档案信息化管理的思考

赵淑英

（赤峰学院 高职教学部，内蒙古 赤峰 024000）

档案信息化管理的思考

赵淑英

（赤峰学院 高职教学部，内蒙古 赤峰 024000）

随着计算机技术的飞速发展及逐步推广应用，对档案进行信息化管理的条件也已日趋成熟.面对档案信息化管理的实施，档案管理者迎来挑战，也直面机遇.只要充分发挥档案管理人员的主动性、积极性，必将开创信息化档案管理的新局面.

档案管理；网络化；信息自动化；档案工作者

随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势.档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程.在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革.

这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平.作为信息化前沿的档案部门，已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力，如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为档案部门不得不考虑的问题.随着时间的推移，档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案的重要性，正在探索一条档案管理现代化的道路，而最大限度地开发与运用计算机技术已经成为档案管理现代化的最重要的内容.

档案信息化管理不仅涉及大量技术问题，而且也涉及许多过去从未碰到过的管理问题.对绝大多数档案管理部门，特别是市县级档案管理机构而言，在实践中单纯依靠其自身的技术力量很难顺利进行有关信息化内容的建设.加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段.加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际.加强管理的指导思想，必须要处理如下相关的工作：一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进.如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径.

1 档案信息化管理的重要性

可改善档案管理工作.只有实现档案作息化，才能冲破档案利用的种种局，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务.可用详实的档案信息支持决策和管理.决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证.对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用，档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益.提高档案管理信息化水平，是实现档案管理工作各个环节现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段.档案管理自动信息化系统是一项运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，研究探讨如何提高档案管理自动信息化水平，加强对系统的协调组织、管理变得尤为重要.

2 提高档案人员的素质及责任感

档案管理工作者的知识水平和整体素质直接影响到档案工作的方方面面.档案工作者的素质主要包括：政治思想、工作作风、业务知识、文化水平、办事能力和身体条件等方面.档案工作人员必须逐步做到专业化、技术化.在具有高度的政治觉悟和良好的工作作风的前提下，还要加强现代化知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件管理知识，使之运用于档案管理实践的工作效率和办事能力.档案工作者只有跟上时代发展的步伐，以全新的档案管理模式和服务理念来做好每一项本职工作，档案管理工作才能在真正意义上朝着现代化、科学化方向迈进.

3 提高档案的标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高.特别是基层的档案馆，目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥.它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理.这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施.档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系.

4 提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力.部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻.当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”.鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统.

5 重点抓好数据库建设，以促进档案管理成效

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设.开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体.数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用.建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程.

6 重视人才管理推进档案信息自动化

档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高.当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象.计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视.

7 客观务实地改进档案管理

档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合.目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关.应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费.

8 完善档案信息化标准体系

完善档案信息化标准体系首先应实现文档一体化管理.文档一体化管理是网络技术在档案信息管理中应用的必然结果，尽管文档一体化管理的思路已提了很多年，但在实际工作中还存在各自为主，文件归档不及时，有时有漏归，重要文件丢失的现象.这与管理制度不健全而造成人力、物力、财力的浪费有直接关系.因此，需要实现文档一体化管理，确保档案信息完整与准确.集中力量研究制订一批急需的档案信息化标准，作到党群、行政、经营、生产技术档案、科学技术研究课题档案、设备仪器档案、会计档案、设计、底图、工程档案，人事档案等管理规范.加快研究和制订电子公文归档，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，推动档案信息化建设的有序开展.

9 档案信息服务要网络化管理

网络化的管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户，分而治之的状态，将工程档案信息管理与文书档案、技术资料、图书、报刊等信息的管理融为一体.科技档案、文书档案、图书资料等信息通过网络融为一体，连成一片，形成一个包括各种信息资源在内的“公司信息资源系统”实现所谓“信息资源共享”.以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室，甚至设计现场的终端前对档案数据库进行浏览、访问.以利用者为中心设立多途径的检索系统，并且将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件.不必再到档案室阅览或提晒.

10 档案管理向科学化、现代化方向发展

随着档案馆藏数量和内容的日益增加，以及利用者对快速准确、便捷查阅档案需求的日益迫切，利用当代先进的科学技术理论和方法管理档案，提高档案管理技术的现代化水平，使档案管理达到最优化的效果，必然成为未来档案开发利用的一个重要趋势.如采用缩微技术存储档案信息，以保护和延长档案的寿命，采用通讯技术和计算机网络技术远距离传送档案信息等.

11 加强安全防范，采用先进的信息安全技术

实践证明：无论是信息系统的安全还是信息资源的安全，技术手段都是最基本、最有效的防护手段.包括操作系统和应用系统的安全技术、网络安全技术、加密与身份认证技术等.要建立完善的安全管理制度.电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性.这种更改、丢失并不像纸制档案那么容易发现.因此，电子档案的管理需要建立一整套严整的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患.

随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域.因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势.我国社会主义市场经济体制的建立和逐步完善，档案工作面临着从传统向现代信息化的重大转变，而如何加速实现档案管理的信息化，提高档案的利用水平，成为需要档案工作者不断探讨和研究的问题.

总之,档案工作的信息化建设应在档案信息资源的有序整理基础之上加快档案信息网络的建设、加强档案信息资源的开发利用、做好档案信息化人才队伍的建设、促进档案信息资源开发利用的政策法规及标准的制定，同时对欠发达地区，要正确处理经济瓶颈对档案信息化建设的制约，从而使得信息化建设成为一个系统网络.在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行.

〔1〕薛鹤婵,薛鹤娟.浅谈档案服务机制创新[J].科技创新导报,2009(07).

〔2〕盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案，2007（5）.

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1673-260X（2011）03-0191-02