大的适用空间，对满足用户需求仍有十分重要的作用。

虚拟化服务模式是采用现代化网络平台以档案信息内容为核心的一种为社会公众提供数字化档案信息的服务模式。它以网络平台为服务载体，以数字化的档案信息为主要服务内容，以现代化的网络信息检索为主要服务手段，是社会信息化水平发展到一定程度的产物。它具有易扩散、低成本和易共享等特征。在网络环境下，用户的需求特点主要表现为信息量大、覆盖面广、信息内容精准、服务速度快、服务方式灵活多样等方面。要满足这些要求，只依靠传统的信息服务模式很难做到，只有依靠网络技术与信息技术的大力发展才能弥补其不足和缺陷，扩大信息资源共享的范围，丰富信息服务的手段与方式。目前，个性化信息服务的主要模式有:拉取式模式、非智能化推送模式和智能化推送模式。高校档案信息服务方式主要有以下六种:一是计算机管理服务。二是缩微服务。三是光盘存储服务。光盘具有存储容量大、处理速度快的特点，广泛用于档案信息全文检索、编目和信息咨询服务。四是现代通讯网络服务。即充分利用现代通讯技术，将档案信息发布出去，使利用者在不同地区、不同时空利用档案信息。五是公共信息网络服务。六是视听传播服务。

G270

A

1001－7836(201.)10－0192－02

10.3969/j.issn.1001 －7836.201..10.074

201.－03－16

王晓萍(1957－)，女，黑龙江五常人，从事档案学研究。