如何做好新时期高校办公室工作

李智峰

(黑龙江科技学院安全工程学院,哈尔滨 150027)

如何做好新时期高校办公室工作

李智峰

(黑龙江科技学院安全工程学院,哈尔滨 150027)

高校办公室作为高等院校的综合管理职能部门,在学校内部及对外关系中的地位和作用日益显现。根据新时期高校办公室工作的主要特点,应强化具体服务、大局、创新、公关四种意识,不断提高办公室工作的科学化管理水平。

高校办公室;强化四种意识;科学化管理

随着国家对科教兴国战略的确立和教育教学体制改革的不断深入,新时期高校工作面临着诸多新情况、新问题。作为学校的综合性职能部门,办公室工作在学校内部及对外关系中的地位和作用日益显现,高校办公室发挥着承上启下、联系内外、沟通左右的桥梁枢纽作用。高校办公室是综合、协调、沟通各方关系,为学校教育教学、科学研究、党政管理、后勤保障及师生员工服务的一个管理系统,是领导实现管理职能的一个重要机构,其工作状态、工作水平的高与低直接影响到学校办事效率进而影响学校整体事业的发展。

一、新时期高校办公室工作的特点

学校领导决策的是否正确,很大因素在于办公室的参谋作用是否充分到位。而办公室的主要任务就是协助学校领导处理日常工作事务,为领导的决策或制定有关发展战略或出台有关政策提供具体工作的文件、资料、信息、建议的意见。办公室由于其自身工作性质和内容,与其他职能部门相比具有相对特殊的地位,其地位具体体现在落实学校的相关政策、推动全局性工作、实现领导工作意图等方面。因此,它是其他任何一个部门都不能代替和比拟的,其重要工作特点有:

1.内政外联,工作任务繁重。随着高等教育体制改革的不断深入,高校的定位更加明确,高校与社会、其他高校之间的交往日益频繁,办公室的职能也随之进一步强化,工作任务也逐步在加重。高校办公室既是学校决策层的“外脑”,又是学校日常工作的“督促检查中心”[1]。既是高校各项工作得以正确运行的枢纽,又是高校对外联络及交流的“窗口”。

2.参与决策,深化管理职能。办公室与其他部门的区别就在于,它处在学校领导身边的位置,可以直接为领导决策提供参谋的助手作用。办公室不仅要执行有关上级文件精神和学校的相关政策,还要贯彻学校领导指示,在制定学校中长期规划和党政工作要点、提炼办学指导思想、更新管理观念、设计学校整体形象、营造校园文化等方面提出可操作性方案。根据学校发展的实际情况,制定、修订和完善相关规章制度,推行管理的规范化、科学化[2],进而提高学校的整体管理水平。

3.上传下达,强化协调督办。办公室承担着协调内外、联系左右、沟通上下的重要任务。对学校领导已经决定的事项和批示的文件,办公室必须及时归口落实经办单位及经办人;对二级学院和教职工的请示、报告和信件等,办公室要及时提交到领导手中,并根据领导的批示交由相关部门进行处理,并及时反馈处理结果。此外,办公室还要定期汇总领导批示文件的办理情况,督办未完成的事宜。要做好协调工作,保证信息传递畅通无阻,上下、左右关系融洽,就必须做到协调部斜调、帮忙不帮乱、解难不增难、成事不误事。

4.迅速反应,增强效能意识。办公室在日常工作过程中,不论是处理上行文件、下行文件还是信息反馈等方面,都要讲求时效性,否则就会影响学校工作的正常工作秩序,甚至会造成工作上的重大失误。高校办公室遇到的突发事件相对比较多,这些突发事件的处理工作具有时间紧、节奏行快的特点,这就要求办公室工作人员必须做到快速反应、急事急办、特事特办不能有推诿现象。

二、新时期高校办公室工作的思路

为了适应新时期发展和需要,高校办公室必须深化改革,锐意创新,按照多元化、综合化和系统化的原则来确定办公室的管理幅度、职能范围、工作程序和工作标准,并进行调整、归并和理顺,进而充分发挥高校办公室的综合服务效能。

(一)转变观念,树立服务、大局、创新、公关意识

1.强化服务意识。“管理就是服务”,高校办公室要努力为领导服务,为教学一线、科研和社会服务,为广大师生服务。在服务的方位、范围、方式和方法等方面不断提高认识,拓展领域,强化“优质服务”、“全程服务”和“超前服务”。在服务中提高办事效率,正确树立和维护学校的权威和形象。

2.树立大局意识。办公室的工作必须从学校的事业发展的大局为出发点,紧密围绕学校各个时期的中心工作,协助领导抓实事、抓大事。办公室的日常工作具体、烦琐,易陷于事务性工作而忽略大局。因此,必须善于从事务性工作的困扰中超脱出来,不断调整工作重心,站在总揽学校发展全局的高度,而不是从部门利益出发来考虑问题,使办公室的工作重心始终与学校的中心工作任务保持一致。只有这样,办公室工作才能有较高的出发点和定位。

3.突出创新意识。在我国高等教育快速发展的新时期,高校面临的形势、任务也发生了很大的变化。办公室工作的内涵也随之不断丰富,外延不断扩大,不断涌现的新生事物和新问题使以往的习惯做法、工作经验和程序规范已经不能完全适应新时期的发展,解放思想,实事求是,在观念、思路上有所更新,在方法和措施上有所创新,在机制和运行上有所改进。

4.深化公关意识。随着我国高校内部体制的改革与深化,办学自主权和办学规模的不断扩大,高等院校与国内外,社会和地方的联系也更加密切,“外事”活动日益频繁,这就要求办公室人员一定要深化公关意识。在于主管部门、相关厅局、地方政府、兄弟院校、科研院所、企事业单位以及国外高校和科研机构工作联系的过程中,主动宣传学校的优势特色,树立学校良好整体形象,维护学校合法利益,通过细致、周到、得体的外事活动,加强学校与外界的联系,不断改善学校与社会各界之间的关系。

(二)不断加强高校办公室工作科学化程度

实现管理工作的科学化是提高学校办公室工作效率的重中之重。而现代科学技术的突飞猛进,也使实现管理工作科学化、现代化成为现实。实现高校办公室管理工作科学化应着重在三个方面进行探索和实践。

1.分工明确、结构合理,实现组织机构科学化。机构设置和人员安排是影响办公室工作效率的一个重要因素。目前,高校基本上都已经进行了内部管理体制改革,实行了岗位聘任制,改变了过去人浮于事、效率低下的行政管理模式。同时,也打破了传统的用人模式,充分调动了工作人员的责任心和潜能,但也不同程度地存在职责分工不完善、人员机构不合理和科室之间往来较少等问题。为了实现办公室组织机构的科学化,必须做到两点:一是人员机构要合理。应努力改变学政治和中文等文史类人员比重过高的人员结构,引进一些专业性较强的工作人员,从而使办公室工作人员文化结构和层次多元化,形成能力互补的知识结构;二是按照精简、高效的原则,调整科室布局 (将原有办公室、教务科、科研科三个科室统一合并为综合管理办公室)。理顺结构关系,明确职责分工,从分调动个人积极性,各得其所,各尽所长,各尽其能。同时,也应注意办公室是一个综合性机构,要做到分工不分家,互相协调,互相帮助,密切配合。

2.建立健全规章制度,促进管理工作的规范化。规范化、程序化是指办公室工作人员的主要工作,要按照指定的原则和标准来进行,将一些常规性工作,按缓急轻重固定起来,从而提高工作办事效率。高校办公室工作涉及面广、头绪多,如果没有一整套健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序,就容易造成管理上的混乱和无序[3]。因此,应先建立健全各项规章制度,把办公室工作纳入科学化、规范化的轨道上来,就是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。然后,对一些常规工作还应实现程序化,即明确规定办事的先后次序,具体办事流程及要求。常规性工作的固定化,有利于减少工作中因忙碌和疏忽产生的差错,还可以使刚刚从事该项工作的人员能尽快熟悉工作,达到提高管理效率的目的。

3.加强办公手段,进一步实现管理工作现代化。随着现代科学技术的发展和管理工作的科学化、规范化[4],计算机及办公自动化技术在不断地运用到办公室工作中来,这也是利用先进的科学技术,使办公部分工作逐步物化于各种现代化设备中,有办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统的构建过程。其目的是尽可能充分利用现代技术资源,提高工作效率和工作质量,辅助决策,以取得更好的办公效果。因此,高校办公室要积极创造条件,通过建立高速、高效运行的校园计算机网络,实行网上办公、办文,提高工作效率,提升服务质量。

[1]田义,王继成.如何做好新形势下高校办公室工作[J].辽宁行政学院学报,2008,(9):71.

[2]高红琴.提高高校办公室工作效率的若干对策[J].安徽工业大学学报:社会科学版,2003,(7):145.

[3]孔晓虹.关于改进和创新高校办公室工作的几点思考[J].宁波高等专科学校学报,2002,(1):23.

[4]王洪强.新时期办公室人员的素质要求浅析[J].山东青年管理干部学院学报,2002,(1):78.

How toW ellDo Un iversity OfficeW ork in New Period

L I Zhi2feng
(School of Safety Engineering,HeilongjiangUniversity of Science and Technology,Harbin 150027,China)

Universityoffice,whose status and role is becoming increasingly important in universityπs internal and external relations,has been the comprehensive management depart ment of university.Four kinds of consciousness including specific service,the overall situation,innovation and public relations should be strengthened based on themain features of university officework in the new period.Only in thisway can the scientific management level of office work be constantly i mproved.

university office;strengthen four consciousness;scientific management

G647

A

1001-7836(2011)05-0197-02

10.3969/j.issn.1001-7836.2011.05.076

2010-10-12

李智峰 (1972-),男,辽宁彰武人,政工师,从事教育管理研究。